编办三合一档案管理制度

PAGE编办三合一档案管理制度一、总则（一）目的为了加强编办档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于编办机关及其所属事业单位在各项工作中形成的各类档案，包括文件、资料、图表、数据等纸质、电子和音像等不同载体形式的档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：编办档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确地反映编办各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集和整理编办在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门编办设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责编办档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定编办档案管理制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等基础工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁工作。5.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。6.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。7.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。8.对编办各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。（三）各部门职责1.各部门负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和移交工作，确保文件材料的齐全完整。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，协助档案管理部门做好档案的收集、整理和移交等工作。3.严格遵守档案管理制度，按照规定的程序和要求办理档案的查阅、借阅等手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与编办工作相关的文件、指示、通知等。2.编办形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.编办在机构编制管理、行政审批、监督检查等各项业务工作中形成的文件材料，如机构设立、变更、撤销文件，人员编制核定文件，行政审批文件及相关档案资料等。4.编办召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。5.编办工作人员参加各类培训、学习、调研等活动形成的文件材料。6.编办与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。7.编办获得的荣誉证书、奖状、奖牌等相关材料。8.编办的大事记、年鉴等资料。9.其他与编办工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的文件材料，确保文件材料的完整性和准确性。2.对于重要文件和紧急文件，应及时送交档案管理部门进行登记和保管。3.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范、签署齐全，如有破损或褪色等情况，应进行修复或复制。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、机构编制业务类、人事管理类、纪检监察类等类别。2.组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法进行组卷，每卷厚度适中，一般不超过200页。3.编号：对每卷档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。4.编目：编制档案目录，包括案卷题名、卷号、年度、保管期限、起止日期、页数、备注等内容，确保档案目录的准确、完整。5.装订：对整理好的档案进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放安全、整齐。2.对不同载体形式的档案，应采用相应的装具进行存放，如纸质档案存放在档案柜中，电子档案存放在存储设备中，并做好标识和防护。（三）档案保管措施1.建立档案出入库登记制度，对档案的出入库时间、数量、去向等进行详细登记，确保档案的安全。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，如档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。3.对重要档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。4.做好档案库房及周边环境的安全防范工作，安装必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合编办档案的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映编办的主要职能活动和重要工作成果。2.档案的保存价值，包括现实利用价值和历史研究价值。3.档案的完整性和准确性。4.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值。2.综合分析：结合编办的工作实际和档案的形成背景，对档案进行综合分析，判断其保存价值。（五）保管期限划分1.永久保管：凡是反映编办主要职能活动和历史面貌，对编办工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是在一定时期内对编办工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（六）销毁程序1.档案鉴定小组对经过鉴定确定无保存价值的档案，编制档案销毁清册，清册应包括档案的题名、卷号、保管期限、销毁原因等内容，并经档案鉴定小组负责人签字确认。2.档案销毁清册报编办分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，监销人应在销毁清册上签字确认，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁后的档案销毁清册应妥善保管，保存期限不少于5年。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家有关档案利用的法律法规和编办档案管理制度办理档案利用手续。2.服务大局原则：充分发挥档案的服务作用，为编办各项工作提供有力支持。3.方便利用原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，方便档案利用者查阅和获取档案信息。（二）利用范围1.编办工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅编办档案。3.司法机关、纪检监察机关等因办案需要查阅编办档案。4.其他经编办批准的单位或个人因工作需要查阅编办档案。（三）利用手续1.编办工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位人员查阅编办档案，应持单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经编办分管领导批准后，到档案管理部门办理查阅手续。3.司法机关、纪检监察机关等因办案需要查阅编办档案，应出具相关法律文书，经编办分管领导批准后，到档案管理部门办理查阅手续。4.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合条件的，提供相应的档案供查阅利用，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人、查阅内容、查阅期限等信息。（四）利用方式1.查阅：档案利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应按照规定办理借阅手续，借阅期限一般不超过7个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案应妥善保管，不得转借、涂改、污损、丢失，按时归还。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人批准后，按照规定的程序和要求进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明复制日期、复制人等信息。七、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量统计，包括档案的总卷数、件数、页数等。2.档案的种类统计，如党群工作类、行政管理类、机构编制业务类等各类档案的数量。3.档案的保管期限统计，永久、30年、10年保管期限档案的数量。4.档案的利用情况统计，包括查阅、借阅、复制档案的人次、数量等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计记录。2.利用档案管理软件等工具，对档案信息进行数字化统计分析，提高统计工作的效率和准确性。（三）统计报表1.档案管理部门应定期编制档案统计报表，如年度档案统计报表、季度档案利用情况统计报表等。2.档案统计报表应内容完整、数据准确，经档案管理部门负责人审核签字后，报编办分管领导和上级档案管理部门。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和服务水平，为编办各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对编办现存的纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.档案管理系统建设：选用适合编办档案管理需求的档案管理软件，建立档案管理系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用、统计、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。3.数据安全管理：加强档案信息化系统的数据安全管理，采