档案移交验收流程管理办法

档案移交验收流程管理办法一、总则（一）目的规范。为加强档案移交验收管理，确保档案资料完整、准确、安全，特制定本办法。1.档案移交验收是档案管理的重要环节，涉及档案形成、收集、整理、保管、利用等全过程。2.本办法适用于本单位所有档案的移交验收工作，包括纸质档案、电子档案及其他载体档案。3.档案移交验收工作必须遵循“统一领导、分级负责、严格标准、规范流程”的原则。（二）适用范围。本办法适用于本单位各部门、各项目、各系统产生的档案资料，包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等。（三）基本原则。档案移交验收工作必须坚持以下原则：1.完整性原则：确保档案资料齐全、完整，无缺件、无遗漏。2.准确性原则：确保档案资料内容真实、准确，与原始形成一致。3.安全性原则：确保档案资料在移交过程中安全可控，防止损毁、丢失、泄密。4.规范性原则：确保档案移交验收工作符合国家法律法规及本单位相关规定。二、组织机构与职责（一）领导小组职责。档案移交验收工作领导小组负责统筹协调本单位档案移交验收工作，主要职责包括：1.审定档案移交验收工作方案。2.组织开展档案移交验收工作。3.协调解决档案移交验收过程中的重大问题。4.督促检查档案移交验收工作落实情况。（二）归口部门职责。档案管理部门是档案移交验收工作的归口部门，主要职责包括：1.制定档案移交验收工作计划和方案。2.组织开展档案移交验收的具体工作。3.审核档案移交验收报告。4.跟踪管理移交档案的使用情况。（三）业务部门职责。档案形成部门或业务部门是档案移交验收工作的直接责任单位，主要职责包括：1.负责档案的收集、整理、归档工作。2.按要求准备档案移交验收所需材料。3.配合档案管理部门开展档案移交验收工作。4.负责档案移交后的日常管理。（四）人员职责。参与档案移交验收工作的人员必须具备相应的业务能力和责任意识，主要职责包括：1.严格按照档案移交验收标准和流程开展工作。2.认真核对档案资料，确保完整、准确。3.及时发现并报告档案移交验收过程中发现的问题。4.妥善保管档案资料，防止损毁、丢失、泄密。三、档案移交准备（一）移交范围确定。档案管理部门应提前与业务部门沟通，明确档案移交的范围、数量、时间等，并形成档案移交清单。（二）资料整理规范。业务部门应根据档案管理制度，对需要移交的档案资料进行全面整理，确保档案资料符合归档要求。1.纸质档案应按照“卷”为单位进行整理，每卷档案应包含封面、卷内目录、内容等。2.电子档案应按照“件”为单位进行整理，每件档案应包含电子文件、元数据、说明等。3.档案资料应进行系统编号，编号规则应统一、规范。（三）移交条件检查。业务部门应检查档案资料的完整性、准确性、安全性，确保档案资料符合移交要求。1.检查档案资料是否齐全、完整，无缺件、无遗漏。2.检查档案资料内容是否真实、准确，与原始形成一致。3.检查档案资料保管是否安全，无霉变、虫蛀、破损等情况。四、档案移交实施（一）移交程序。档案移交应按照以下程序进行：1.业务部门向档案管理部门提交档案移交申请。2.档案管理部门审核档案移交申请，并制定档案移交方案。3.业务部门按照档案移交方案，准备档案资料。4.档案管理部门组织档案移交验收工作。5.档案移交验收合格后，双方签署档案移交验收报告。6.档案管理部门将档案资料移交给档案保管部门。（二）移交方式。档案移交可以采用以下方式：1.现场移交：业务部门将档案资料直接移交给档案管理部门，双方现场核对、清点、签字。2.邮寄移交：业务部门将档案资料通过邮政渠道寄送给档案管理部门，双方通过邮件回执确认。3.电子移交：业务部门将电子档案通过网络传输给档案管理部门，双方通过电子签名确认。（三）移交要求。档案移交必须符合以下要求：1.档案资料应完整、准确，无缺件、无遗漏。2.档案资料应按照编号规则进行系统编号。3.档案资料应附有移交清单，清单应详细列明档案资料的名称、数量、编号等信息。4.档案资料应进行封存，封存时应注明档案资料的名称、数量、移交日期等信息。五、档案验收标准（一）完整性标准。档案资料应齐全、完整，无缺件、无遗漏。1.纸质档案应按照“卷”为单位进行整理，每卷档案应包含封面、卷内目录、内容等。2.电子档案应按照“件”为单位进行整理，每件档案应包含电子文件、元数据、说明等。3.档案资料应进行系统编号，编号规则应统一、规范。（二）准确性标准。档案资料内容应真实、准确，与原始形成一致。1.档案资料的内容应与形成时的实际情况相符，无虚假、歪曲、遗漏等情况。2.档案资料的文字、数据、图表等应准确无误，无错别字、错漏数据等情况。3.档案资料的签名、盖章等应真实有效，无伪造、篡改等情况。（三）安全性标准。档案资料保管应安全，无霉变、虫蛀、破损等情况。1.档案资料应存放在符合要求的库房或档案柜中，库房或档案柜应具备防潮、防虫、防火、防盗等条件。2.档案资料应进行定期检查，发现霉变、虫蛀、破损等情况应及时处理。3.档案资料应进行数字化备份，备份应存储在安全可靠的环境中。六、档案验收程序（一）验收准备。档案管理部门应提前准备档案验收所需材料，包括档案验收方案、档案验收标准、档案验收表等。（二）验收实施。档案管理部门应按照档案验收方案，组织开展档案验收工作，主要步骤包括：1.核对档案资料：按照档案移交清单，核对档案资料的名称、数量、编号等信息，确保档案资料完整、准确。2.检查档案质量：检查档案资料的内容、形式、保管等情况，确保档案资料符合验收标准。3.记录验收结果：将档案验收结果记录在档案验收表中，并签字确认。（三）验收结论。档案管理部门应根据档案验收结果，形成档案验收结论，结论应包括以下内容：1.档案资料的完整性、准确性、安全性评价。2.档案资料存在的问题及整改要求。3.档案验收是否合格。七、档案移交后续管理（一）档案入库。档案验收合格后，档案管理部门应将档案资料移交给档案保管部门，并进行入库登记。（二）档案利用。档案利用部门需利用档案资料时，应向档案管理部门提出利用申请，经批准后方可