招标文件评审会准备工作方案

招标文件评审会准备工作方案一、组织领导与职责分工（一）成立评审会筹备工作组。组长由公司分管领导担任，副组长由采购部门负责人担任，成员由技术、财务、法务等部门骨干组成。工作组下设综合组、技术组、财务组、纪律组，各小组组长由部门负责人兼任，负责具体筹备工作。（二）权责划定。各单位主要负责人是第一责任人，分管领导是直接责任人，各部门负责人是具体责任人，形成“一级抓一级、层层抓落实”的责任体系。（三）工作机制。实行“日报告、周调度”制度，综合组每日汇总工作进度，每周五向组长汇报，重大事项即时上报。（四）纪律要求。所有参与人员必须遵守保密规定，不得泄露评审信息，不得接受投标人任何形式的请托。二、评审文件准备（一）文件审核。采购部门牵头，组织技术、财务、法务等部门对招标文件进行全面审核，重点核对技术参数、商务条款、评审标准等内容，确保文件合法合规、完整准确。（二）文件澄清。对审核中发现的问题，及时向招标代理机构提出澄清要求，并跟踪答复情况，形成书面记录。（三）文件签发。经公司领导审批同意后，由采购部门负责人签发招标文件，并加盖公司公章。（四）文件分发。按照规定将招标文件分发给各投标人，并做好签收登记，确保文件送达及时、准确。三、评审专家抽取（一）专家库建立。按照“随机抽取、轮换使用、回避原则”的要求，建立评审专家库，确保专家来源广泛、专业匹配。（二）专家抽取。根据项目特点，从专家库中随机抽取评审专家，并做好记录，抽取过程需有专人监督。（三）专家确认。抽取的专家名单需报公司领导审批，并通知专家本人，确保专家按时参加评审。（四）回避制度。对与投标人有利害关系的专家，必须实行回避，并做好记录。四、评审现场布置（一）场地选择。选择符合保密要求、交通便利的会议室作为评审现场，并提前进行场地勘察。（二）设备调试。确保会议室的投影仪、音响、空调等设备正常运行，并提前进行调试。（三）物资准备。准备好评审所需的桌椅、签到表、笔、纸、评审表等物资，并分类摆放整齐。（四）保密措施。在会议室设置保密标识，禁止无关人员进入，并安排专人负责保密工作。五、评审流程安排（一）会前准备。提前3天向评审专家发送会议通知，明确评审时间、地点、内容、要求等，并提醒专家携带相关资料。（二）签到环节。评审开始前1小时，安排专人负责签到，核对专家身份，并发放评审资料。（三）评审环节。按照评审程序，依次进行开标、技术评审、商务评审、价格评审等环节，并做好记录。（四）结果汇总。评审结束后，及时汇总评审结果，形成评审报告，并报公司领导审批。六、应急预案制定（一）设备故障。准备备用投影仪、音响等设备，并安排专人负责设备维护，确保设备正常运行。（二）专家缺席。建立备用专家库，一旦出现专家缺席，及时从备用专家库中抽取专家，确保评审工作顺利进行。（三）突发事件。制定突发事件应急预案，明确处理流程和责任人，确保突发事件得到及时有效处理。七、后续工作安排（一）结果公示。评审结果需按照规定进行公示，公示期不少于3天，接受社会监督。（二）合同签订。公示期满无异议后，及时与中标人签订合同，并做好合同管理工作。（三）资料归档。将评审过程中的所有资料进行整理归档，包括招标文件、投标文件、评审记录、评审报告等，确保资料完整、准确。八、监督与检查（一）过程监督。纪检部门对评审全过程进行监督，确保评审工作公平、公正、公开。（二）自查自纠。工作组对筹备工作进行自查自纠，发现问题及时整改，确保筹备工作到位。（三）责任追究。对工作不力、失职渎职的，严肃追究责任，确保评审工作顺利开展。九、附则说明（一）本方案自发布之日起