珠海政府采购内控制度

PAGE珠海政府采购内控制度一、总则（一）制定目的为了加强珠海市政府采购内部控制管理，规范采购行为，提高采购效率，防范采购风险，确保政府采购活动合法、合规、公正、透明，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于珠海市政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。涉及的采购主体涵盖各级国家机关、事业单位和团体组织。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：确保采购过程公平、公正，维护各方合法权益。3.公开性原则：采购信息应依法公开，接受社会监督。4.效益性原则：提高采购资金使用效益，实现物有所值。5.内部控制原则：建立健全内部管理制度，加强流程控制和风险防范。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，科学合理地编制政府采购预算。预算编制要明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额等内容。2.采购预算应按照财政部门规定的格式和要求进行编制，并确保与部门预算整体衔接。（二）预算审核与调整1.财政部门对各部门报送的政府采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、合规性和完整性。2.因特殊情况需要调整采购预算的，采购需求部门应按照规定程序提出申请，经财政部门审核批准后进行调整。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购需求部门根据批准后的采购预算，结合项目实施进度，制定具体的政府采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.对于集中采购目录以内或采购限额标准以上的项目，采购需求部门应按照规定将采购计划报送到集中采购机构或政府采购监管部门备案。（二）计划执行与监控1.采购计划一经确定，采购需求部门应严格按照计划组织实施采购活动。在采购过程中，如遇特殊情况需要变更采购计划的，应按照规定程序办理审批手续。2.政府采购监管部门应对采购计划的执行情况进行监控，确保采购活动按照计划有序进行。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.采用公开招标方式采购的，采购人应当在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告。招标公告应当包括招标项目的名称、用途、数量、简要技术要求、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间以及获取招标文件的办法等事项。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出成交候选人，并编写评审报告。采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购人与供应商应当遵循政府采购法规定的原则，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。单一来源采购人员应当编写采购协商情况记录，主要内容包括采购项目预算金额、协商日期、供应商提供的采购标的情况、采购价格和成交金额等。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价小组应当对供应商的报价进行评审，并根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请与审批1.采购需求部门根据采购计划，填写政府采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购方式、申请理由等内容。2.政府采购申请表应按照规定程序进行审批，审批通过后方可组织实施采购活动。（二）采购文件编制1.采购人或其委托的采购代理机构应根据采购项目的特点和需求，编制招标文件、谈判文件、询价通知书等采购文件。采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、评审标准、合同条款等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的公平、公正、公开。（三）采购信息发布1.采购人或其委托的采购代理机构应按照规定在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布采购信息，包括招标公告、谈判公告、询价公告、中标公告、成交公告等。2.采购信息应及时、准确、完整地发布，确保潜在供应商能够及时获取采购信息。（四）供应商资格审查1.采购人或其委托的采购代理机构应按照采购文件规定的资格条件，对供应商的资格进行审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩证明、财务状况等。2.只有通过资格审查的供应商才能参与采购活动。（五）开标、谈判、询价1.开标、谈判、询价应按照采购文件规定的时间、地点和程序进行。开标时，采购人或其委托的采购代理机构应邀请所有投标人参加，并当众宣布投标人的名称、投标价格、投标文件的主要内容等。谈判和询价过程中，谈判小组和询价小组应按照规定的程序和评审标准进行评审，并记录评审过程和结果。2.开标、谈判、询价过程应进行全程记录，并存档备查。（六）评审与中标、成交结果确定1.评审委员会或询价小组应按照采购文件规定的评审标准，对投标文件、谈判响应文件、询价报价文件进行评审，推荐中标、成交候选人。2.采购人应根据评审委员会或询价小组的推荐意见，确定中标、成交供应商，并发布中标、成交公告。（七）合同签订与履行1.中标、成交供应商应在中标、成交公告发布之日起三十日内，与采购人签订政府采购合同。政府采购合同应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、履行期限、付款方式、违约责任等内容。2.采购人应按照政府采购合同的约定，及时支付采购资金。中标、成交供应商应按照政府采购合同的约定，履行供货、安装、调试、售后服务等义务。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购人与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。2.政府采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、履行期限、付款方式、违约责任等条款。（二）合同履行1.采购人应当按照政府采购合同的约定，及时支付采购资金。中标、成交供应商应当按照政府采购合同的约定，履行供货、安装、调试、售后服务等义务。2.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同的，采购人与中标、成交供应商应当协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为政府采购合同的组成部分，与原合同具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应当按照政府采购合同的约定，对中标、成交供应商提供的货物、工程和服务进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术参数等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.采购人可以自行组织验收，也可以委托具有相应资质的第三方机构进行验收。验收合格后，采购人应当出具验收报告。（四）合同档案管理1.政府采购合同签订后，采购人应当按照规定将合同副本报送到政府采购监管部门备案。2.采购人应当建立政府采购合同档案管理制度，对合同签订、履行、验收等过程中形成的文件资料进行整理、归档、保管。合同档案应包括采购文件、投标文件、谈判响应文件、询价报价文件、中标通知书、政府采购合同、验收报告、付款凭证等资料。七、采购监督管理（一）内部监督1.采购人应建立健全内部监督管理制度，加强对政府采购活动的内部监督。内部监督内容包括采购预算执行情况、采购计划制定与执行情况、采购方式选择与审批情况、采购程序合规情况、采购文件编制与审核情况、供应商资格审查情况、开标、谈判、询价过程监督情况、评审与中标、成交结果确定情况、合同签订与履行情况、验收情况等。2.采购人应设立专门的内部监督机构或配备专职的监督人员，对政府采购活动进行全程监督。内部监督机构或监督人员应定期对政府采购活动进行检查和评估，发现问题及时督促整改。（二）财政监督1.财政部门应加强对政府采购活动的监督管理，依法履行监督职责。财政监督内容包括政府采购法律法规和政策执行情况、采购预算编制与执行情况、采购计划备案情况、采购方式审批情况、采购程序合规情况、采购文件编制与审核情况、供应商资格审查情况、开标、谈判、询价过程监督情况、评审与中标、成交结果确定情况、合同签订与履行情况、验收情况、采购资金支付情况等。2.财政部门应建立健全政府采购监督检查制度，定期对采购人、采购代理机构、供应商等政府采购活动当事人进行监督检查。监督检查方式包括现场检查、书面检查、网络监测等。财政部门发现政府采购活动当事人存在违法违规行为的，应依法予以处理。（三）审计监督1.审计部门应加强对政府采购活动的审计监督，依法履行审计职责。审计监督内容包括政府采购法律法规和政策执行情况、采购预算编制与执行情况、采购计划备案情况、采购方式审批情况、采购程序合规情况、采购文件编制与审核情况、供应商资格审查情况、开标、谈判、询价过程监督情况、评审与中标、成交结果确定情况、合同签订与履行情况、验收情况、采购资金支付情况等。2.审计部门应建立健全政府采购审计制度，定期对采购人、采购代理机构、供应商等政府采购活动当事人进行审计。审计方式包括专项审计、年度审计等。审计部门发现政府采购活动当事人存在违法违规行为的，应依法予以处理，并将审计结果向社会公布。（四）社会监督1.政府采购活动应接受社会监督。任何单位和个人有权对政府采购活动中的违法违规行为进行举报和投诉。2.采购人、采购代理机构、供应商等政府采购活动当事人应积极配合社会监督，及时处理举报和投诉事项。政府采购监管部门应建立健全举报和投诉处理制度，对举报和投诉事项进行认真调查核实，依法处理违法违规行为，并将处理结果向社会公布。八、责任追究（一）采购人责任1.采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：未按照规定编制政府采购预算的；未按照规定制定采购计划的；未按照规定选择采购方式的；未按照规定发布采购信息的；未按照规定进行供应商资格审查的；未按照规定组织开标、谈判、询价的；未按照规定确定中标、成交供应商的；未按照规定签订政府采购合同的；未按照规定履行政府采购合同的；未按照规定进行验收的；其他违反政府采购法律法规和政策规定的行为。2.采购人有下列情形之一的，属于恶意串通，依照政府采购法第七十二条的规定追究法律责任：与供应商或者采购代理机构恶意串通的；在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的；在有关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况的；开标前泄露标底的。（二）采购代理机构责任1.采购代理机构有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告；情节严重的，暂停其政府采购代理资格，并处十万元以下的罚款：未按照规定编制采购文件的；未按照规定发布采购信息的；未按照规定组织开标、谈判、询价的；未按照规定确定中标、成交供应商的；未按照规定签订政府采购合同的；未按照规定履行政府采购合同的；未按照规则组建评审委员会的；未按照规定对评审委员会的评审活动进行现场监督的；其他违反政府采购法律法规和政策规定的行为。2.采购代理机构有下列情形之一的，属于恶意串通，依照政府采购法第七十二条的规定追究法律责任：与供应商或者采购人恶意串通的；在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的；在有关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况的；开标前泄露标底的。（三）供应商责任1.供应商有下列情形之一的，由财政部门列入不良行为记录名单，禁止其在一至三年内参加政府采购活动，并予以通报：