要求建立学校档案管理制度

PAGE要求建立学校档案管理制度[学校名称]档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理，有效保护和利用档案，提高学校管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规及教育行业相关标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各班级及全体教职工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实、准确地反映学校各项工作的实际情况，严禁虚假、伪造档案。3.安全保密原则加强档案安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用价值。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置学校设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理制度并组织实施。2.负责学校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范管理。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。4.开展档案的利用工作，为学校各项工作提供档案信息服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续。5.负责档案信息化建设，将档案信息录入计算机系统，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享。6.对学校各部门的档案工作进行指导、监督和检查，定期组织档案工作培训，提高档案管理人员的业务水平和全体教职工的档案意识。7.做好档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。8.收集、整理学校在教育教学、行政管理、科研活动等方面形成的各类文件材料，及时归档，确保档案的齐全完整。三、档案分类及归档范围（一）党群工作类1.学校党组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的文件材料。2.学校工会、共青团、妇联等群众组织工作的文件材料。（二）行政管理类1.学校行政会议记录、决议、决定等文件材料。2.学校发展规划、工作计划、总结、报告等文件材料。3.学校规章制度、岗位职责、工作流程等文件材料。4.学校机构设置、人员编制、干部任免、考核奖惩等文件材料。5.学校对外联络、合作交流、接待工作等文件材料。6.学校安全保卫、综合治理、环境卫生等工作的文件材料。（三）教育教学类1.学校教学计划、教学大纲、课程标准、教材等文件材料。2.教师教案、教学课件、教学反思、教学总结等教学业务材料。3.学生学籍管理、成绩管理、奖惩管理等文件材料。4.教学研究、教育改革、教学成果等文件材料。5.学校招生工作、毕业生就业工作等文件材料。6.学校体育、艺术、卫生、国防教育等工作的文件材料。（四）科学研究类1.学校科研项目申报、立项、研究、结题等文件材料。2.科研成果鉴定、奖励、推广应用等文件材料。3.科研人员学术论文、著作、专利等文件材料。（五）师资队伍建设类1.教师招聘、引进、培训、进修等文件材料。2.教师专业技术职务评聘、考核、晋升等文件材料。3.教师师德师风建设、表彰奖励等文件材料。（六）学生管理类1.学生入学教育、军训、社会实践等文件材料。2.学生班级管理、团队活动、社团活动等文件材料。3.学生心理健康教育、资助管理、就业指导等文件材料。（七）财务审计类1.学校财务预算、决算、财务报表等文件材料。2.学校财务管理制度、会计凭证、账簿等文件材料。3.学校审计工作文件材料，包括审计计划、审计报告、审计意见等。（八）后勤管理类1.学校校园建设、维修改造、资产管理等文件材料。2.学校物资采购、供应、保管、使用等文件材料。3.学校食堂管理、宿舍管理、水电管理等文件材料。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.学校档案管理部门定期对各部门的文件材料收集情况进行检查和指导，督促各部门按时完成收集任务。3.对于学校重要活动、重大事件形成的文件材料，档案管理部门应提前介入，及时收集相关资料。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类方案对收集到的文件材料进行分类整理。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写文件材料目录，确保档案的有序排列。3.对破损、褪色的文件材料进行修复和复制，保持档案的原貌。4.按照档案装订要求，将文件材料进行装订，确保档案的整齐、牢固。五、档案保管（一）档案库房建设1.学校应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.档案应按照分类顺序存放在档案架上，标识清晰，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，确保数据的安全。3.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管的档案：凡是在相当长的时期内学校需要查考利用的档案，应长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时期内学校需要查考利用的档案，应短期保管，保管期限为5年以下。（四）档案定期检查1.档案管理部门定期对档案的保管状况进行检查，一般每年检查一次，发现问题及时处理。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等，对破损、褪色、霉变等档案及时进行修复和处理。六、档案利用（一）档案查阅1.本校教职工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，须持有单位介绍信，经学校分管领导批准后，方可查阅。3.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员只能查阅与本人工作相关的档案，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。4.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅完毕后，应及时归还档案，不得带出档案管理部门。（二）档案借阅1.本校教职工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅档案一般不得超过两周，如需延期使用，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现问题，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）档案证明1.本校教职工因工作需要开具档案证明，应填写《档案证明申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理。2.档案管理部门根据档案内容如实开具证明，并加盖学校档案管理专用章。3.档案证明应严格按照规定的格式和内容开具，不得随意更改或增减内容。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应继续保管；对失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报学校分管领导批准后，予以销毁。（二）档案销毁1.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销。2.销毁档案时，应采用粉碎、焚烧等方式，确保档案信息的彻底销毁。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。八、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标建立学校档案信息管理系统，实现档案的数字化管理、在线查阅、远程利用等功能，提高档案管理的效率和服务水平。（二）档案数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，确保图像清晰、完整。2.对扫描后的图像进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等，提高图像质量。3.将数字化图像进行分类、命名、存储，建立电子档案