职业学校档案员管理制度

PAGE职业学校档案员管理制度一、总则（一）目的为加强职业学校档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、管理、科研等各项工作中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体档案员以及涉及档案管理工作的各部门和人员。（三）档案定义本制度所指档案是职业学校在招生、教学、学生管理、行政办公、后勤保障、校企合作、科研活动等各项工作中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，由学校综合档案室归口管理全校各类档案，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案应如实反映学校各项工作的实际情况，归档材料必须真实可靠，严禁弄虚作假。3.完整性原则全面收集学校在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及学校机密和个人隐私的档案信息予以保密，防止档案信息泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案服务教学、管理和科研工作的效率。二、档案机构与人员（一）档案管理机构学校设立综合档案室，作为学校档案管理的专门机构，负责全校档案的集中统一管理。综合档案室在学校办公室领导下开展工作，业务上接受上级档案行政管理部门的监督、指导。（二）档案员职责1.档案收集与整理负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目等工作，确保档案材料的齐全、完整和规范。定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，指导各部门兼职档案员做好档案整理工作。2.档案保管做好档案库房的日常管理工作，保持库房清洁、整齐、通风良好，确保档案实体安全。配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，定期检查维护，保证设备正常运行。对电子档案进行安全存储和管理，定期备份，防止数据丢失。3.档案利用建立健全档案查阅、借阅制度，为学校各部门和师生提供档案利用服务。认真做好档案查阅、借阅登记工作，及时催还到期档案，确保档案的正常流转和安全。根据利用者的需求，积极提供档案信息咨询服务，协助查找和提供相关档案资料。4.档案鉴定与销毁按照国家有关规定和学校档案鉴定标准，定期对档案进行鉴定，提出存毁意见。对已失去保存价值的档案，经学校领导批准后，严格按照档案销毁程序进行销毁，确保档案信息安全。5.档案统计与编研做好档案统计工作，及时准确地填报档案工作基本情况统计报表，为学校档案管理决策提供依据。积极开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记等，为学校教学、管理和科研工作提供参考。6.档案信息化建设负责学校档案信息化系统的建设、维护和管理，推进档案数字化工作。对档案信息进行数字化处理，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。7.协助与沟通协助学校各部门做好文件材料的收集、整理和归档工作，提供档案业务指导和培训。加强与上级档案行政管理部门、兄弟学校档案部门的联系与沟通，学习借鉴先进的档案管理经验和技术。（三）兼职档案员职责1.各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作。2.兼职档案员应按照学校档案管理要求，及时将本部门在工作中形成的各类文件材料收集齐全，进行分类整理，定期移交学校综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供本部门档案利用的相关信息。4.接受学校综合档案室的业务指导和培训，不断提高档案管理业务水平。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.党群工作类包括学校党组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、党员名册、组织关系介绍信等。2.行政管理类学校行政办公文件、会议纪要、规章制度、工作计划与总结、机构设置与人员任免文件、学校大事记等。3.教学管理类教学计划、教学大纲、课程标准、教案、教材、教学日历、学生成绩册、教学质量评估材料、实习实训资料等。4.学生管理类学生学籍档案、招生录取材料、学生奖惩记录、毕业生就业材料等。5.后勤管理类校园建设规划、房产档案、物资采购与管理文件、设备档案、后勤服务保障材料等。6.校企合作类校企合作协议、合作项目资料、企业实习实训基地建设与管理文件等。7.科研工作类科研项目申报书、立项批复、研究成果报告、学术论文、著作等。8.其他类学校举办的各类活动资料、对外交流合作文件、捐赠档案等。（二）归档要求1.归档文件应齐全完整，字迹清晰，签署完备，日期准确。2.归档文件应按照分类方案进行分类整理，遵循文件形成规律和特点，保持文件之间有机联系。3.归档文件应使用统一格式的档案盒（袋）进行装盒（袋），并在盒（袋）上标明类别、年度、保管期限等信息。4.归档文件应编制卷内目录，卷内目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，一式两份，一份装订在卷内首页，一份单独成册。5.归档文件应编制备考表，备考表应包括本卷情况说明、立卷人、检查人、日期等项目，置于卷末。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，在次年上半年由各部门兼职档案员整理归档后移交学校综合档案室。2.教学类档案中的学生成绩册、毕业生就业材料等，应在每学期结束后或毕业生离校前及时归档。3.科研项目档案应在项目结题后三个月内归档。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。1.年度将档案按形成年度进行划分，不同年度的档案分别整理。2.机构（问题）按学校内部机构设置或问题性质对档案进行分类，如党群工作、行政管理、教学管理、学生管理、后勤管理、校企合作、科研工作等。3.保管期限根据档案的保存价值，将档案划分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种保管期限。（三）具体分类1.党群工作类党委文件纪委文件工会文件团委文件其他党群工作文件2.行政管理类学校文件办公室文件人事文件财务文件保卫文件其他行政管理文件3.教学管理类教学计划教学大纲课程建设实践教学教学研究与改革教学质量监控其他教学管理文件4.学生管理类招生工作学籍管理学生思想政治教育学生奖惩学生就业其他学生管理文件5.后勤管理类校园建设与管理物资管理财务管理资产管理后勤服务其他后勤管理文件6.校企合作类校企合作协议与合同合作项目实施企业实习实训基地建设其他校企合作文件7.科研工作类科研项目管理科研成果管理学术交流与合作其他科研工作文件8.其他类学校重大活动对外交流与合作捐赠与资助其他特殊文件五、档案的保管（一）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘、吸尘器等，并定期检查维护，确保设备正常运行。3.档案库房应实行专人管理，无关人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房时，应注意关闭门窗、电器设备等，确保库房安全。（二）档案装具1.档案应使用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具进行存放。档案柜应排列整齐，编号清晰，便于查找和管理。2.档案盒应采用无酸纸制作，规格统一，盒面应标明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等信息。（三）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年。3.短期保管凡是在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年。（四）档案定期检查1.学校综合档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化、利用情况等。2.检查中发现档案有破损、褪色、霉变等情况时，应及时采取修复、复制等措施进行处理，确保档案的安全和完整。3.对检查情况应做好记录，发现问题及时整改，并向上级领导报告。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度，确保档案利用工作合法、合规。2.服务教学、管理和科研原则档案利用工作应紧密围绕学校教学、管理和科研工作的需要，为师生提供优质、高效的档案信息服务。3.保密原则在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，对涉及学校机密及个人隐私的档案信息予以保密，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅学校内部各部门和师生因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。查阅档案时，档案管理人员应在现场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，方可借阅档案，但借阅期限一般不得超过两周。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容，按时归还档案。3.出具证明学校各部门和师生因对外交流、办理相关手续等需要档案部门出具证明材料的，档案管理人员应根据档案内容如实出具，并加盖学校档案部门印章。（三）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用目的、档案名称及数量、归还时间等。档案利用登记册应妥善保管，以备查考。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点，从学校和社会的现实需要出发，结合档案的形成规律和特点，科学地判定档案的保存价值。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由学校办公室、综合档案室、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法档案鉴定人员应逐件审查档案材料，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.分析比较法通过对同类档案或相关档案的分析比较，了解档案的共性和个性，准确把握档案的保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出存毁意见，并填写《档案鉴定销毁清册》。《档案鉴定销毁清册》应包括档案题名、年度、保管期限、卷号、文号、责任者、页数、存毁意见等内容。2.《档案鉴定销毁清册》经学校领导审批后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁。4.档案销毁过程中，应安排专人监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁完毕后，监销人员应将销毁情况报告学校领导。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的职业学校档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务质量。（二）数字化档案资源建设1.对学校现有纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式应为清晰、完整、可长期保存的通用格式，如PDF等。2.按照档案分类方案和编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立档案数据库，实现档案信息的有序管理。3.对电子档案的元数据进行采集和整理，元数据应包括文件题名、文号、责任者、日期、保管期限等基本信息，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（三）档案信息化系统功能1.档案录入与管理实现档案信息的在线录入、修改、删除等功能，方便档案管理人员对档案数据进行维护和更新。2.检索查询提供多种检索方式，如按题名、文号、责任者、日期、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。3.借阅管理实现档案借阅申请、审批、登记、催还等功能，对档案借阅过程进行全程跟踪管理。4.统计分析对档案数据进行统计分析，生成各类档案统计报表和分析图表，为学校档案管理决策提供数据支持。5.安全管理设置用户权限管理功能，对不同用户的操作权限进行严格控制，确保档案信息安全。采用数据备份、加密存储等技术手段，防止数据丢失和泄露。（四）信息化安全保障1.建立健全档案信息化安全