医药企业学术会议技巧培训

有效会议第1页大多数企业在会议里决定其基本走向……花在开会上时间越来越多……开会频率越来越高……天天都在开会，您会开会吗？

——调查发觉，在浪费时间事情列表上，会议总是居于首位。因为会议通常都没有很好组织和召开。第2页本课程学习目标1、了解会议目标、种类和体系2、掌握会议操作流程3、了解会议效率不高原因及对策第3页课程结构会议常识会议管理流程课程回顾开会原因会议成本效率不高原因会前准备会中控制会后追踪高效会议清单情景模拟第4页第一部分：会议常识会议常识开会原因会议成本影响效率原因第5页

开了几个会？

为会议花掉多少时间？

因为开会达成几项共识？

因为开会完成几个结论？

因为开会加了多久班？

因为开会失去多少关键时刻？

因为开会耽搁多少工作？算算看，你一周内总共：第6页为何要开会？第7页开会让您…

小组面对面沟通

众多讯息一次交流

融合意见凝聚共识

分配工作，公平合理但开会也让您…

工作时间被分割

人多口杂，讨论耗时

晚上加班

没有产能

他人讲话比自己开口多

耽搁主要工作或客戶第8页终止无效率浪费，管理您会议！第9页会议成本计算1.会议时间成本第10页2.直接会议成本第11页3.效率损失成本第12页小组讨论：会议低效原因？第13页会议低效原因项次原因详细表现（1）时间会议安排在即将就餐时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象选择必须出席会议人未到，通知来是一些可有可无参加者。（4）主持人技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法抵达会议意图。（5）参会者技能参会者讲话混乱，既不知怎样表意，又不知怎样引退，致使会议失败。（6）会议准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会原因、目和结果开会原因、目标和结果在会议进行中突然发觉皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。第14页会议管理流程会中控制会议前准备第二部分：会议管理流程会后追踪第15页一、会前准备明确会议举行目标合理安排会议时间3.邀请适当人出席4.准备背景资料5.设定会议议程第16页1.明确举行会议目标

信息传输共享

动员激励

问题处理和决议制订第17页2.合理安排会议时间第18页

不要迟到

浪费时间等于浪费生命，浪费他人时间等于谋财害命！

不要随意推迟和变更开会时间

打乱原定计划会影响与会人员其它工作安排，有些人可能所以不能出席会议；还会造成召集部门（人）威信下降。

严格按照议程进行，不要超时第19页1、参会人员选择

知情者

决议参加者

执行者

重大关系人

3.邀请适当人参会第20页2、预约参会人员

找出最适宜全部参会人开会时间。

会议通知（目标、时间、地点）。第21页

有用信息提前公布到公告栏里。

提前发放会议资料，让与会者做好准备。

会议结束2-3天内，全部与会者应拿到会议统计。4.准备背景资料第22页5.制订议程

1.列出团体会议目标

2.为会议制订规则

3.确定与会者名单

4.确定会议召开时间、地点和连续时长

5.指定会议角色第23页议程实例《标准化作业流程》推行会议议程会议议题：怎样使用和推行《标准化作业流程》会议时间：3月21日（下周一）15：00-16：00会议地点：五楼大会议室与会人员：作业组各组组长，运行组、质控组全体同事。主持人：区经理统计员：行政助理1、15：00-15：15

《标准化作业流程》介绍，主讲人区经理2、15：15-15：45

推行方案和时间表，推行过程中可能遇见问题，与会者讨论。3、15：45－16：00区经理做会议总结，任务分配，并确定检验方法会议资料：《标准化作业流程》第24页练习

请每组制订一个会议议程，写在白板上，并请其它组进行点评。第25页二、会中控制第26页1.开场白

欢迎词

讲明会议背景及目标

宣告会议议程

制订纪律规则第27页开场白示例

首先，欢迎各位按时与会。最近企业营运情况因为受到经济不景气影响,使得本季营收目标达标率只有70%。所以今天召开会议主要讨论两大问题,第一就是怎样刺激原市场买气,第二讨论新市场扩展计划。首先将由市场部周厚坤经理为我们说明当前市场情况,再由各位一起讨论,然后各区市场督导会一一提出配合方案,最终由营销部门整合后提出执行方案。此次会议进行时间预估为1.5小时。希望今天经由在场各位相互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效业绩提升计划,大家加油!第28页要掌握会议节奏2.会议主持人职责

营造友好气氛

严格按照议程进行

正确总结讨论内容

引导讲话者解释令人迷惑讲话

帮助与会者厘清不假思索想法

尊重少数人意见，防止会中意见一面倒情况

降低与议题无关争辩与讨论

保持中立态度第29页会议中常见问题短话长说独占讲话人身攻击时间不足为反对而反对离题争功诿过争议埋怨常见问题第30页小组讨论：作为会议主持人，面对以上问题，您有什么对策？第31页

人身攻击☆对双方进行安抚☆重申议事规则☆重提主体进行讨论

离题☆兜一圈切回主题☆给予必定再切断话题☆将离题议题留置最终再做讨论☆请他做归纳或替他做归纳☆事先请将规则讲清楚☆讲话限定时间常见问题对策第32页

争议☆暂停该项议题，容后再议☆参加第三者意见☆将双方意见列表比较☆进行不记名投票☆重整双方意见提出新方案☆重申共同利益

埋怨☆同情其不满情绪☆归纳其不满原因☆寻求处理方法第33页

独占讲话☆主持人阻止其行为。☆说明规则强制执行

唠唠叨叨☆清楚其详细想法☆不要粗鲁打断☆对讲话给予认可第34页

时间不足☆选择主要议题进行讨论。☆限制讲话人数(可事先登记)☆限制讲话时间☆征求与会人意见，是否挪到下次会议

争功诿过☆主持人应阻止不妥讲话,并给予其适当必定。☆引导组织组员彼此说出对方优点,让大家都能受到适当必定第35页

为反对而反对☆请他提出更加好对策。☆引导他思索是否有考虑周全☆不停施压

不参加讲话☆设置暗桩,带动与会人员热烈参加,有抛砖引玉效果。☆主动出击,适时发问,塑造讲话机会,且给予正向必定与勉励。☆有效倾听与良好沟通。第36页案例一：角色饰演（5’）

部门计划组织出游活动，召集各作业组组长开会决定活动方式和地点。A组组长郭业宏认为本组新员工比较多，不熟悉上海，想组织大家去外滩和陆家嘴游览；B组组长汤振华认为室外活动应该亲近自然，提议去植物园踏青；C组组长秦苗苗提议组织集体体育运动，增强团体凝聚力…………。这些不一样观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间快要尾声，但与会代表为了充分表示自己主张，极难“刹车”。每组分别派一人饰演主持人和A、B、C组组长，其它人观察主持人怎样应对这种局面?又怎样就讨论问题作总结和决定?小组发表分享（5’）第37页案例二：分组研讨（5’）你所在小组正在举行新险种上线测试阶段总结会议。A在会议中高谈阔论，自认为是；B则唯唯诺诺、缄默寡言；C不停埋怨测试中出现问题，表现得十分消极；D总是对他人提出问题表示出异议，并否定对方改进意见。假如你是会议主持人，面临与会人员这种情况，你准备怎样应对？小组发表分享（5’）第38页3.与会者责任

讲话内容要有组织

适时讲话

一次只讨论一个重点

口齿清楚，陈说有力

一针见血

音量适当

解释方式让人易懂

口吻要自信

在关键点处可稍加大音量注意倾听第39页4.会议统计关键点

时间

地点

与会人

议题

主要讲话

行动方案

会议决议或结论

完成时限

执行追踪检验第40页会议统计技巧

活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、howmuch.

掌握主词、动词、形容词

明确数字

利用关键词

列点说明:可了解讲话重点,归纳出主题方向

一言以蔽之第41页三、会后追踪

会议统计发放

执行督促

按会议决议追踪检验

准备下阶段会议第42页课程回顾情景模拟第三部分：有效会议方法高效会议清单第43页1.提升会议效率清单

会议准备☆会议目标明确☆与会人选适当☆会议地点确定☆所需会议资料已经准备就绪并可用☆已按时发出会议通知☆会议通知应包含以下关键点：–会议目标–待讨论日程关键点–会议地点–会议开始、结束时间–与会者应作准备第44页

会议主持人☆

主持会议☆与会议安排在时间上保持一致☆勉励与会者☆让与会者充分交流他们观点☆确保不偏题☆总结会议关键点☆确保已做出了决定（谁？是什么？什么时候？）第45页

与会人员☆按时到会☆认真倾听并尽力了解他人讲话☆不要打断他人讲话☆创造一个开放、创造性气氛☆清楚地交流，井井有条、切中关