系部档案文件归档制度

PAGE系部档案文件归档制度一、总则（一）目的为加强系部档案文件管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于系部各部门在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案文件。（三）基本原则1.集中统一原则：系部档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和利用。2.真实完整原则：归档的文件应真实反映系部各项工作的实际情况，确保文件的完整性。3.分类科学原则：按照文件的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找和管理。4.便于利用原则：以提高档案利用效率为目标，合理组织档案资源，方便系部师生和相关人员查阅利用。二、归档范围（一）教学档案1.教学计划：各专业人才培养方案、教学大纲、课程教学计划等。2.教学运行：课程表、教学任务书、授课教案、教学日志、学生成绩册等。3.实践教学：实习计划、实习报告、毕业设计（论文）选题、指导记录、答辩记录等。4.教学改革：教学改革项目申报书、立项文件、结题报告等。5.教学评估：教学质量评估材料、教师教学质量考核材料等。（二）科研档案1.科研项目：科研项目申请书、立项通知书、研究报告、成果鉴定材料、获奖证书等。2.学术论文：教师发表的学术论文、著作、教材等。3.学术活动：学术讲座、学术会议、学术交流等活动的相关材料。（三）学生管理档案1.招生就业：招生计划、招生简章、录取名单、就业协议、毕业生派遣材料等。2.学生学籍：学生入学登记表、学籍变动材料、毕业登记表等。3.学生奖惩：学生奖励、处分材料等。4.学生资助：学生资助申请材料、资助评审材料、资助发放记录等。（四）行政管理档案1.综合管理：系部工作计划、总结、会议纪要、规章制度、大事记等。2.人事管理：教职工基本情况登记表、岗位聘任材料、考核材料、奖惩材料、工资变动材料等。3.财务管理：经费预算、决算报告、财务报表、报销凭证等。4.资产管理：固定资产登记、清查材料、设备采购合同、报废处置材料等。三、归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整。2.收集的文件材料应齐全、完整，包括正件、附件、底稿、签批件等。3.对重要文件材料应进行备份，以防丢失。（二）文件材料的整理1.按照档案分类方案，对收集的文件材料进行分类整理。2.每份文件材料应保持其完整性，不得随意拆分、合并。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保字迹清晰、页面完整。（三）文件材料的装订1.归档文件材料应采用A4纸打印或复印，左侧装订。2.装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。3.对大于A4纸的文件材料应进行折叠，使其大小与A4纸一致。（四）文件材料的编目1.编制归档文件目录，包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等。2.目录应打印或书写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。3.对电子文件应编制电子目录，与纸质目录相对应。四、归档流程（一）部门整理1.各部门在文件材料形成后，应及时进行整理，按照归档要求分类、装订、编目。2.整理完毕后，填写《系部档案文件移交清单》，一式两份，一份部门留存，一份交档案管理部门。（二）档案接收1.档案管理部门收到各部门移交的档案文件后，应进行认真核对，检查文件材料的完整性、准确性和规范性。2.对不符合要求的档案文件，应及时退回部门重新整理。（三）档案保管1.档案管理部门对接收的档案文件进行分类上架保管，建立档案库房管理制度，确保档案的安全。2.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。（四）档案利用1.系部师生和相关人员因工作需要查阅档案文件时，应填写《系部档案文件查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照规定提供档案文件查阅服务，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案文件。3.如需复印或借阅档案文件时，应按照规定办理相关手续。五、档案保管期限（一）永久保管1.系部制定的重要规章制度、长远规划等。2.上级机关颁发的属于系部主管业务并要贯彻执行的重要文件。3.系部召开的重要会议的主要文件材料。4.系部重要的请示、报告、批复、统计报表等。5.系部机构演变、人事任免等文件材料。6.系部财产、物资交接等重要文件材料。7.系部教学、科研、管理工作中形成的具有长远利用价值的文件材料。（二）定期保管1.保管期限为30年的档案文件：系部一般性的教学、科研、管理文件材料；系部短期的工作计划、总结、统计报表等。2.保管期限为10年的档案文件：系部临时性的工作文件材料；系部一般性的会议文件材料等。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.对确无保存价值的档案文件应进行销毁，销毁时应填写《系部档案文件销毁清单》，一式两份，一份留存，一份交档案管理部门。2.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息的安全。3.档案销毁时，应有两人以上监销，并在销毁清单上签字确认。七、档案信息化管理（一）电子档案的收集1.各部门应及时将形成的电子文件收集整理，按照档案分类方案进行分类存储。2.电子文件应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性。（二）电子档案的整理1.对电子档案应进行元数据采集，包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、格式等。2.按照档案分类方案对电子档案进行分类整理，建立电子档案目录数据库。（三）电子档案的存储1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，定期进行备份。2.存储设备应异地存放，以防数据丢失。（四）电子档