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文档简介

招投标资料归档保管流程规范一、总则（一）目的规范。为加强招投标资料管理，确保资料完整性、准确性与安全性，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规制定本规范。1.适用范围本规范适用于本单位所有招标、投标活动的资料归档保管工作，涵盖从招标文件编制至中标通知书发出等全流程资料。2.基本原则（1）统一管理。所有招投标资料由档案管理部门统一归档，各部门协同配合。（2）全程覆盖。资料收集、整理、归档、保管各环节须完整记录。（3）安全保密。涉及商业秘密或敏感信息的资料须严格保密。二、组织职责（一）权责划定。各单位主要负责人是第一责任人，分管领导负直接责任，档案管理员具体执行。1.档案管理部门职责（1）制定招投标资料归档细则。（2）监督各部门资料收集与整理。（3）定期检查归档资料完整性。2.业务部门职责（1）及时提供完整资料。（2）确保资料真实性、合规性。（3）配合档案部门完成归档工作。三、归档范围（一）资料类别。包括但不限于招标文件、投标文件、开评标记录、中标通知书等。1.招标阶段资料（1）招标公告或投标邀请书。（2）招标文件及澄清文件。（3）投标人资格预审文件。2.投标阶段资料（1）投标文件正副本。（2）法定代表人身份证明及授权委托书。（3）投标保证金缴纳凭证。3.开评标阶段资料（1）开评标会议签到表。（2）评标报告及专家评分表。（3）中标候选人公示记录。四、归档流程（一）资料收集。各业务部门须在招标活动结束后30日内提交完整资料。1.初步整理（1）按项目编号统一排序。（2）剔除重复或无效资料。（3）标注资料形成时间。2.审核确认（1）档案管理员核对资料完整性。（2）业务部门负责人签字确认。（3）发现缺失须立即补充。3.数字化处理（1）重要资料进行扫描存档。（2）电子版与纸质版同步管理。（3）建立电子目录便于检索。五、保管要求（一）存储条件。纸质资料须存放在恒温恒湿档案室，温度控制在10-25℃，湿度60%-80%。1.纸质资料保管（1）使用无酸档案盒存放。（2）每盒资料数量不超过50份。（3）定期检查有无霉变、虫蛀。2.电子资料保管（1）存储在专用服务器。（2）设置多重权限访问。（3）每月备份一次数据。六、利用与销毁（一）查阅审批。内部查阅须填写申请单，经部门主管批准。1.查阅程序（1）提交查阅申请。（2）档案管理员登记。（3）查阅后及时归还。2.销毁条件（1）超过法定保存期限。（2）资料内容已公开。（3）经鉴定无保存价值。3.销毁程序（1）编制销毁清单。（2）两人以上监督销毁。（3）记录销毁时间及人员。七、监督与责任（一）检查机制。档案管理部门每季度开展自查，每年接受上级检查。1.责任追究（1）因失职导致资料损毁，追究直接责任人。（2）泄密行为按单位规定处理。（3）情节严重构成犯罪的移交司法机关。2.奖励措施（1）对资料管理优秀的部门予以表彰。（2）连续三年无事故的单位给予奖励。八、附则（一）解释权。本规范由档案管理部门负责解释。1.修订

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