四川档案管理制度

PAGE四川档案管理制度一、总则（一）目的为加强四川地区各类组织（以下简称“本组织”）档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在组织各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本地区实际情况，制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于本组织在四川地区内各部门、各分支机构形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中、规范和高效。2.真实完整原则：档案应如实反映组织各项工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的完整性和准确性。3.方便利用原则：建立健全档案利用体系，便于组织内部各部门及相关人员查阅和利用档案信息。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责本组织档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。档案管理部门应配备与工作任务相适应的专业人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等具体工作。（二）各部门职责1.各部门负责本部门档案的形成、积累和初步整理工作，并按规定定期向档案管理部门移交。2.各部门应指定专人负责档案工作，确保档案的及时收集、整理和归档，配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和本组织档案管理制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的规范有序。3.做好档案的保管和保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、变质和丢失。4.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。5.积极开展档案信息开发利用工作，为组织各项工作提供档案资料支持和服务。6.负责档案管理系统的维护和管理，确保档案信息的安全存储和有效利用。7.对各部门档案工作进行业务指导，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括本组织在各项工作中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、合同协议等。2.科技档案：涵盖科研项目、工程建设、设备仪器等方面形成的图纸、图表、技术文件、研究报告、测试数据等。3.会计档案：包含会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等各类会计资料。4.人事档案：涉及员工的个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训、工资待遇等档案材料。5.业务档案：根据本组织业务特点，收集与业务活动相关的各类档案，如市场营销档案、客户档案、项目档案等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类档案材料，确保档案的齐全完整。2.档案收集过程中，应注意保持档案材料的原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造档案内容。3.对重要文件和特殊载体档案，应及时进行收集和妥善保管，并采取相应的保护措施。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理的效率和质量。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录和卷内文件目录。2.科技档案：根据项目、专业等进行分类，建立项目档案卷，对图纸、文件等进行编号、编目。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报表等类别分别整理，装订成册，并编制会计档案目录。4.人事档案：按照干部人事档案管理规定，对员工档案进行分类整理，建立档案索引和目录。5.业务档案：根据业务类型和流程，进行分类整理，建立业务档案数据库，便于查询和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如温湿度调节设备、消防设备、防虫药品、档案装具等。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列整齐，便于查找和利用。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管情况进行详细记录，做到账物相符。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案的实体安全和信息安全。（三）档案装具1.选用符合档案保管要求的档案装具，如档案柜、档案盒、光盘存储盒等。2.档案装具应标注清晰的标识，便于档案的分类存放和查找。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合本组织的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断档案的保存价值。2.参考国家和行业有关档案保管期限的规定，结合本组织的工作特点和发展需求，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级等内容，并经档案管理部门负责人审核签字。3.档案销毁前，应报本组织主管领导审批。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。5.监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期。六、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密规定，确保档案利用过程中的信息安全。2.方便组织内部各部门及相关人员查阅和利用档案，提高档案的使用价值。（二）利用范围1.组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.经组织批准，外部单位因工作需要查阅档案。（三）利用手续1.组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经本组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.查阅档案时，应严格遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。（四）利用方式1.档案管理部门应设立档案查阅室，为利用者提供查阅档案的场所和设备。2.根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案复印件、电子文档等形式的服务。3.对于涉及重要机密的档案，应按照保密规定进行查阅和利用，严格控制知悉范围。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和本组织领导汇报档案工作情况。3.档案统计数据应真实、准确、完整，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.本组织各部门应按照规定定期向档案管理部门移交档案，移交时应填写《档案移交清单》，双方签字确认。2.档案管理部门接收档案后，应及时进行整理、登记和上架，确保档案的妥善保管。3.对已到保管期限或不再具有保存