重要资料外借审批安全规范

重要资料外借审批安全规范一、总则（一）目的依据。为规范重要资料外借行为，确保资料安全，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规制定本规范。（二）适用范围。本规范适用于本单位所有重要资料的外借审批、执行与监督工作，包括但不限于档案、文件、图纸、数据等具有保密或重要管理价值的资料。（三）基本原则。重要资料外借工作遵循严格审批、分级管理、全程跟踪、责任追究的原则，确保资料在借阅过程中始终处于有效管控之下。二、组织机构与职责（一）领导小组职责。成立重要资料外借安全工作领导小组，由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责制定外借管理制度，审批重大外借事项，监督外借工作执行情况。（二）管理部门职责。办公室（或档案室）为重要资料外借管理部门，具体负责外借申请的受理、审核、登记，资料交接的监督，借阅期限的管理，以及安全检查的落实。（三）使用部门职责。资料使用部门负责本部门外借资料的安全管理，指定专人负责资料的交接、保管和使用监督，确保资料在借阅期间不被遗失、损毁或泄露。（四）个人职责。资料外借申请人应严格遵守本规范，如实填写申请信息，按要求使用资料，按时归还，并对资料安全负直接责任。三、外借审批程序（一）申请提交。资料外借申请人需填写《重要资料外借申请表》，详细说明外借资料名称、数量、用途、借阅时间等，并附上相关证明材料（如工作需要说明、上级批文等）。（二）部门审核。使用部门负责人对申请人的申请资格、外借事由进行初步审核，确认符合外借条件后，签署意见并报管理部门。（三）管理部门审查。管理部门对申请表进行详细审查，重点核实资料性质、借阅用途、借阅时间等，必要时可要求申请人提供补充说明或担保。（四）分级审批。根据资料密级和使用范围，实行分级审批制度：1.一般资料外借：由管理部门负责人审批；2.重要资料外借：由分管领导审批；3.机密及以上资料外借：由主要领导审批。（五）审批结果反馈。管理部门在审批完成后，及时将审批结果通知申请人，批准的予以登记备案，不批准的应说明理由。四、资料交接与登记（一）交接要求。资料外借时，管理部门和使用部门应共同进行交接，确保资料数量、内容与申请一致。交接双方应认真核对，并在《资料交接登记表》上签字确认。（二）登记内容。外借登记应包括以下内容：1.申请人姓名、部门、联系方式；2.外借资料名称、编号、数量；3.借阅用途、借阅时间；4.交接人签字、日期；5.预计归还时间。（三）登记管理。外借登记表应指定专人保管，定期汇总分析，及时掌握资料外借情况。每年年底进行全面清查，确保账实相符。五、使用监督与期限管理（一）使用监督。资料使用部门应指定专人监督资料的借阅使用情况，确保资料按照批准的用途使用，防止资料被擅自复印、拍照、传播或用于其他用途。（二）期限管理。资料外借期限应根据资料性质和使用需要确定，一般资料不超过30天，重要资料不超过15天，机密及以上资料原则上不外借。特殊情况需延长借阅期限的，应重新办理审批手续。（三）逾期处理。超过规定借阅期限未归还的，管理部门应及时通知使用部门，督促申请人尽快归还。逾期不归还的，应追究申请人责任，并根据情节轻重给予相应处理。六、资料归还与检查（一）按时归还。资料使用人应在规定期限内将资料归还管理部门，不得擅自转借他人或继续使用。（二）归还检查。资料归还时，管理部门应进行认真检查，核对资料数量、内容，确认完好无损后方可办理归还手续。（三）损坏处理。如发现资料有遗失、损毁、涂改等情况，应立即查明原因，追究相关人员责任，并根据资料价值给予赔偿。七、安全保密措施（一）保密要求。资料外借期间，使用人应严格遵守保密规定，不得泄露资料内容，不得将资料带出工作场所，不得擅自复印、拍照或传播。（二）存放管理。外借资料应存放在安全可靠的场所，采取防火、防盗、防潮、防尘等措施，防止资料丢失或损坏。（三）电子资料管理。电子资料外借应采取加密、权限控制等措施，确保资料在传输和存储过程中的安全。（四）保密培训。定期对资料使用人员进行保密培训，提高保密意识，增强保密能力。八、监督检查与责任追究（一）监督检查。领导小组定期或不定期对重要资料外借工作进行监督检查，发现问题及时纠正。（二）责任追究。对违反本规范的行为，视情节轻重给予相应处理：1.轻微违反的，给予批评教育；2.一般违反的，给予警告处分；3.严重违反的，给予记过处分；4.造成重大损失的，依法追究法律责任。（三）举报机制。设立举报电话和邮箱，鼓励职工举报违反本规范的行为，对举报属实的，给予奖励。九、附则（一）解释权