职业学校档案室管理制度

PAGE职业学校档案室管理制度一、总则（一）目的为加强职业学校档案室管理，有效保护和利用档案资源，提高学校管理水平和工作效率，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门及全体教职员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案室负责集中管理全校各类档案，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，数据准确无误。3.及时归档原则：各部门及相关人员应按照规定及时将办理完毕的文件材料整理归档，不得积压。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提供便捷的档案查阅利用服务，充分发挥档案的作用。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理制度并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设施设备，定期检查档案保管状况，防止档案损坏、丢失和泄密。4.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享利用。5.积极提供档案利用服务，根据学校工作需要，及时准确地为各部门及人员查阅、借阅档案提供便利。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校教职员工的档案意识和业务水平。7.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案材料的齐全、完整。2.严格按照学校档案管理制度的要求，及时将本部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料进行分类整理，并在规定时间内移交档案室。3.在档案形成过程中，各部门应注重档案的质量，保证文件材料的真实性、准确性和规范性。4.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，根据工作需要如实提供相关档案信息。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案工作纪律。2.认真履行档案管理职责，熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高工作效率和质量。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等，确保档案管理工作的规范化、科学化。4.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理，保障档案信息系统的安全稳定运行。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.学校党政管理工作中形成的各类文件、会议记录、纪要、决议、工作计划、总结、统计报表等。2.教学管理工作中形成的教学计划、教学大纲、课程标准、教案、教材、试卷、学生成绩册、教学质量评估材料等。3.科研管理工作中形成的科研项目申报书、研究报告、论文、著作、科研成果鉴定材料等。4.师资队伍建设工作中形成的教师个人档案、职称评审材料、培训记录等。5.学生管理工作中形成的学生学籍档案、奖惩材料、毕业生档案等。6.招生就业工作中形成的招生计划、招生简章、录取名单、就业协议、就业统计报表等。7.财务管理工作中形成的财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等。8.后勤管理工作中形成的房产档案、设备档案、物资采购档案、维修档案等。9.学校举办的各类活动形成的文件、照片、录像、纪念品等。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，负责定期收集本部门的档案材料，并确保材料的完整性和准确性。2.档案材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，禁用铅笔、圆珠笔书写。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行存储和备份。4.各部门应在每年年底前对上一年度形成的档案材料进行全面收集整理，并移交档案室。（三）整理方法1.按照档案的形成规律和特点，对收集到的档案材料进行分类整理。分类应科学合理，便于查找和利用。2.档案整理应遵循统一的分类标准和编号规则，确保档案编号的唯一性和系统性。3.对每份档案材料进行编目，包括文件题名、责任者、日期、文号、页数等，编目应准确清晰。4.按照档案类别和保管期限，将整理好的档案材料进行装订，装订应牢固整齐，便于翻阅。5.建立档案目录数据库，将档案的目录信息录入数据库，实现档案目录的信息化管理，方便快捷地查询档案信息。四、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是反映学校一般工作活动，在一定时期内对学校工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（二）保管条件1.档案室应具备适宜的保管环境，保持温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。2.档案室应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全保管。3.档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐有序，并按照类别、保管期限等进行标识。4.定期对档案保管状况进行检查，发现问题及时采取措施进行处理，并做好检查记录。（三）档案的存放与排列1.按照档案类别和保管期限，将档案分别存放在不同的档案柜架中。2.同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列，便于查找和管理。3.建立档案存放位置索引，标明档案的存放地点、类别、保管期限等信息，方便快速定位档案。五、档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门及教职员工因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、有关单位因工作需要查阅学校档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅学校档案。4.其他经学校批准的单位或个人因特殊原因查阅学校档案。（二）利用手续1.校内各部门及教职员工查阅本校档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.校外单位查阅学校档案，需持单位介绍信，注明查阅目的、内容、范围等，经学校办公室审核同意后，到档案室查阅。查阅重要档案需经学校分管领导批准。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅学校档案，应出具相关证明文件，经学校办公室审核后，按照规定办理查阅手续。4.查阅档案时，查阅人员应在档案室指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定进行登记。（三）利用登记1.档案室应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细登记。2.登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅目的、查阅档案名称及数量、归还日期等。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查阅和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合学校实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、历史地分析档案内容的原则，准确判定档案的保存价值。3.充分考虑学校各项工作的发展变化和档案利用的实际需求，确保鉴定结果的合理性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由学校办公室、档案室及相关部门的负责人和业务骨干组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析档案的形成背景、历史价值、现实利用价值等。2.参考档案的保管期限划分标准，结合学校实际情况，确定档案的存毁。3.对于涉及学校重要历史事件、重大决策、关键业务等方面的档案，应重点审查，慎重决定其存毁。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.《档案销毁清册》经学校分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁完毕后，应将《档案销毁清册》永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、管理和利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，为学校各项工作提供便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰可读。2.对扫描后的图像进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等，提高图像质量。3.按照档案分类和编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立科学合理的档案数据库结构。（三）信息系统管理1.选用适合学校档案管理需求的信息化管理软件，确保软件功能满足档案管理工作的各项要求。2.加强档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。3.定