财政采购监督管理制度

PAGE财政采购监督管理制度一、总则（一）目的为了加强财政采购监督管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和相关政策规定，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。财政性资金包括预算资金、政府性基金和预算外资金等。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，让所有符合条件的供应商能够平等参与采购活动，确保采购结果的公正性。4.公正原则：采购活动应按照既定的标准和程序进行，确保采购过程和结果公正，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假资料或采取不正当手段谋取利益。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构设立采购决策委员会，由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人及专业人士组成。其职责包括：1.审议采购政策、制度和重大采购项目计划。2.对采购项目的预算、采购方式、采购文件等进行审核和决策。3.协调解决采购过程中的重大问题，监督采购活动进展情况。（二）采购执行部门负责具体采购项目的组织实施，其职责如下：1.根据采购需求编制采购文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间等内容。2.发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。3.组织开标、评标、谈判等采购活动，记录采购过程相关信息。4.与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.整理采购项目资料，建立采购档案。（三）监督管理部门负责对采购活动进行全程监督，其职责为：1.制定采购监督计划，明确监督重点和方式。2.审查采购文件，确保采购文件符合法律法规和公司/组织要求。3.监督采购活动的开标、评标、谈判等环节，检查采购程序的执行情况。4.受理供应商的质疑和投诉，调查处理采购活动中的违规行为。5.定期对采购活动进行评估，提出改进意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制本部门下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细内容。对于货物采购，应准确描述货物的品牌、性能参数等。工程采购需明确工程范围、建设标准、工期要求等。服务采购要说明服务内容、服务期限、服务质量标准等。2.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑市场价格波动因素，确保预算的准确性和可行性。3.采购执行部门对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合公司/组织整体财务状况和资金安排，形成年度采购预算草案，报采购决策机构审议。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，未经批准不得擅自调整预算。如因特殊原因确需调整预算的，应按照规定程序报原预算审批部门批准。2.采购执行部门应根据采购预算安排，合理安排采购进度，确保采购项目按时完成。在采购过程中，如发现预算不足或有结余情况，应及时与财务部门沟通协调，按照相关规定进行处理。（三）预算监督1.监督管理部门定期对采购预算执行情况进行检查，重点检查采购项目是否按照预算规定的金额、范围和用途进行采购，有无超预算采购或无预算采购等情况。2.财务部门负责对采购资金的支付进行审核和监督，确保资金支付合规、准确，防止资金浪费和挪用。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，必须采用公开招标方式：货物或服务采购项目单项采购金额达到规定限额以上的。工程采购项目施工单项合同估算价达到规定限额以上的。3.公开招标应按照以下程序进行：采购执行部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序与公开招标基本相同，但在发布招标信息环节，改为向被邀请的供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序如下：采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于谈判小组成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购：是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序：采购执行部门组织专业人员对采购项目进行论证，形成单一来源采购论证报告，说明采用单一来源采购方式的理由和必要性。将单一来源采购论证报告报采购决策机构审批。采购执行部门与单一来源供应商进行协商，确定采购价格、合同条款及其他相关事宜。签订采购合同，并将采购情况进行公示备案。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.询价程序：采购执行部门向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。供应商按照询价通知书要求进行报价，采购执行部门对供应商的报价进行整理和比较。根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。与成交供应商签订采购合同。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购执行部门应根据采购项目特点和采购方式要求，编制规范、完整的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）采购人须知、采购需求、评标标准、合同条款等内容。2.采购需求应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等实质性内容，确保采购文件能够准确反映采购项目的实际需求。3.评标标准应科学合理、客观公正，明确各项评审因素的权重和评分方法，为评标活动提供明确的依据。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交监督管理部门进行审核。监督管理部门重点审查采购文件是否符合法律法规和公司/组织相关规定，采购需求是否合理，评标标准是否公正等。2.对于审核中发现的问题，监督管理部门应及时提出修改意见，采购执行部门应按照要求进行修改完善，确保采购文件合法合规、准确有效。（三）采购文件发放1.采购执行部门应按照规定的程序和方式向潜在供应商发放采购文件。对于公开招标、邀请招标项目，应在招标公告规定的时间内，通过指定媒体或其他方式向潜在供应商发售招标文件。2.对于竞争性谈判、询价等项目，应向符合资格条件的供应商提供谈判文件或询价通知书，并做好发放记录。（四）采购文件变更1.在采购活动过程中，如因特殊原因需要对采购文件进行变更的，采购执行部门应及时发布变更公告或通知所有潜在供应商。变更内容应明确、具体，并说明变更的原因和影响。2.采购文件变更后，应按照规定程序重新进行审核，确保变更后的采购文件符合要求。六、采购活动实施（一）开标、评标、谈判等活动组织1.采购执行部门应按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标、谈判等采购活动。开标活动应公开进行，邀请所有投标人参加，开标过程应记录在案。2.评标活动应按照评标标准进行，评标委员会成员应严格遵守评标纪律，独立公正地进行评审，不得与投标人私下接触，不得收受投标人的财物或其他利益。3.谈判活动应在谈判小组的主持下进行，谈判双方应围绕采购文件规定的内容进行协商谈判，谈判过程应形成书面记录。（二）采购过程记录1.采购执行部门应对采购活动全过程进行详细记录，包括采购文件编制、发布采购信息、供应商报名、资格审查、开标、评标、谈判、定标等环节的相关资料和数据。2.采购过程记录应真实、完整、准确，能够反映采购活动的实际情况，作为采购项目档案管理和监督检查的重要依据。（三）采购活动监督1.监督管理部门应全程参与采购活动，对采购程序的执行情况、评标委员会成员的履职情况等进行监督检查。2.在采购活动现场，监督管理部门有权要求采购执行部门对采购活动中的问题进行说明和解释，对发现的违规行为及时制止并进行调查处理。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购执行部门应及时与中标或成交供应商签订采购合同。采购合同应按照采购文件确定的事项签订，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括合同标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等主要条款，确保合同内容完整、准确、合法。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。2.供应商应严格履行采购合同，如因特殊原因需要变更合同条款的，应及时与采购执行部门协商，并按照规定程序签订补充合同或变更协议。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号，工程的建设标准完成情况，服务的质量和效果等。2.验收合格后，采购执行部门应出具验收报告。验收报告应包括验收项目名称规格型号、数量、验收依据、验收标准、验收情况、验收结论等内容。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，对采购项目的资金支付进行审核和办理。付款前，采购执行部门应提供验收报告、发票等相关资料。2.对于符合合同约定付款条件的，财务部门应及时支付采购资金；对于不符合付款条件的，应及时与采购执行部门沟通协调，暂停付款，并督促供应商整改。八、质疑与投诉处理（一）质疑处理1.供应商对采购活动事项有疑问的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购执行部门提出质疑。2.采购执行部门应在收到供应商质疑后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商，但答复的内容不得涉及商业秘密。3.质疑供应商对采购执行部门的答复不满意或者采购执行部门未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向监督管理部门投诉。（二）投诉处理1.监督管理部门应在收到投诉后三十个工作日内，对投诉事项作出处理决定，并以书面形式通知投诉人和与投诉事项有关的当事人。2.在投诉处理过程中，监督管理部门有权要求采购执行部门、供应商等提供与投诉事项有关的资料，并进行调查核实。3.投诉人对监督管理部门的处理决定不服的，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从预算编制到合同履行完毕全过程的相关资料，主要包括采购预算文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）采购活动记录（开标记录、评标报告、谈判记录等）采购合同、验收报告、质疑与投诉处理文件等。（二）档案整理与保管1.采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作，按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订，确保档案资料完整、有序。2.采购档案应妥善