某建筑公司合同管理规范

某建筑公司合同管理规范一、总则

(一)目的：依据《中华人民共和国合同法》及相关建筑行业法律法规，结合公司实际经营状况，针对合同签订、履行、变更、终止等环节管理中存在的流程不清、权责不明、风险控制不足等问题，旨在规范合同管理行为，防范法律风险，提高合同履约效率，保障公司合法权益。核心目标是建立权责清晰、流程规范、风险可控的合同管理体系，提升合同管理水平，促进公司稳健发展。

1、明确合同管理各环节的责任主体和工作要求。

2、建立健全合同风险识别、评估和控制机制。

3、优化合同履行监督流程，确保合同目标实现。

(二)适用范围：本规范适用于公司所有涉及工程承包、材料采购、劳务分包、设备租赁、技术服务等经济活动的合同管理。覆盖业务部门（工程部、采购部、财务部）、项目部、法务顾问（外部聘用）及全体员工。正式员工、项目经理、合同管理员、采购专员、财务人员必须严格执行本规范。外包人员、合作供应商参照执行，具体要求由业务部门负责监督。例外适用场景为金额低于人民币伍万元的即时性合同，可由经办部门负责人直接审批，但需报合同管理员备案。

1、公司所有对外签订的书面合同（含电子合同）均适用本规范。

2、涉及公司重大投资、融资、担保等合同需经总经理审批。

(三)核心原则：坚持合规性、权责对等、风险导向、效率优先、持续改进原则。结合建筑行业特点，补充“合同评审前置、履约过程动态监控”专项原则。

1、所有合同管理活动必须符合国家法律法规及行业规范。

2、明确各岗位在合同管理中的职责，确保责任到人。

3、重点关注合同履行中的潜在风险，制定预防措施。

4、简化审批流程，提高合同签订和履行效率。

5、定期评估合同管理效果，持续优化管理体系。

(四)层级与关联：本规范为公司专项管理制度，适用于中小型企业管理架构。与公司《人事管理制度》《财务报销制度》《绩效考核制度》等关联，冲突时以本规范为准。特殊情况需报总经理审批。

1、合同管理涉及人事部门时，需配合《人事管理制度》界定合同管理员资质和培训要求。

2、合同款项支付依据《财务报销制度》执行，财务部门负责资金审核。

3、合同履行情况纳入《绩效考核制度》考核范围。

(五)相关概念说明：

1、合同管理员：负责合同评审、保管、履行监督等工作的指定人员，由工程部或采购部指定，需具备法律基础知识。

2、合同评审：指合同签订前对条款合法性、合理性、风险点的审查过程。

3、履约保证金：合同双方约定的，为保证合同履行而支付的资金。

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：公司设立总经理（决策层）、业务部门（执行层，含工程部、采购部）、合同管理员（监督层，隶属于工程部）。总经理负责重大合同审批，部门负责人负责本部门合同管理，合同管理员负责全流程监督。架构设计遵循精简高效原则，权责清晰，避免多头管理。

1、总经理：行使合同管理最终审批权，监督重大合同履行情况。

2、业务部门负责人：本部门合同签订、履行的第一责任人，负责组织合同评审。

3、合同管理员：负责合同模板管理、评审指导、履行监督，需持证上岗。

(二)决策与职责：总经理决策范围包括金额超过人民币壹佰万元的合同、涉外合同、涉及公司重大利益的合同。审批流程简化为书面审核，无议事规则。

1、总经理审批权限：金额、标的、影响等重大事项决策。

2、总经理可授权部门负责人审批金额低于人民币伍万元的合同。

(三)执行与职责：按部门明确职责，跨部门事项主责与配合责任清晰。

1、工程部：负责工程类合同管理，包括合同评审、履行监督，合同管理员配合。

2、采购部：负责材料、设备采购合同管理，合同管理员指导模板使用。

3、合同管理员：

(1)负责合同模板制定、更新，定期组织培训。

(2)审核合同条款，出具评审意见。

(3)监督合同履行，每月汇总异常情况。

4、项目经理：负责项目合同执行，每日报告进度，配合合同管理员处理异常。

(四)监督与职责：合同管理员通过查阅资料、现场检查等方式实施监督，监督结果分为“合格”“需整改”“需更换”三类，整改情况纳入绩效考核。

1、监督内容：合同签订程序、条款合理性、履约情况。

2、监督方式：定期抽查合同档案、现场走访、与供应商沟通。

3、监督结果应用：整改通知需抄送业务部门负责人，连续两次不合格者降级。

(五)协调联动：建立跨部门沟通机制，设置每月合同管理联席会议。

1、会议由合同管理员主持，业务部门负责人参加。

2、聚焦合同履行中的争议协调，如材料供应延迟等。

3、无重大争议时，会议可合并至部门周例会。

三、合同评审管理

(一)评审程序：所有合同签订前必须经过评审，评审流程为：业务部门填写《合同评审表》→合同管理员初审→部门负责人复核→总经理审批（重大合同）。

1、《合同评审表》需包含合同金额、履行期限、风险点描述等要素。

2、合同管理员初审重点：条款是否违反法律法规、是否存在显失公平情形。

(二)评审内容：覆盖合同主体资格、标的物、价款、履行方式、违约责任、争议解决等核心条款。

1、主体资格：确认对方营业执照、资质证书有效性。

2、标的物：明确规格、数量、质量标准，参照公司采购清单。

3、违约责任：约定滞纳金比例不超过国家规定上限。

(三)评审结果应用：评审为“合格”方可签订，评审为“需修改”需退回修改，逾期未修改视为放弃。评审为“不合格”的合同不得签订。

1、修改意见需明确具体，避免模糊表述。

2、修改后的合同重新提交评审流程。

(四)简易过渡期安排：新员工负责的合同需经资深员工复核，满一年后方可独立负责。

1、过渡期考核：每月抽查合同档案，合格后正式授权。

2、资深员工指导内容：常用条款风险点、沟通技巧。

四、合同签订管理

(一)管理目标与核心指标：确保合同签订合法合规，降低法律风险，提高签订效率。核心指标为合同签订及时率（≥95%）、合同条款合规率（100%）。统计口径以合同管理员每月汇总的《合同签订统计表》为准。

1、签订及时率统计：从合同评审通过到签订完成的时间不超过3个工作日。

2、合规率统计：依据法律法规及行业规范抽查合同条款，不合格合同低于1%。

(二)专业标准与规范：制定《标准合同模板库》，包含工程承包、采购等8类常用合同。标注高风险条款（如违约责任不对等），对应防控措施为必须设置滞纳金或解除权。

1、模板库动态更新：每年至少修订一次，新增行业典型合同。

2、高风险条款清单：包括“不履行退货义务”“赔偿上限不合理”等10项。

3、技术规范适配：建筑类合同需附施工图编号、验收标准等技术参数。

(三)管理方法与工具：采用“模板套用+重点条款会审”方法，使用电子签章系统提高效率。

1、模板套用：业务部门填写《合同信息表》后由合同管理员套用模板。

2、会审方式：重大合同组织业务、技术、财务三方简易评审会。

3、电子签章应用：金额低于人民币拾万元的合同可直接线上签署。

五、合同履行监督

(一)主流程设计：合同签订后进入履行阶段，流程为：业务部门每月提交《履行报告》→合同管理员核对进度→发现异常及时上报。全程不超过5个工作日。

1、履行报告内容：合同金额、已完成比例、存在问题。

2、核对标准：与合同约定进度偏差不超过±5%。

3、异常上报：金额超过人民币伍拾万元的合同异常需24小时内报告总经理。

(二)子流程说明：涉及多阶段付款的合同，增加《付款节点确认单》流程。

1、确认单流程：项目经理填写→财务部审核→业务部门存档。

2、衔接节点：付款前需确认完成工程量，由监理单位出具证明。

(三)流程关键控制点：设置“付款前验收”“重大变更双方法定代表人签字”两个核心控制点。

1、付款前验收：材料采购合同需附供应商提供的质检报告。

2、变更控制：任何变更需形成书面协议，由原评审人员复审。

3、交叉复核：安全员每月抽查合同履行记录，与业务部门核对。

(四)流程优化机制：每年第四季度评估合同履行效率，优化需经部门负责人同意。

1、评估指标：合同变更率、逾期付款次数。

2、优化权限：流程简化需报总经理批准。

六、合同档案管理

(一)权限设计：合同管理员统一管理档案，业务部门仅可查阅本部门合同。电子档案需设置访问密码，纸质档案由专人保管。

1、电子档案管理：使用公司云盘，定期备份，权限分三级（查看、编辑、删除）。

2、纸质档案管理：按合同类型编号，存放于带锁档案柜，钥匙由合同管理员和总经理各持一把。

(二)审批权限标准：金额低于人民币壹万元的合同由业务部门负责人审批，超过需总经理签字。

1、审批节点：电子档案需经合同管理员审核，纸质档案需部门负责人签字。

2、查询权限：财务部查询付款相关合同需经财务总监同意。

(三)授权与代理：授权需书面形式，明确授权期限不超过1年，临时代理需总经理电话确认。

1、书面授权内容：授权事项、期限、代理人姓名及权限范围。

2、临时代理要求：最长不超过3个工作日，交接时双方签字确认。

(四)异常审批流程：紧急情况需经总经理书面授权，授权记录存档。

1、紧急场景：自然灾害导致的合同变更。

2、授权要求：需附情况说明，总经理签字后执行。

七、合同风险控制

(一)执行要求与标准：所有合同履行必须签订《履行确认函》，每周更新进度。

1、确认函内容：履行范围、完成情况、存在问题。

2、更新标准：由项目经理填写，合同管理员审核。

(二)监督机制设计：建立“每月例行检查+季度专项审计”机制，重点关注付款进度、质量验收。

1、例行检查内容：抽查合同履行记录，核对10%以上合同。

2、专项审计：针对金额超过人民币壹佰万元的合同，由财务部牵头。

(三)检查与审计：检查采用抽样法，问题形成《风险提示函》，需整改签字确认。

1、检查频次：每月最后一个工作日进行。

2、风险等级：分为重大（需立即整改）、一般（季度内完成）。

3、整改要求：需附整改计划，合同管理员跟踪落实。

(四)执行情况报告：每季度末提交《合同管理报告》，含金额、风险、改进建议。

1、报告内容：合同签订量、变更次数、逾期付款金额。

2、报告主体：合同管理员撰写，部门负责人审核。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：设置合同签订及时率（30%）、合同条款合规率（40%）、合同履行风险发生率（30%）三个核心指标，权重固定，考核对象为合同管理员、业务部门负责人。

1、签订及时率：考核从评审通过到签订完成的时间，低于3个工作日为合格。

2、合规率：抽查合同条款，依据法律法规及行业规范判定，不合格为不合格。

3、风险发生率：统计合同履行中重大风险事件，0发生为优秀。

(二)评估周期与方法：每季度末进行考核，采用评分法，满分100分。

1、考核方法：业务部门负责人评分占50%，总经理评分占50%。

2、评分标准：每项指标满分33分，实际得分乘以权重后累加。

(三)问题整改机制：建立“发现-整改-复核-销号”流程，重大问题需总经理审批整改方案。

1、一般问题：整改时限不超过15个工作日，由业务部门负责人负责。

2、重大问题：需制定专项整改计划，每月汇报进度。

3、问责方式：整改不力者取消当季绩效奖金。

(四)持续改进流程：每年末评估制度有效性，收集业务部门意见后由合同管理员修订。

1、意见收集：通过部门周例会收集，需明确具体改进建议。

2、评估流程：合同管理员整理意见，部门负责人签字确认后提交总经理。

3、修订权限：总经理直接修订或授权合同管理员修订。

九、奖惩机制

(一)奖励标准与程序：奖励情形包括合同签订重大突破、风险防控突出等，类型为奖金或荣誉证书。申报由业务部门填写《奖励申请表》，审核由总经理签字。

1、奖励标准：金额突破奖励按超额部分的5%发放。

2、申报程序：填写表格后附相关证明材料，提交合同管理员初审。

(二)处罚标准与程序：违规行为分为一般（通报批评）、较重（取消评优）、严重（降级）三类，处罚标准与风险等级挂钩。调查需双人取证，被处罚者有陈述权。

1、一般违规：如合同条款未按模板填写，通报批评并要求整改。

2、处罚流程：合同管理员调查后提交《处罚建议表》，总经理审批。

(三)申诉与复议：员工可在收到处罚决定后3个工作日内申请复议，由总经理复核。

1、申请条件：对处罚事实或依据有异议。

2、复议流程：合同管理员整理材料，总经理5个工作日内出具复议结果。

十、附则

(一)制度解释权：本制度由总经理办公室负责解释。

1、解释权限：仅限于总经理授权的部门负责人。

2、解释方式：书面文件形式，抄送全体员工。

(二)相关索引：本制度与《公司人事管理制度》《财务报销制度》《绩效考核制度》关联，条款对应关系见附件索引表。

1、《人事管理制度》：合同管理员任职资格要求。