技术委员会会议决策记录制度

技术委员会会议决策记录制度一、总则（一）目的依据。为规范技术委员会会议决策行为，确保决策科学、民主、高效，依据《中华人民共和国科学技术进步法》及相关规章制度制定本制度。1.适用范围本制度适用于技术委员会各类会议的决策记录工作，包括但不限于全体会议、专题会议、临时会议等。所有决策事项的记录、整理、归档及使用均须遵循本制度规定。2.基本原则决策记录工作必须坚持客观真实、完整准确、及时规范的原则。记录人员应当忠实反映会议原貌，不得擅自增删、修改会议内容。决策事项的记录应全面覆盖议题背景、讨论过程、表决结果及后续执行要求。二、组织机构（一）职责分工。技术委员会秘书处负责决策记录的日常管理，指定专人担任记录员。记录员必须具备较强的文字功底和会议记录能力，熟悉技术领域相关知识。各专业工作组组长对分管领域决策记录的准确性负首要责任。3.记录层级决策记录分为会议签到记录、议题讨论记录、决议事项记录三级。各级记录内容须相互衔接，形成完整记录链条。重要决策事项应同步进行录音备份，录音资料由秘书处专人保管。4.质量监督技术委员会办公室每季度组织对决策记录质量进行抽查，重点检查记录的完整性、准确性及规范性。对记录不合格的，责令限期整改；情节严重的，通报批评并调离记录岗位。三、记录规范（一）记录要素。会议记录必须包含会议时间、地点、参会人员、缺席人员、主持人、记录员、议题、讨论要点、表决方式及结果等要素。其中，表决结果须明确记载赞成票、反对票、弃权票数量及具体人员。1.记录格式会议记录采用书面形式，按自然顺序逐项记载。对于复杂技术问题，可采用分点式记录，先列明问题要点，再分项记录讨论内容。记录文字应简明扼要，避免使用模糊表述。2.专业术语涉及专业技术内容的记录，必须使用规范术语。对非专业参会人员可能不理解的专业表述，应在记录中加注简要说明。秘书处应建立专业术语库，供记录人员参考使用。3.特殊事项处理会议中形成的图表、数据等辅助材料，应作为附件附在相应议题记录之后。电子版记录材料必须进行病毒查杀，确保文件安全。涉密会议记录应按保密规定单独管理。四、流程管理（一）会前准备。会议召开3日前，秘书处向记录员提供会议议程草案。记录员应根据议程准备记录提纲，对可能涉及的专业问题提前学习。必要时可邀请相关领域专家提供记录指导。1.会上记录记录员应坐在便于观察和听清发言的位置，采用连笔记录法提高记录效率。对于发言内容较多的议题，可采用要点记录与详细记录相结合的方式。会议过程中如遇记录中断，应在后续记录中注明中断情况及后续发言起止时间。2.会后整理会议结束后2小时内，记录员必须完成初稿整理。初稿完成后应立即提交主持人审阅，主持人提出修改意见后，记录员应在24小时内完成修改。重大决策事项的记录稿，须经技术委员会分管副主任审核。3.最终定稿经审核的记录稿由秘书处编号、盖章，并按程序报送技术委员会主席签发。签发后的记录稿一式三份，一份存档，一份分发给参会人员，一份报上级主管部门备案。五、归档管理（一）归档范围。所有会议记录必须完整归档，包括纸质版和电子版。电子版记录应存储在专用服务器，并建立备份机制。重要会议的录音资料应刻录成光盘，与纸质记录一并存档。1.存档要求会议记录按年度、会议类型分类编号，建立档案目录。纸质档案应存放在防火防潮的档案柜中，电子档案应定期进行数据备份。存档期限按照档案管理规定执行，一般性会议记录保存5年，重要决策记录永久保存。2.调阅程序内部人员调阅会议记录需填写《会议记录调阅申请表》，经秘书处负责人批准后方可调阅。外部单位调阅需经技术委员会办公室批准，并履行相关登记手续。涉密记录的调阅须按保密规定执行。3.销毁管理达到存档期限的会议记录，由秘书处提出销毁申请，经技术委员会办公室主任批准后按规定销毁。销毁过程应有专人监督，并做好销毁记录。电子档案的销毁应进行数据彻底清除，确保信息不可恢复。六、监督考核（一）考核标准。技术委员会每年对决策记录工作进行考核，考核内容包括记录的完整性、准确性、及时性及规范性。考核结果与记录员绩效挂钩，连续两年考核不合格的，应调离记录岗位。1.申诉机制记录员对考核结果有异议的，可在收到考核结果后10日内提出申诉。秘书处应在收到申诉后15日内组织复核，并将复核结果书面通知申诉人。2.持续改进每年12月底，技术委员会组织召开记录工作总结会，总结经验，分析问题，提出改进措施。会议纪要作为下一年度记录工作的重要参考。3.责任追究因记录工作失误导致决策内容遗漏、错误或泄密的，视情节轻重给予警告、通报批评直至行政处分。构成犯罪的，移交司法机关处理。相关责任人的处理意见应记入个人档案。七、附则（一）解释权归属。本制度由技术委员会办公室负责解释，自发布之日起施行。1.制度修订本制度每年修订一次，重大调整需经技术委员会全体会议审议通过。修订后的制度自发布之日起生效，原制度同时废止。2.附件清单本制度附件包括《会议记录提纲