时间管理课件

时间管理

课程要点一、时间管理的概念和误区二、时间管理的基本原则

a、目标原则

b、四象限原则c、20/80原则

d、奥卡姆剃刀原则e、自律原则三、时间管理的方法和技巧

a、加法：找出隐藏的时间

b、减法：减少时间浪费c、乘法：提高办事效率

d、除法：根除不良习惯

一、时间管理的概念和误区什么是“时间管理”？时间（time）1人（person）2年（year）3途径（way）4天（day）5事情（thing）6男人（man）7世界（world）8人生（life）9手（hand）10周（week）17最常用英语名词2008年北京市城镇居民一周时间利用情况

工作 41.5小时睡觉休息 60小时吃饭 12小时个人卫生6.5小时运动 3.5小时家务 7.5小时购物3小时照顾家人2小时看电视 13小时上网3.5小时外出参观1小时棋牌游戏1小时社会交往2小时阅读书刊2.5小时学习培训1小时其他 8小时合计 168小时工作24.7%

健康48.8%家庭生活7.5%娱乐休闲11%人际交往1.2%学习成长2%时间管理就是减少时间浪费，合理有效地利用和分配时间，以尽快实现既定的目标。首要问题是：做什么?第二个问题是：如何做？第三个问题是：人生的平衡问题做正确的事情比以正确的方式做事更重要。——彼得•杜拉克时间管理的误区没有明确的目标做事缺乏优先顺序犹豫不决消极拖延不懂拒绝过于追求完美抛弃时间的人，时间也会抛弃他。——莎士比亚误区一：没有明确的目标数量比例初始状态（25年前）终末状态（25年后）27%没有目标生活在社会的最底层60%目标模糊虽衣食无忧，但亦无突出成就10%有清晰但较短期的目标生活稳步上升，成为各行各业不可或缺的专业人士3%有清晰且长期的目标几乎都成为了社会各界的顶尖成功人士目标对人生的影响你知道什么是沮丧吗？那就是当你花了一生的时间爬梯子并最终达到顶端的时候，却发现梯子架的并不是你想上的那堵墙。—约瑟夫·坎贝尔

误区二：缺乏优先顺序先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。先做容易的做，然后再做难做的事。先做有趣的事，再做枯燥的事。先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。

大多数重大目标无法达成的主因，是因为我们把大多数时间都花在次要的事情上面。——罗伯特·麦肯

误区三：犹豫不决每个人在生活中经常面临着种种抉择，如何选择对人生的成败得失关系极大，因而人们都希望得到最佳的结果，常常在抉择之前反复权衡利弊，再三仔细斟酌，甚至犹豫不决，举棋不定。但是，在很多情况下，机会稍纵即逝，并没有留下足够的时间让我们去反复思考，反而要求我们当机立断，迅速决策。如果我们犹豫不决，就会两手空空，一无所获。

长久地迟疑不决的人，常常找不到最好的答案。——歌德误区四：消极拖延在学校时，你是否经常在考试之前才去抓紧时间看书?你经常推迟给你不喜欢的人回电话吗?你会等到牙齿出现问题时才去看牙医吗?你是否会在完成期限临近时，才开始着手处理重要的事情?最近3个月内你有没有因为无意之中的账单支付逾期而受到罚款?你是否曾打算要开始健身或养成一些健康习惯，但最终却什么也没做?你是否曾为清理书桌、餐桌、柜台、衣橱或地板而自己进行思想斗争，并最终败下阵来?明日复明日，明日何其多！我生待明日，万事成蹉跎。误区五：不懂拒绝两次对基辛格说“不”启示：只有那些能够在适当时候拒绝一些东西的人，生活才能过得洒脱自尊。

学会说“不”吧！那你的生活将会美好得多。——卓别林

误区六：过分追求完美择偶标准高大英俊幽默善解人意有能力喜欢做家务身体健康待人热情能善待自己和双方的父母脚踏实地有房有车世界上本来就没有尽善尽美的事，如果我们总是想追求完美，那根本就是在追求一种不存在的事物，到最后得到的便是失望。——卡耐基

二、时间管理的基本原则1、目标原则2、四象限原则3、20/80原则4、奥卡姆剃刀原则5、自律原则1.目标原则

切合实际明确具体清晰而长远目标之间相互协调适时调整目标在农业社会阶段，在时间观念上习惯向过去看，工业社会的时间倾向是注意现在，而在信息社会里，人们的时间倾向是将来。

——约翰.奈斯比特2.四象限原则:分清轻重缓急有五种情况在同一时间发生：外面有人按门铃；家里的电话响；宝宝在哭；炉子上的水开了；开始下雨，刚刚洗好的衣服挂在外面。合理安排时间，就等于节约时间。——培根重要A:重要紧急B：重要不紧急C：不重要紧急D：不重要不紧急紧急某些应酬不速之客某些电话邮件人生规划健身休闲人际关系健身休闲领导交办危机事件到期的事情影响生活的病患闲聊看电视上网游戏不良嗜好偏重各类事务的结果重要ABCD紧急压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局有远见平衡纪律自制少有危机全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生缺乏长远的目标和规划忙而无功效能低下假设现在是星期一的晚上，你要计划未来

六天的日程，面前是这六天要做的事情

你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡,好友的Party将从13:00开始你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时。明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系明晚有一场演唱会将从19:00到23:00你在图书馆借的书明天到期外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李你要在星期五交计划书之前把它复印一份明天下午14点到16点有一个会议你欠某人200元钱--他明天也将参加那个会议你明天早上从9点到11点要听一场讲座请先完成下面这个小练习每天上班时间为8点-18点（含往来交通时间，中午有1小时休息）你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗你想好好洗个澡你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时你身上只有5块钱，需要取钱大家明天晚上聚餐18:00开始你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时你收到一个好朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有下个星期二，你要参加一次业务考试对下面的五项事件按照处理顺序排序，并说明理由。(1)有一个重要文件要整理，领导需要立马审批(整理好文件需要3个小时)。(2)有一个规则要公布在内网上(需要2个小时)。(3)要接待3个人来访。(4)要替同事做一些工作。(5)要整理一个文件明天给领导看。1、你觉得名片样式太老土了，想重新设计新的名片。2、你刚接到一份会议邀请函。看过议程后，你发现对它没兴趣，而且主题跟工作也不相关。3、你刚收到一封税务局来信。信的内容是，税务局至今未收到你的个人报税单，将开始计算滞纳金。4、你的另一半希望你能抽出时间，陪她（他）去一个你们最喜欢的地方渡过一个浪漫的周末。重要紧急重要紧急重要紧急重要紧急×√√√××√×重要还是紧急？3.20/80原则：合理地安排时间

80%的财富集中在20%的人手中；80%的销售额是源自20%的顾客；80%的电话是来自20%的朋友；80％的钱花在了20％的贵重物品上；80％的看电视时间都花在了20％的电视节目上；80％的清洗时间都花在20％的经常穿的衣服上；

80％的读报时间被用来阅读报纸中20％的内容；80％的个人幸福由20％的人际关系带来“20／80”法则：重要的东西只占一小部分，只要集中处理占整体20％的事务，就可解决80％的问题。理想的时间规划重要不紧急重要紧急ABCD不重要不紧急不重要紧急20%-25%65%-80%<15%<1%重要不紧急重要紧急ABCD不重要不紧急不重要紧急尽量避免扩大A尽量减少C事情多投资时间在B尽量避免D事情优先计划管理总览4.奥卡姆剃刀原则：如无必要，勿增实体切勿浪费较多东西去做用较少的东西同样可以做好的事情切勿浪费较多时间去做用较少的时间同样可以做好的事情时间能赚来黄金，黄金却买不到时间。

——蒙古民谚5.自律原则自律能力是个体在没有外界监督的情况下，适当地控制、调节自己的行为，抑制冲动，抵制诱惑，延迟满足，坚持不懈地保证目标实现的一种综合能力。时间，每天得到的都是24小时，可是一天的时间给勤勉的人带来智慧与力量，给懒散的人只能留下一片悔恨。——鲁迅自律能力测试当你因为娱乐耽误了计划好的重要工作，你会不会后悔？当被人要求做一件事情，并且你知道这件事情有很大的难度时，你是否会认为这是一项有趣的挑战？如果某项工作应当在当月5日完成，但你知道即使6日完成也没有人批评你，你会在5日完成吗？你经常仔细地计划你的资金吗？你通常能准时缴付各种账单吗？你是否善于记录、存放各种资料？如果你需要用某一证件，你能否自己在三分钟内找到它？如果你需要赶一项任务，你能否一连数天都每天工作12小时以上？你是否经常主动做一些份外工作？你能长时间自动自发地工作吗？你是否在没有人要求下，为自己设定工作目标及完成截止日期？你是否经常计划如何使用你的时间？你今天是否做了时间支配计划？如果某件事你不乐意做，但有领导要求你做，你会拒绝吗？你总是能专注地工作，而不会受外界干扰吗？如果某项工作很重要，即使没有人强迫你，你也会自发地做好它吗？有一项重要的工作需要加班，而这天晚上恰又有你非常喜爱的球赛，你会选择加班吗？碰上棘手的难题时，你总是首先想办法自己解决吗？你需要一些资料却无法得到，你会立即找人提供帮助吗？你不存在多次决心做某件事却最终因为主观原因没有做成的情形，对吗？三、时间管理的方法和技巧1.加法：找出隐藏的时间有效利用“零星时间”董遇三余读书：冬者岁之余，夜者日之余，阴雨者晴之余欧阳修“三上”作文：马上、枕上、厕上鲁迅先生则“把别人用来喝咖啡的时间都用在了写作上”。逆势操作

时间是由分秒积成的，善于利用零星时间的人，才会做出更大的成绩来。

——华罗庚统筹方法

小林早晨起床洗脸刷牙叠被子需8分钟，听英语用了10分钟，煮粥需15分钟，吃早餐需10分钟，最少要用多少分钟?

想泡壶茶喝。当时的情况是：开水没有；水壶要洗，茶壶茶杯要洗；火生了，茶叶也有了。怎么办？办法1：先做好一些准备工作，洗水壶，洗茶壶茶杯，拿茶叶；一切就绪，灌水烧水；坐待水开了泡茶喝。办法2：洗净水壶，灌上凉水，放在火上，坐待水开；水开了之后，找茶叶，洗茶壶茶杯，泡茶喝。办法3：洗好水壶，灌上凉水，放在火上；在等待水开的时间里，洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶；等水开了，泡茶喝。2.减法：减少时间的浪费遏止不懂拒绝造成的时间浪费

哪些事情应该拒绝：违背自己做人的原则影响正常的工作状态违背自己的价值观念有损自己的人格违法犯罪的行为要找出时间来考虑一下，一天中做了什么，是正号还是负号。

——季米特洛夫拒绝的技巧：

（1）耐心倾听请对方提出的要求（2）婉言拒绝，态度明确（3）说出拒绝的理由（4）不在第三者面前拒绝对方无偿占用我们时间的人，就是我们生命的“杀手”，我们要勇敢地拒绝他。——卡耐基避免沟通不良造成的时间浪费（1）明确沟通目的（2）学会耐心倾听（3）使用恰当的语言避免电话造成的时间浪费

（1）打电话之前做好准备工作在电话机旁准备好纸和笔弄清打电话的目的（2）通话简洁明了就事论事

减少寒暄

表明身份

直奔主题

（3）集中处理电话3.乘法：提高做事效率学会未雨绸缪的做事方法掌握最佳的时间和时机建立有效的工作环境4.除法：根除浪费时间的习惯

克服拖延的习惯

克服犹豫不决的习惯克服过于追求完美的习惯

1.你的朋友要你陪他/她逛街，可你累极了，实在不想去，又不想让朋友失望。情景模拟2.你的部门同事要出差了，部门领导不在，于是这位同事想把他手头的事交给你。你很忙，可你和他关系不错。3.你的一位大客户是位异性，他/她多次约你单独深夜去酒吧。你是一位已婚人士，实在不想因此而破坏了家庭，可又担心因此丢掉一些生意的机会。表一：时间使用清单表时间统计一、公务活动

1上下班

2开会

3打电话

4阅读文件、整理通信

5帮助下属

6接待宾客

7向上级汇报

8公务出差

9拜访客户

10其它工作上的活动小计二、个人活动

11整理仪容

12饮食

13睡觉小计三、家庭活动

14煮饭

15洗熨衣服

16打扫房屋

17杂务与家事时间统计（小时）：

18卖杂物

19其它的逛街活动

20缴款

21看孩子

22宗教活动

23家庭外出

24家庭沟通

25其它家庭活动小计四、休闲活动

26听广播与音乐

27看电视

28休闲阅读

29嗜好

30观看比赛

31运动

32休闲旅游

33聚会与社交

34其它休闲活动

35其它活动小计表二：一星期时间日志与简略分析7:001上下班7:302开会8:003打电话8:304阅读文件、整理通信9:005帮助下属9:306接待宾客10:007向上级汇报10:308公务出差11:009拜访客户11:3010其它工作上的活动12:0011整理仪容12:3012饮食13:0013睡觉13:3014煮饭14:0015洗熨衣服14:3016打扫房屋15:0017杂务与家事15:3018卖杂物

16:0019其它的逛街活动

16:3020缴款

17:0021看孩子

17:3022宗教活动

18:0023家庭外出

18:3024家庭沟通

19:0025其它家庭活动

19:3026听广播与音乐

20:0027看电视

20:3028休闲阅读

21:0029嗜好

21:3030观看比赛

22:0031运动

22:3032休闲旅游

23:0033聚会与社交

23:3034其它休闲活动

24:0035其它活动了解自己使用时间的方式和状况运用“时间使用清单表”1、我如何浪费我的时间？未来有何算途径可预防或减低时间的浪费？2、我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？我应如何预防不使其发生？3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？4、别人如何浪费我的时间？未来有没有方法减少或排除其发生？如果有的话，是什么方法？5、我做的哪些事既重要又紧急？6、我做的哪些事对我的目标很重要？7、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？省时之道

凡在事业上有所成就的人，都有一个成功的诀窍：变“闲暇”为“不闲”，也就是不偷清闲，不贪逸趣。

1、等待的时候做什么去看医生时带一本书，这样你就不必看他们的杂志或其它无益的东西。等车的时候带本书看；写点东西；修改报告；检查语音邮件；打电话；用录音机口述信件等。2、逆势操作在办公室里，逆势操作者会在中午大多数职员外出午餐时，使用传真或复印机。逆势操作者会在人潮涌入餐厅前或人潮散去后去吃饭，等等。3、追求互赖模式双赢的精髓便是：人与人之间存在着合作的潜力，合作将能取得远大于个人凭一已之力创造的成就。若用合作代替竞争，便能在有效的时间或较短的时间里达成更多的目标、甚至有意想不到的收获。第九招：同时做两、三件事情同时做两件事情刷牙、洗脸、洗澡/听收音机上厕所/看书开车听演讲或者有声音的录音带同时做三件事情走路健身、听收音机学英语、上班。人脑一次能处理7件事情第21招：集合零碎时间做大事化零为整25分钟读书法——25分/20页/天×600页/月＝24本书/年托福单字——60个/天×30天×3个月＝5400字化整为零意大利腊肠法（Pizza由腊肠切割而来）8000mile长征我们的问题出在那里？■时间陷井——情不自禁——事必躬亲——过分客套——犹豫不决——漫不经心——碌碌无为

国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示：

管理人员平均每8分钟被打扰一次；

业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时；行政管理人员每周会议20小时。心理学家指出：恢复思路平均时间为３－５分钟我们的问题出在那里？日本学者关于时间浪费的调查

“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。■请运用四象限方法排列你的工作：紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动如何进行有效的时间管理？二、列出任务，并区分轻重缓急如何进行有效的时间管理？三、制定计划计划你的一天：设置“定计划的时间”（早上或晚上）给你的时间一定的弹性给你的任务时间10－20％的缓冲每天从做一项主要工作开始。

记住：大多数的压力和疾病并不是由工作造成的，而是由于担心你未能做好这项工作。如何进行有效的时间管理？三、制定计划每天至少完成一项主要工作;每个时间段里做一件事情并把它做好;每天结束时选择明天的主要任务并计划具体的时间段;每个时间段以两小时或更少为宜。“成功其实很简单，以正确的方式，在正确的时间，做正确的事情”－－ARNOLDGLASGOW日程计划-举例

陈明宇是一名大专生，在某公司担任办公室行政助理，杂务事特别多，有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事：

A、去交通监控中心处理公司小车闯红灯罚款事宜；

B、到市工商局办理营业执照地址变更的相关手续；

C、拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知；

D、协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话；

E、复印机故障需联系售后服务单位前来维修；

F、后天主管市场的张副总去北京，安排订机票。主任交待完任务就外出办事去了，这时公关部文员马丽来到他办公桌前坐下，随意地同他聊了起来。其实这几天他自己正面临本科进修班的考试阶段，又要抽时间复习，面对这样的情况：

陈明宇应该如何对待和安排好一天的时间？请你帮助小陈做一个时间安排的设计方案。案例分析陈明宇应如何安排时间？如何进行有效的时间管理？五、

克服拖延的习惯(1)

要有良好的组织；

(2)

由重要的事情开始著手工作；

(3)

建立一个报酬时间表；

(4)

培养紧急的意识；

(5)

以快节奏工作；

(6)

一旦开始，不要停止；

(7)

订出一段特定的时间工作；

(8)

从最糟的事情开始；

(9)

详细的计划；

(10)

不可找藉口；

(11)

设定截止期限。帕雷托定律

按事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”原理的基础上。这个原理是十九世纪末期与二十世纪初期的意大利经济学家兼社会学家维弗烈度·帕雷托所提出。它的大意是：在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。这个原理经过多年的演化，已变成当今管理学界所熟知的"80/20"原理--即百分之八十的价值是来自百分之二十的因子，其余的百分之二十的价值则来自百分之八十的因子。80%的销售额是源自20%的顾客；80%的病假是由20%的员工所占用；80%的档案使用量集中于20%的档案；80%的菜是重复20%的菜色；80%的垃圾是源自20%的地方；80%的看电视时间都花在20%的节目；80%的阅读的书籍都是取自书架上20%的书籍；80%的看报时间都花在20%的版面；80%的电话都是来自20%的发话人；80%的教师辅导时间都被20%的学生所占用；…………急迫性指数测验

选取出你最可能作出的反应行为或态度（A=从不；B=有时候；C=常常）

1、我在压力之下表现最好。（）

2、我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（）

3、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。（）

4、我休息时会觉得不安。（）

5、我似乎永远在赶时间。（）

6、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。（）

7、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。（）

8、?以谧鲆患率背；嵯氲搅硪患隆?（）

9、我处理危机时表现最好。（）

10、处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（）

11、我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。（）

12、当我为了处理突发状况，必须取消约会或中途离开，我认为别人应该能谅解。（）

13、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。（）

14、我常边工作边吃饭。（）

15、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。（）

16、一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（）

“A”总数：“B”总数：“C”总数：总得分：

（A=0分；B=2分；C=4分）

0到25分属于低度急迫性心态，26到45分属于强烈急迫性心态，46分以上已经到了严重急迫性的程度。

2.4原则之四：合理地安排时间

制定时间表应注意：留出机动时间；什么时间适合干什么；不要超量；有效分解任务；大事情小时间；给自己安排出一定的绝－对独立的时间；有机结合，长远结合；科学的时间表不会让你变成机器人，相反，它能使你享受自觉支配时间的自由感。有人喜欢列出详细的清单，把时间精确地分为一小块一小块，严格按日程表行动；有人则相反，喜欢把握整体，形象地思考问题，抗拒“机械的”日程表，传统的时间方法只会使他感到不舒服。对于后一种人而言，他们只愿把简单地排序，然后设定最后期限，而不愿把它们分割小块，填入时间表。无论你属于哪一种，都要找出适合你自己的方法，只有这样，才能保证时间管理是在帮助你组织时间，而不是加重你的负担。你可能需要结合两种风格的管理方法，以创造出自己的时间管理体系。目标法则分解目标的方法（剥洋葱法）终极目标（人生的真谛）总体目标（人生核心轴）长期目标（5-10年）中期目标（2-3年）短期目标（0.5-1年）近期目标（月、周、日等）目标倒金字塔人生目标年目标季目标月目标周目标日目标日计划的步骤5.事后的检查4.决定优先顺序3.预留机动时间给意外的工作2.估计工作需要的时间1.列出工作任务日计划的五个步骤花瓶理论用好零星时间早晨、中午等时间，可以做许多事。5分钟，可以做的事情。出差和等待的时候，最好的读书或制定计划的时间。在机场、宾馆，阅读和思考。设计出行路线，比较各种交通工具的优劣。(三).不同的民族有不同的态度▲中国人比较随性，大而化之，例如