院校采购管理制度

PAGE院校采购管理制度一、总则（一）目的为了加强院校采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于院校内所有采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、后勤物资、基建工程、服务类采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受监督，保障各方知情权。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构院校设立采购决策委员会，由院校领导、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略，监督采购活动。（二）采购执行部门1.采购部门：负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订与执行等。2.需求部门：提出采购需求，参与采购过程，对采购物品或服务的质量、规格等负责。（三）职责分工1.采购部门职责制定采购管理制度和工作流程。编制采购预算和采购计划。组织供应商筛选、评估和采购谈判。签订采购合同并跟踪执行。整理采购文件和资料，进行采购绩效评估。2.需求部门职责根据教学、科研、管理等需要，准确提出采购需求。协助采购部门进行供应商考察和评估。参与采购合同的验收工作。反馈采购物品或服务的使用情况。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等。2.采购部门对各部门预算草案进行汇总、审核和平衡，形成院校年度采购预算方案，报采购决策委员会审议通过。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按规定程序报经批准。（三）预算监督财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期通报预算执行情况。四、采购计划管理（一）计划制定1.采购部门根据采购预算、需求部门需求和库存情况，制定年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目、采购时间、采购数量、采购方式等内容。（二）计划执行1.采购部门按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.因市场变化等原因需要调整采购计划的，应及时报相关部门审批，并做好记录。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商资质要求和准入条件。2.采购部门负责收集供应商信息，进行资格审查和实地考察，建立供应商档案。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，建立供应商淘汰机制。（三）供应商合作1.与合格供应商签订合作协议，明确双方权利义务和合作期限。2.加强与供应商的沟通与协调，建立良好的合作关系，共同解决采购过程中出现的问题。六、采购方式（一）公开招标1.达到规定金额标准以上且符合公开招标条件的采购项目，应采用公开招标方式。2.公开招标应按照法定程序进行，发布招标公告，接受潜在供应商投标，组织开标、评标和定标。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定程序进行审批，与供应商协商确定成交价格。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。七、采购流程（一）采购申请需求部门根据实际需要填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等内容，经部门负责人审核后提交采购部门。（二）采购审批采购部门对采购申请表进行审核，根据采购金额和采购方式等确定审批流程。采购金额较小的项目由采购部门负责人审批；采购金额较大的项目报采购决策委员会审批。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请，按照选定的采购方式组织实施采购。2.采用招标方式的，应按照招标程序发布招标文件、组织开标、评标和定标；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式的，应按照相应程序进行采购活动。（四）合同签订采购部门与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方权利义务、采购项目、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。合同签订后，报财务部门备案。（五）验收付款1.采购项目完成后，需求部门组织相关人员进行验收。验收合格的，出具验收报告。2.财务部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方权利义务和违约责任。2.合同签订前，采购部门应审核合同条款，确保合同合法合规、公平合理。（二）合同执行1.采购部门和供应商应按照合同约定履行各自义务，确保合同顺利执行。2.采购部门应跟踪合同执行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除1.因特殊原因需要变更或解除采购合同的，应经双方协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，采购部门应及时调整采购预算和采购计划。（四）合同档案管理采购部门应建立采购合同档案，妥善保管合同文本及相关资料，以备查阅。九、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律风险等。2.对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如选择优质供应商、签订详细合同、加强质量检验、建立价格预警机制等。2.对重大风险应制定专项应对方案，并报采购决策委员会审议通过。（三）风险监控1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。2.及时发现风险变化情况，调整风险应对措施，确保采购活动安全可控。十、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等。2.采购质量：采购物品或服务是否符合质量要求。3.采购效率：采购周期是否合理，是否按时完成采购任务。4.供应商管理：供应商的合作情况、服务质量等。5.合规性：采购活动是否符合法律法规和制度要求。（二）评估方法1.定期对采购绩效进行评估，可采用定量分析和定性分析相结合的方法。2.对比采购预算执行情况、采购目标完成情况等进行评估。（三）评估结果应用1.根据评估结果，对采购部门和相关人员进行奖惩。2.针对评估中发现的问题，及时采取措施进行改进，不断提高采购管理水平。十一、监督与审计（一）内部监督1.院校内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采