城建档案馆制度

PAGE城建档案馆制度一、总则（一）目的为加强城建档案的管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》等相关法律法规，结合本馆实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本城建档案馆及与城建档案管理相关的单位和个人。（三）基本原则1.集中统一管理原则城建档案由本馆集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法管理原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展城建档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.服务社会原则积极为城市建设、社会发展和人民群众提供优质的档案信息服务。二、档案收集（一）收集范围1.各类城市建设工程档案，包括建筑工程、市政基础设施工程、园林绿化工程、地下管线工程等。2.城市规划、勘察、设计、施工、监理等单位在城市建设活动中形成的文件材料。3.城市建设管理部门在城市规划、建设、管理过程中形成的具有保存价值的文件材料。4.有关城市建设的科研成果、新技术应用、重大事件等方面的档案。（二）收集要求1.归档的文件材料应真实、准确、完整，与工程实际相符。2.文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。3.归档的文件材料应按照规定的分类标准和编号方法进行整理，便于保管和利用。（三）收集程序1.建设单位在工程竣工验收前，应通知本馆对工程档案进行预验收。2.本馆收到建设单位的预验收通知后，应及时组织人员对工程档案进行预验收。3.预验收合格的工程，建设单位应在工程竣工验收后三个月内，向本馆移交一套完整的工程档案。4.其他单位和个人形成的城建档案，应按照规定的时间和要求，向本馆移交。三、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类标准1.工程档案按照工程类别进行分类，如建筑工程、市政基础设施工程等。2.每类工程档案再按照文件材料的性质、内容进行细分，如工程前期文件、施工文件、竣工图等。（三）编号方法1.工程档案编号采用“年度+工程类别+顺序号”的方法。2.年度用四位数字表示，工程类别用大写字母表示，顺序号用三位数字表示。（四）整理方法1.对归档的文件材料进行分类、组卷，每卷厚度一般不超过20mm。2.卷内文件材料应按照排列顺序依次编写页号，单面书写的文件材料在右下角编写页号，双面书写的文件材料正面在右下角编写页号，背面在左下角编写页号。3.卷内文件材料应编制卷内目录，目录内容包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等。4.卷内文件材料应装订整齐，采用三孔一线的方法装订，装订应牢固、整齐，不压字、不损坏文件。5.工程竣工图应单独组卷，竣工图应加盖竣工图章，竣工图章应使用不易褪色的红色印泥，盖在图标栏上方空白处。四、档案保管（一）保管场所1.本馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、空调设备、消防设备等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。（三）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理。2.严格执行档案库房的出入登记制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。3.加强对档案库房的防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保档案的安全。4.定期对档案库房的安全设施进行检查和维护，确保设施设备的正常运行。五、档案利用（一）利用范围1.城市建设、规划、管理等部门在工作中需要查阅城建档案的。2.建设单位、施工单位、监理单位等在工程建设、维护、改造等过程中需要查阅工程档案的。3.科研单位、大专院校等在开展城市建设相关研究时需要查阅城建档案的。4.公民、法人和其他组织在维护自身合法权益、了解城市历史文化等方面需要查阅城建档案的。（二）利用程序1.查阅者应填写《城建档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.本馆对查阅申请表进行审核，符合条件的予以批准，并告知查阅者查阅时间和地点。3.查阅者应按照本馆的规定进行查阅，不得擅自涂改、抽取、复制档案。4.如需复制档案，查阅者应填写《城建档案复制申请表》，经本馆批准后，按照规定的收费标准缴纳复制费用。5.本馆为查阅者提供必要的查阅条件，如查阅场所、查阅设备等。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的城建档案，未经批准不得查阅。2.查阅者不得将档案带出本馆查阅场所，如需带出，应经本馆负责人批准，并办理借阅手续。3.查阅者应在规定的时间内归还档案，如需延期，应办理续借手续。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关档案鉴定的规定，结合本馆实际情况，对档案进行科学鉴定，确保档案的真实性、完整性和系统性。（二）鉴定标准1.档案的保存价值，包括历史价值、现实价值和科学价值等。2.档案的完整性和准确性，是否存在缺页、损坏、涂改等情况。3.档案是否已失去保存意义，如已被其他档案所替代、已无利用价值等。（三）鉴定程序1.本馆定期对档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由馆领导、业务骨干等组成。2.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对鉴定为失去保存价值的档案，填写《城建档案销毁申请表》，经本馆负责人批准后，予以销毁。（四）销毁方法1.对纸质档案采用焚烧或粉碎的方法进行销毁。2.对电子档案采用格式化或删除的方法进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。七、档案统计（一）统计内容1.城建档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、载体等情况。3.档案鉴定与销毁情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的相关数据进行记录和汇总。2.根据统计台账，编制档案统计报表，如年度档案收进统计表、年度档案利用情况统计表等。（三）统计分析1.对档案统计数据进行分析，了解档案管理工作的现状和存在的问题。2.根据统计分析结果，制定改进措施，提高档案管理工作的水平。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的城建档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和服务质量。（二）建设内容1.档案数字化加工，对馆藏档案进行扫描、图像处理、数据挂接等工作，形成电子档案。2.信息化管理系统建设，包括档案管理软件、数据库、网络平台等，实现档案的自动化管理。3.信息安全保障体系建设，采取数据备份、加密、防火墙等措施，确保档案信息的安全。（三）建设要求1.档案数字化加工应符合国家有关标准和规范，确保电子档案的质量。2.信息化管理系统应具备功能齐全、操作简便、安全可靠等特点，满足档案管理工作的需要。3.信息安全保障体系应建立健全各项安全管理制度，加强对档案信息的安全保护。九、人员管理（一）人员配备本馆应根据工作需要，配备相应的档案管理人员，并保持人员队伍相对稳定。（二）人员培训1.定期组织档案管理人员参加业务培训，提高业务水平和综合素质。2.