深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南（2025版）

深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南（2025版）第一章总则1.1制定目的与依据为进一步规范深圳市建设工程文件归档、档案验收及移交行为，加强建设工程档案全过程管理，提升城建档案管理质量和水平，根据《住房城乡建设部关于新形势下进一步加强城市建设档案管理工作的通知》（建办规〔2024〕1号）及相关法规、标准要求，深圳市住房和建设局修订完成本指南，作为全市建设工程档案管理的统一遵循和操作规范，自发布之日起执行。1.2适用范围本指南适用于深圳市行政区域内各类建设工程文件的收集、整理、归档，以及建设工程档案的验收与移交工作。其中，房屋建筑工程、市政工程适用本指南明确的归档范围及要求；交通、水务、城市轨道交通、电力等行业的建设工程档案可参照对应行业标准执行；装配式工程、人防工程的建设档案参照相关标准执行。1.3实施时间与适用衔接本指南由深圳市住房和建设局于2025年6月25日正式发布，2025年6月起，全市建设工程档案的验收和移交流程均应按照本指南执行。在归档范围方面，2025年6月25日后新开工的建设工程统一适用本指南；2025年6月25日前已开工的在建项目，可选择按照本指南或《指南（2022版）》执行。1.4核心原则同步性原则：建设工程文件应随工程建设进度同步形成、同步收集、同步分阶段归档移交，不得事后补编、篡改。真实性原则：工程文件需真实反映工程建设全过程，内容准确、数据无误，与工程实际情况一致，杜绝弄虚作假。责任明确原则：建设单位是建设工程档案管理的第一责任主体，各参建单位（勘察、设计、施工、监理等）对各自形成的工程文件的真实性、完整性负主体责任。数字化原则：推进电子档案规范化管理，明确电子档案替代纸质档案的条件，落实BIM技术资料归档要求，适应智能建造发展需求。第二章责任分工2.1建设单位责任建设单位作为档案管理第一责任主体，主要职责包括：建立健全建设工程项目档案管理制度，落实领导负责制和档案人员岗位责任制，设专岗专职负责档案管理工作。在工程招标及与各参建单位签订合同、协议时，明确各单位收集、整理工程档案的内容、职责、质量要求及移交时间。工程开工15天内，登录“城建档案服务平台”（首次登录仅支持法人账户），填写工程概况及相关信息，为参建单位指定资料管理人员并开通权限，指导、监督各参建单位按进度上传工程文件资料。组织各参建单位开展工程档案验收，汇总形成符合规定的工程档案，向对应的城建档案管理机构移交。对未按规定移交建设工程档案的行为，承担相应整改及法律责任；拒不改正的，将被依法予以行政处罚，并纳入失信行为记录。2.2参建单位责任勘察、设计单位：负责收集、整理本单位形成的工程文件，自查合格后，在工程竣工验收前向建设单位移交。施工单位：负责收集、整理施工全过程形成的工程文件，自查合格后，在工程竣工验收前向建设单位移交；实行总承包管理的项目，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，及时向建设单位移交；分包单位需将本单位形成的工程文件整理、立卷后，及时移交总包单位。监理单位：负责收集、整理监理工作全过程形成的工程文件，自查合格后，在工程竣工验收前向建设单位移交；同时根据城建档案管理机构的要求，对归档文件的完整性、准确性、系统性及案卷质量进行审查。2.3城建档案管理机构责任市、区城建档案管理机构按照属地管理原则，负责建设工程档案的验收、接收、管理及利用工作：在市住房建设局报建的工程项目，档案移交至市城建档案馆；在区住房建设局报建的工程项目，档案移交至区级城建档案管理机构；未设区级城建档案管理机构的行政区，其区属工程项目档案移交至市城建档案馆。对建设工程档案进行验收，对验收时部分尚未形成的工程文件资料，可采取告知承诺方式通过验收，要求建设单位签订告知承诺书，承诺在三个月内补齐档案。开展城建档案查询服务，馆藏档案主要为建设单位移交的建设工程档案，涵盖工程建设过程中的重要结果性文件和竣工图。第三章工程文件归档要求3.1归档范围建设工程归档文件涵盖工程建设全过程，主要包括以下类别，具体范围详见对应附件：工程准备阶段文件：包括项目审批、立项、规划、用地等相关文件。监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理日志、验收记录等监理工作文件。施工文件：包括施工组织设计、施工记录、试验记录、隐蔽工程记录等施工全过程文件。竣工图：包括工程竣工图、修改补充图等，需加盖竣工图章，确保与工程实际一致。工程竣工验收文件：包括竣工验收报告、验收记录、整改意见及回复等。工程声像文件：具体归档范围详见附件，需符合相关归档标准。注：交通、水务、城市轨道交通、电力等行业建设工程的归档范围，可参照对应行业标准执行；不涉及面积增加、外立面改变和结构改造的维修改造项目工程档案，由建设单位自行保存，无需移交城建档案管理机构。3.2归档时间归档可分阶段分期进行，也可在单位或分部工程通过竣工验收后进行，具体结合建设程序和工程特点确定。勘察、设计、施工、监理单位，应当在工程竣工验收前，将各自形成的相关工程档案向建设单位归档。3.3归档质量要求文件材质：文字材料采用A4纸，图纸采用国家标准图符，确保材质符合长期保存要求。签字盖章：文件签字、盖章手续完备，竣工图需加盖竣工图章（尺寸为50mm×80mm），明确相关责任信息。电子档案：建设工程应编制一套电子档案，内容与纸质档案一致，随纸质档案一并移交；电子档案签署具有法律效力的电子印章或电子签名的，可不移交相应纸质档案。BIM资料：实施建筑信息模型（BIM）技术应用的工程项目，BIM技术资料须与工程档案一并移交，并确保竣工BIM模型与竣工图一致。电子单套移交条件：原生电子文件（非纸质扫描件）、加盖符合国家要求的电子签章或电子签名（采用国家认定的CA认证系统）、通过真实性、完整性、可用性、安全性“四性检测”且元数据齐全（符合《建设电子档案元数据标准》CJJ/T187，以XML格式存储），满足以上三点可实行电子单套移交。3.4归档整理规范工程文件归档整理需遵循以下流程：按照归档范围对工程文件进行分类，确定归入案卷的文件材料；对文件材料进行整理、立卷，规范案卷格式和目录编制；各参建单位对归档文件进行自查，填写《建设工程档案自检记录表》（详见附件）；建设单位、监理单位对归档文件的完整性、准确性、系统性及案卷质量进行审查；建设单位汇总各参建单位归档文件，形成一套符合规定的工程档案，准备移交。第四章档案验收流程4.1验收组织工程竣工验收时（通用基础设施工程可在提交投入使用验收前、水务工程可在合同完工验收时），建设单位应组织各参建单位同步对建设工程档案进行验收，形成《深圳市建设工程档案验收报告》（详见附件）或含档案验收结论的工程竣工验收报告，签字盖章后扫描上传至“城建档案服务平台”，提请城建档案管理部门进行档案专项验收。4.2验收内容档案专项验收主要核查以下内容：归档文件的完整性：是否涵盖本指南规定的归档范围，无缺失、遗漏；归档文件的真实性：文件内容真实、准确，与工程实际一致，无篡改、伪造；归档文件的规范性：整理、立卷符合要求，签字盖章完备，电子档案符合相关标准；BIM资料及声像文件：符合归档要求，竣工BIM模型与竣工图一致。4.3验收结果处理验收合格：城建档案管理机构出具相关验收合格证明，建设单位可进入后续竣工验收备案及档案移交环节。验收整改：验收中发现文件缺失、不规范等问题的，建设单位需限期整改，整改完成后重新提请验收。告知承诺：验收时部分工程文件资料尚未形成的，建设单位可签订告知承诺书，承诺在三个月内补齐建设工程档案，凭承诺书通过档案专项验收，后续需按承诺时限补齐档案。第五章档案移交流程5.1移交时限建设单位应在工程竣工验收备案前，向对应的城建档案管理机构移交符合规定的建设工程档案；采取告知承诺方式通过档案专项验收的，需在承诺时限内完成移交。5.2移交材料完整的工程档案（纸质档案或符合要求的电子档案）；《深圳市建设工程档案验收报告》或含档案验收结论的工程竣工验收报告；《建设工程档案自检记录表》；BIM技术资料（如有）；其他相关证明材料（根据城建档案管理机构要求提供）。5.3移交流程建设单位完成工程档案整理、自查及验收后，向对应层级的城建档案管理机构提交移交申请及相关材料；城建档案管理机构对移交材料进行审核，核查文件完整性、规范性及质量；审核合格的，城建档案管理机构填写“建设工程档案审核意见表”，并出具“建设工程档案接收证明书”，该证明书作为工程竣工验收备案及产权登记的必备证明文件；建设单位在竣工决算审计后，持“建设工程档案接收证明书”和审计决算，到城建档案管理机构办理最终档案移交手续；审核不合格的，建设单位需按要求限期补充、整改，重新提交移交申请。第六章附则6.1指南修订本指南由深圳市住房和建设局负责解释，根据国家、省、市相关法规、标准的更新及实际工作需要，可适时修订完善。6.2相关标准参考本指南执行过程中，可参考以下相关标准：DA/T93-2022《电子档案移交接收操作规程》T/CESC885-2021《建设工程声像文件归档标准》T/CECS1497-2023《建设工程档案验收标准》各相关行业建设工程档案管理标准6.3咨询方式深圳市城市建设档案馆查询利用电话如需咨询档案验收、移交相关具体