电子档案分类保管规范办法

电子档案分类保管规范办法一、总则（一）目的意义。为规范电子档案分类保管工作，提升档案管理科学化、制度化水平，确保档案信息安全、完整、有效利用，特制定本办法。本办法适用于本单位所有电子档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、利用和销毁等全过程管理。（二）基本原则。电子档案管理应当遵循统一领导、分级负责、安全保密、规范有序、高效利用的原则，确保电子档案真实、准确、完整、系统、安全。二、组织机构与职责（一）职责划分。单位档案管理部门负责统筹协调电子档案分类保管工作，制定相关制度规范，监督执行情况。信息管理部门负责提供电子档案管理的技术支持和安全保障。各业务部门负责本部门电子档案的形成、收集和初步整理工作。（二）人员配备。各业务部门应当指定专人负责电子档案管理工作，档案管理部门应当配备专职档案管理员，负责电子档案的集中管理。所有从事电子档案管理的人员应当经过专业培训，熟悉电子档案管理业务。三、电子档案分类标准（一）分类原则。电子档案分类应当遵循档案的自然形成规律和业务工作特点，保持分类体系的科学性、系统性和稳定性。分类应当采用分层分类的方法，按照档案的内容、形成机构、保管期限等进行分类。（二）分类体系。电子档案分类体系分为一级类、二级类、三级类三个层级。一级类按照档案的职能体系划分，二级类按照业务工作性质划分，三级类按照具体业务项目划分。分类体系应当保持相对稳定，确需调整时应当经过严格审批程序。（三）分类标识。每个分类应当赋予唯一的分类号，分类号采用字母和数字组合的方式，一级类用大写字母表示，二级类用两位数字表示，三级类用两位字母表示。分类标识应当与档案管理系统中的分类代码一致。四、电子档案收集与整理（一）收集范围。电子档案收集范围包括本单位在各项业务活动中直接形成的具有保存价值的电子文件，以及通过其他方式获取的与本单位工作相关的电子文件。具体收集范围由档案管理部门根据本单位实际情况制定，并报单位领导批准。（二）收集要求。电子档案应当及时、完整地收集，收集过程中应当确保档案的原始性和真实性。收集工作应当遵循“先收集后利用”的原则，不得将尚未收集的电子档案用于业务工作。（三）整理方法。电子档案整理应当遵循“先分类后编目”的原则，按照分类体系对收集到的电子档案进行分类。整理过程中应当保持档案的有机联系，对具有关联性的电子档案应当进行链接或者标注。（四）元数据著录。电子档案元数据著录应当采用国家档案局发布的《电子文件元数据著录规则》，著录内容应当包括档案的基本信息、内容信息、管理信息等。元数据著录应当准确、完整、规范。五、电子档案保管与安全（一）保管环境。电子档案保管场所应当符合国家有关电子档案保管环境的要求，保持温度、湿度、洁净度等指标符合标准。保管场所应当配备必要的消防、防磁、防静电等设施设备。（二）备份机制。电子档案应当建立多重备份机制，至少进行异地备份和异地容灾备份。备份周期应当根据档案的重要程度确定，重要档案应当每日备份，一般档案应当每周备份。（三）安全防护。电子档案管理系统应当设置访问权限控制，实行用户身份认证和操作日志记录。对重要电子档案应当采取加密、脱敏等技术手段进行安全防护。定期进行安全检查，及时发现并消除安全隐患。（四）病毒防护。电子档案保管场所应当安装病毒防护软件，并定期更新病毒库。对进入系统的电子档案应当进行病毒扫描，确保档案安全无毒。建立病毒疫情应急响应机制，及时处置病毒感染事件。六、电子档案鉴定与销毁（一）鉴定原则。电子档案鉴定应当遵循“科学鉴定、严格审批、规范处置”的原则，确保鉴定工作的公正性和权威性。鉴定工作应当由档案管理部门组织，相关业务部门参与。（二）鉴定标准。电子档案鉴定应当依据档案保管期限表和档案价值鉴定标准进行，对档案的保存价值进行综合评价。鉴定结果应当形成书面报告，经单位领导批准后执行。（三）销毁程序。对失去保存价值的电子档案应当严格履行销毁程序，销毁工作应当由档案管理部门组织实施，信息管理部门提供技术支持。销毁前应当对档案进行复制备份，销毁后应当形成销毁记录，并报单位领导备案。（四）复用管理。对保存期满但仍有利用价值的电子档案，可以延长保管期限继续保存。延长保管期限的电子档案应当重新进行鉴定，并报单位领导批准。对已经销毁的电子档案，确需重新利用的，应当经过严格审批，并重新复制备份。七、电子档案利用与共享（一）利用方式。电子档案利用应当遵循“按需利用、分级授权、可追溯”的原则，提供便捷高效的利用服务。利用方式包括在线查阅、下载打印、数据提取等。（二）利用审批。电子档案利用应当履行审批手续，利用者应当填写利用申请表，说明利用目的、利用范围、利用方式等。档案管理部门应当对申请进行审核，批准后方可提供利用。（三）共享机制。电子档案共享应当遵循“内部共享优先、外部共享从严”的原则，建立电子档案共享目录，明确共享范围和共享方式。对外共享电子档案应当签订共享协议，明确双方的权利义务。（四）利用监督。电子档案利用应当进行全程记录，利用者应当遵守档案保密规定，不得擅自复制、传播、修改电子档案。档案管理部门应当定期对利用情况进行检查，及时发现并纠正违规行为。八、附则（一）解释权。本办法由单位档案管理部门负责解释，单位信息管理部门配合实施。（二）施行日期。本办法自发布之日起施行，原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。（三）修订程序。本办法每年进行一次修订，修订内容由档案管理部门提出，经信息管理部门审核，报单位领导批准后执行。遇重大情况可以随时修订，修订程序与年度修订程序相同。（四）配套措施。本办法施行后，单位应当制定配套的实施细则，明确各环节的具体操作规范。各业务部门应当根据本办法制定本部门的电子档案管理细则，确保本办法的有效实施。（五）培训考核。单位应当定期对电子档案管理人员进行培训，提高其业务素质和操作技能。将电子档案管理工作纳入绩效考核体系，对工作表现突出的单位和个人给予表彰奖励。（六）监督机制。单位设立电子档案管理监督小组，由档案管理部门、信息管理部门和各业务部门代表组成，负责监督本办法的执行情况。监督小组每季度召开一次会议，听取各部门汇报，研究解决存在问题。（七）责任追究。对违反本办法规定，造成电子档案损失、泄密等严重后果的单位和个人，依法依规追究责任。情节轻微的，给予批评教育；情节严重的，给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（八）技术支持。单位信息管理部门负责提供电子档案管理的技术支持，建立电子档案管理系统，开发相关应用软件，确保系统的安全稳定运行。定期对系统进行维护升级，提高系统的性能和功能。（九）标准规范。电子档案管理应当符合国家有关电子档案管理的标准规范，包括电子文件格式、元数据标准、安全防护标准等。单位应当根据标准规范的要求，不断完善电子档案管理体系。（十）国际合作。单位档案管理部门可以与其他国家或者地区的档案管理机构开展交流合作，学习借鉴先进经验，提升电子档案管理水平。合作内容包括制度建设、技术交流、人员培训等。（十一）应急处理。单位制定电子档案管理应急预案，明确应急组织机构、应急响应程序、应急处理措施等。遇突发事件时，启动应急预案，及时采取措施，最大限度减少损失。（十二）持续改进。单位建立电子档案管理持续改进机制，定期对电子档案管理工作进行评估，发现问题及时整改。鼓励各部门、各单位提出改进建议，不断完善电子档案管理体系。（十三）保密要求。电子档案管理应当严格遵守国家保密法律法规，建立保密责任制，明确各级人员的保密责任。对涉密电子档案应当采取特殊的保密措施，确保档案安全。（十四）系统维护。电子档案管理系统应当定期进行维护保养，确保系统的正常运行。维护工作包括硬件检查、软件更新、数据备份等。建立维护记录，确保维护工作的规范性和可追溯性。（十五）数据迁移。单位进行机构调整、系统升级等重大事项时，应当制定电子档案数据迁移方案，确保数据安全迁移。迁移前应当进行数据备份，迁移后应当进行数据校验，确保数据完整准确。（十六）档案销毁。对达到保管期限的电子档案，应当严格履行销毁程序。销毁前应当进行复制备份，销毁后应当形成销毁记录，并报单位领导备案。销毁工作应当由档案管理部门组织实施，信息管理部门提供技术支持。（十七）利用统计。电子档案利用情况应当进行统计，统计内容包括利用数量、利用类型、利用者分布等。统计结果应当定期进行分析，为电子档案管理决策提供依据。（十八）档案鉴定。电子档案鉴定应当依据档案保管期限表和档案价值鉴定标准进行，对档案的保存价值进行综合评价。鉴定结果应当形成书面报告，经单位领导批准后执行。（十九）责任主体。单位主要负责人是电子档案管理工作的第一责任人，对电子档案管理工作的全部责任负责。分管领导对电子档案管理工作负有直接领导责任。档案管理部门负责人对电子档案管理工作的具体实施负责。（二十）监督检查。单位设立电子档案管理监督小组，负责监督本办法的执行情况。监督小组每季度召开一次会议，听取各部门汇报，研究解决存在问题。对违反本办法规定的行为，监督小组有权责令限期改正；逾期不改的，报单位领导处理。（二十一）奖励机制。单位对在电子档案管理工作中表现突出的单位和个人给予表彰奖励。奖励内容包括物质奖励和精神奖励，具体奖励标准由档案管理部门提出，经信息管理部门审核，报单位领导批准后执行。（二十二）培训教育。单位应当定期对电子档案管理人员进行培训，提高其业务素质和操作技能。培训内容包括电子档案管理理论、电子档案管理技术、电子档案管理法规等。培训结束后应当进行考核，考核合格者方可上岗。（二十三）持续改进。单位建立电子档案管理持续改进机制，定期对电子档案管理工作进行评估，发现问题及时整改。鼓励各部门、各单位提出改进建议，不断完善电子档案管理体系。（二十四）保密责任。电子档案管理应当严格遵守国家保密法律法规，建立保密责任制，明确各级人员的保密责任。对涉密电子档案应当采取特殊的保密措施，确保档案安全。（二十五）系统安全。电子档案管理系统应当设置访问权限控制，实行用户身份认证和操作日志记录。对重要电子档案应当采取加密、脱敏等技术手段进行安全防护。定期进行安全检查，及时发现并消除安全隐患。（二十六）数据备份。电子档案应当建立多重备份机制，至少进行异地备份和异地容灾备份。备份周期应当根据档案的重要程度确定，重要档案应当每日备份，一般档案应当每周备份。（二十七）病毒防护。电子档案保管场所应当安装病毒防护软件，并定期更新病毒库。对进入系统的电子档案应当进行病毒扫描，确保档案安全无毒。建立病毒疫情应急响应机制，及时处置病毒感染事件。（二十八）利用监督。电子档案利用应当进行全程记录，利用者应当遵守档案保密规定，不得擅自复制、传播、修改电子档案。档案管理部门应当定期对利用情况进行检查，及时发现并纠正违规行为。（二十九）责任追究。对违反本办法规定，造成电子档案损失、泄密等严重后果的单位和个人，依法依规追究责任。情节轻微的，给予批评教育；情节严重的，给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（三十）技术支持。单位信息管理部门负责提供电子档案管理的技术支持，建立电子档案管理系统，开发相关应用软件，确保系统的安全稳定运行。定期对系统进行维护升级，提高系统的性能和功能。（三十一）标准规范。电子档案管理应当符合国家有关电子档案管理的标准规范，包括电子文件格式、元数据标准、安全防护标准等。单位应当根据标准规范的要求，不断完善电子档案管理体系。（三十二）国际合作。单位档案管理部门可以与其他国家或者地区的档案管理机构开展交流合作，学习借鉴先进经验，提升电子档案管理水平。合作内容包括制度建设、技术交流、人员培训等。（三十三）应急处理。单位制定电子档案管理应急预案，明确应急组织机构、应急响应程序、应急处理措施等。遇突发事件时，启动应急预案，及时采取措施，最大限度减少损失。（三十四）持续改进。单位建立电子档案管理持续改进机制，定期对电子档案管理工作进行评估，发现问题及时整改。鼓励各部门、各单位提出改进建议，不断完善电子档案管理体系。（三十五）保密要求。电子档案管理应当严格遵守国家保密法律法规，建立保密责任制，明确各级人员的保密责任。对涉密电子档案应当采取特殊的保密措施，确保档案安全。（三十六）系统维护。电子档案管理系统应当定期进行维护保养，确保系统的正常运行。维护工作包括硬件检查、软件更新、数据备份等。建立维护记录，确保维护工作的规范性和可追溯性。（三十七）数据迁移。单位进行机构调整、系统升级等重大事项时，应当制定电子档案数据迁移方案，确保数据安全迁移。迁移前应当进行数据备份，迁移后应当进行数据校验，确保数据完整准确。（三十八）档案销毁。对达到保管期限的电子档案，应当严格履行销毁程序。销毁前应当进行复制备份，销毁后应当形成销毁记录，并报单位领导备案。销毁工作应当由档案管理部门组织实施，信息管理部门提供技术支持。（三十九）利用统计。电子档案利用情况应当进行统计，统计内容包括利用数量、利用类型、利用者分布等。统计结果应当定期进行分析，为电子档案管理决策提供依据。（四十）档案鉴定。电子档案鉴定应当依据档案保管期限表和档案价值鉴定标准进行，对档案的保存价值进行综合评价。鉴定结果应当形成书面报告，经单位领导批准后执行。（四十一）责任主体。单位主要负责人是电子档案管理工作的第一责任人，对电子档案管理工作的全部责任负责。分管领导对电子档案管理工作负有直接领导责任。档案管理部门负责人对电子档案管理工作的具体实施负责。（四十二）监督检查。单位设立电子档案管理监督小组，负责监督本办法的执行情况。监督小组每季度召开一次会议，听取各部门汇报，研究解决存在问题。对违反本办法规定的行为，监督小组有权责令限期改正；逾期不改的，报单位领导处理。（四十三）奖励机制。单位对在电子档案管理工作中表现突出的单位和个人给予表彰奖励。奖励内容包括物质奖励和精神奖励，具体奖励标准由档案管理