不可抗力告知函

不可抗力告知函一、不可抗力告知函的核心构成要素一份具有法律效力且能清晰传递信息的不可抗力告知函，应包含以下核心构成要素，确保信息的完整性与严肃性。（一）明确的致送对象与规范的函件头部函件的开端应清晰注明致送对象的全称，确保接收主体无误。通常表述为“致：[对方公司/单位全称]”。紧随其后的是发函方的全称、统一社会信用代码（如适用）、联系人及联系方式，以便对方能够及时回函或沟通。函件标题应直接点明主旨，例如“关于[合同名称/编号]项下遭遇不可抗力事件的告知函”，使人一目了然。（二）引言：合同背景与告知目的在函件正文开头，需简明扼要地说明所涉及的合同背景，包括合同名称、编号、签订日期等关键信息，明确指出本函是针对该特定合同履行事宜。随后，直接阐明发函目的，即告知对方发生了不可抗力事件，并将对合同履行产生影响。（三）不可抗力事件的详细描述此部分是告知函的核心内容之一，必须客观、准确、详尽。应包括：1.事件的性质与名称：明确指出发生的是何种不可抗力事件，例如“突发公共卫生事件”、“严重自然灾害（如洪水、地震）”、“政府行为（如禁令、管控措施）”等。2.事件发生的时间、地点及具体情形：清晰说明不可抗力事件发生的起始时间、持续状态（如仍在持续中）、具体发生地点以及事件的主要表现形式和严重程度。3.事件的不可抗力属性认定：阐述为何该事件构成不可抗力。应结合合同中关于不可抗力的定义条款（如有），或依据相关法律规定（如《中华人民共和国民法典》第一百八十条），说明该事件具有不能预见、不能避免且不能克服的客观情况。（四）不可抗力对合同履行的具体影响这是对方最为关注的部分，需要具体、有针对性地说明：1.受影响的合同义务：明确指出不可抗力事件导致合同中哪些具体条款的履行受到阻碍或无法履行。2.影响的程度与范围：说明是导致合同义务全部不能履行、部分不能履行，还是只是延迟履行，以及预计影响的时间周期。3.因果关系的阐述：清晰论证不可抗力事件与合同履行受阻之间存在直接的因果关系，即正是由于该事件的发生，才导致了无法按照原合同约定履行义务。（五）已采取的减损措施及未来计划根据法律规定和诚信原则，合同当事人在遭遇不可抗力时负有减损义务。因此，函中应简述为减轻不可抗力影响已采取的积极措施，以及为恢复合同履行拟采取的后续计划和努力，以体现发函方的诚意与负责任的态度。（六）请求事项与协商意愿的表达基于不可抗力的影响，发函方应明确提出自己的请求事项。常见的请求包括：请求顺延履行期限、请求部分或全部解除合同、请求变更合同履行方式等。同时，应表达愿意与对方就后续处理方案进行友好协商的意愿，例如“恳请贵司收到本函后，尽快与我司联系，共同协商处理[合同名称/编号]合同的后续履行事宜，以期达成双方均能接受的解决方案。”（七）证明文件的说明与承诺若已有相关证明文件（如政府发布的公告、权威机构出具的证明、新闻报道等），应在函中说明，并可随函附上复印件，或承诺在后续提供。例如“关于本次不可抗力事件的相关政府公告/证明文件，我司将随本函一并提供（或：我司将在条件允许时尽快提供）。”（八）结尾与落款函件结尾通常使用“顺祝商祺”等礼貌用语。落款处需有发函方的法定代表人或授权代表签字（或签章），并加盖公司公章，注明发函日期。二、撰写与发出不可抗力告知函的注意事项（一）及时性原则一旦发生或可以合理预见不可抗力事件将对合同履行产生影响，应立即着手准备并发出告知函。及时通知是法定的义务，延迟通知可能导致对方损失扩大，从而承担相应的赔偿责任。（二）书面形式与送达证据不可抗力告知函应以书面形式作出，包括但不限于传真、专人送达、挂号信、EMS或双方合同约定的电子邮箱等方式。务必保留好送达回执、发送凭证（如快递单号、邮件发送成功截图）等证据，以证明对方已收到函件。（三）内容的客观准确性与专业性函件内容必须基于事实，客观描述，避免使用模糊、情绪化或主观臆断的语言。涉及法律或合同条款时，应准确引用。如有必要，可在发出前咨询法律顾问的意见，以确保函件的专业性和法律效力。（四）合同依据的援引若合同中对不可抗力有明确约定（如不可抗力的范围、通知程序、处理方式等），函件中应予以援引，使告知行为更具合同依据。例如：“根据双方于[日期]签订的《[合同名称]》（合同编号：[编号]）第[X]条关于不可抗力的约定……”（五）语言的礼貌与协商姿态尽管发生不可抗力是客观情况，但函件的语气仍应保持礼貌、克制，并积极表达协商解决问题的意愿，以维护双方的商业合作关系。避免将责任完全推给对方或使用指责性的言辞。（六）持续沟通与动态告知若不可抗力事件的影响持续存在或发生变化（如影响程度加深、预计恢复履行时间延长等），应及时向对方发出补充告知函，保持信息的动态更新。三、撰写示例与要点提示（框架）关于《[合同名称]》（合同编号：[编号]）遭遇不可抗力事件的告知函致：[对方公司全称]发函方：[你方公司全称]联系人：[姓名]联系方式：[电话/邮箱]日期：[年月日]尊敬的[对方公司全称/相关负责人]：就贵我双方于[年月日]签订的《[合同名称]》（以下简称“合同”，合同编号：[编号]）的履行事宜，我司特致本函。一、不可抗力事件简述自[年月日]起，[详细描述不可抗力事件，例如：我司所在地[地点]爆发[具体事件名称，如新型冠状病毒肺炎疫情]，当地政府于[年月日]发布《[政府文件名称或编号]》，实施[具体管控措施，如区域封闭、人员隔离、交通管制等]。根据合同第[X]条关于不可抗力的约定以及《中华人民共和国民法典》相关规定，上述事件属于不可抗力情形，其发生具有不能预见、不能避免且不能克服的特性。二、不可抗力对合同履行的影响由于上述不可抗力事件的发生，导致我司[具体说明对合同履行的影响，例如：无法按合同第[Y]条约定的期限[具体义务，如交付货物/提供服务]，预计将导致[义务名称]的履行延迟[时间]，（或：导致合同第[Z]条约定的[义务名称]暂时/永久无法履行）。具体影响程度目前尚在评估中，我司将及时向贵司通报进展。三、已采取及拟采取的措施为减轻不可抗力事件带来的影响，我司已立即采取[简述已采取的措施，如：调整生产计划、积极与供应商沟通、启动应急方案等]，并将持续密切关注事件发展，尽最大努力争取早日恢复合同的正常履行。四、请求事项与协商意愿鉴于上述情况，我司恳请贵司能够理解并同意[具体请求，如：将合同第[Y]条约定的[义务名称]履行期限顺延[时间]，（或：就合同的后续履行方式/解决方案进行友好协商）]。我司愿意本着平等互利、友好协商的原则，与贵司就合同的后续处理事宜保持密切沟通，共同寻求双方均能接受的解决方案，以最大限度降低双方损失。五、证明文件随本函附上[简述证明文件名称，如：《[政府文件名称]》复印件一份]，作为本次不可抗力事件的证明。后续我司将根据需要提供更多相关证明材料。感谢贵司的理解与支持。期待贵司的回复。顺祝商祺！[你方公司全称]（公章）法定代表人/授权代表（签字）：[年月日]要点提示：*【】中的内容均为提示性占位符，请根据实际情况替换。*事件描述要具体到能让对方清晰了解事件的严重性和关联性。*影响分析要结合合同具体条款，避免空泛。*措施部分体现积极态度，有助于争取对方理解。四、后续行动建议发出不可抗力告知函后，并非万事大吉。企业应：1.密切关注事件进展，持续评估对合同的影响。2.积极与对方沟通，寻求解决方案，如协商变更合同条款、签订补充协议等。3.全面收集和保存证据，包括不可抗力事件本身的证据、为减损