湖北高校采购制度

PAGE湖北高校采购制度一、总则（一）目的为规范湖北高校采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合湖北高校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖北高校及其所属各部门、各单位使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，依法依规进行。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行采购合同约定的各项义务。二、采购组织与管理（一）采购管理机构1.学校采购工作领导小组：负责统筹领导学校采购工作，研究决定采购工作中的重大事项。2.采购管理部门：负责组织实施学校采购活动，制定采购管理制度和流程，审核采购文件，监督采购过程，协调处理采购中的问题。3.采购执行部门：负责具体执行采购任务，包括编制采购计划、组织采购活动、签订采购合同、验收采购项目等。（二）采购人员职责1.采购管理人员职责制定和完善采购管理制度和流程。审核采购文件，确保采购文件符合法律法规和学校要求。监督采购过程，及时发现和处理采购中的问题。协调采购当事人之间的关系，维护采购秩序。2.采购执行人员职责编制采购计划，根据学校需求确定采购项目、采购方式、采购预算等。组织采购活动，包括发布采购公告、邀请供应商、开标评标、签订合同等。负责采购合同的签订、履行和管理，及时处理合同变更、解除等事项。组织采购项目的验收，确保采购项目符合合同要求。三、采购范围与分类（一）采购范围1.货物类：包括教学设备、科研仪器、办公家具、办公用品、图书资料、药品、医疗器械等。2.工程类：包括新建、改建、扩建工程，装修工程，修缮工程，绿化工程等。3.服务类：包括物业管理、餐饮服务、住宿服务、会议服务、培训服务、咨询服务等。（二）采购分类1.集中采购：纳入学校集中采购目录的采购项目，由学校采购管理部门统一组织采购。2.分散采购：未纳入学校集中采购目录的采购项目，由采购执行部门按照学校规定的采购方式自行组织采购。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、有较多潜在供应商的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购程序（一）采购计划编制1.需求部门提出采购需求：各部门、各单位根据工作需要，提出采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等采购需求，并填写采购申请表。2.采购管理部门审核采购需求：采购管理部门对采购申请表进行审核，核实采购需求的合理性、必要性和可行性，提出审核意见。3.编制采购计划：采购执行部门根据采购管理部门的审核意见，编制采购计划，明确采购项目、采购方式、采购预算、采购时间等内容。（二）采购文件编制1.确定采购文件编制要求：采购执行部门根据采购项目的特点和采购方式，确定采购文件的编制要求，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.编制采购文件：采购执行部门按照采购文件编制要求，编制采购文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。3.采购管理部门审核采购文件：采购管理部门对采购文件进行审核，确保采购文件符合法律法规和学校要求，避免出现歧视性条款、不合理要求等问题。（三）采购信息发布1.选择采购信息发布媒体：采购执行部门根据采购项目的特点和采购方式，选择合适的采购信息发布媒体，如政府采购网、学校官网、招标代理机构网站等。2.发布采购信息：采购执行部门在选定的采购信息发布媒体上发布采购公告、招标文件等采购信息，确保采购信息公开透明。（四）供应商选择与采购评审1.供应商报名与资格审查：采购执行部门接收供应商的报名材料，对供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。2.组织采购评审：采购执行部门按照采购文件规定的评标标准和方法，组织评标委员会或谈判小组、询价小组对供应商的投标文件或响应文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。3.采购结果公示：采购执行部门将采购结果在学校官网或其他指定媒体上进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示期间，如有供应商对采购结果提出质疑，采购执行部门应及时进行处理。（五）采购合同签订1.发出中标通知书或成交通知书：采购执行部门向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书，通知其中标或成交结果。2.签订采购合同：中标供应商或成交供应商在收到中标通知书或成交通知书后的[X]个工作日内，与采购执行部门签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同备案：采购执行部门将采购合同副本送采购管理部门备案，采购管理部门对采购合同进行审核，确保采购合同符合法律法规和学校要求。（六）采购项目验收1.制定验收方案：采购执行部门根据采购合同的要求，制定采购项目验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员等内容。2.组织验收：采购执行部门按照验收方案组织验收人员对采购项目进行验收，验收人员应包括采购执行部门代表、使用部门代表、技术专家等。验收过程中，应严格按照验收标准进行检查，确保采购项目符合合同要求。3.出具验收报告：验收结束后，验收人员应出具验收报告，验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。验收报告经验收人员签字确认后生效。六、采购资金管理（一）采购预算编制1.各部门、各单位编制采购预算：各部门、各单位根据工作需要和学校预算安排，编制本部门、本单位的采购预算，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购管理部门审核采购预算：采购管理部门对各部门、各单位编制的采购预算进行审核，核实采购预算的合理性、必要性和可行性，提出审核意见。3.学校财务部门汇总编制采购预算：学校财务部门根据采购管理部门的审核意见，汇总编制学校年度采购预算，报学校预算管理部门审核后，纳入学校年度预算。（二）采购资金支付1.采购合同签订后支付预付款：采购合同签订后，采购执行部门根据合同约定，向供应商支付预付款。预付款的比例和金额应符合国家法律法规和学校规定。2.采购项目验收合格后支付货款：采购项目验收合格后，采购执行部门根据验收报告和采购合同约定，向供应商支付货款。货款的支付方式应符合国家法律法规和学校规定，一般采用银行转账方式支付。3.采购资金支付审批：采购执行部门在支付采购资金前，应填写采购资金支付申请表，报采购管理部门和学校财务部门审批。采购管理部门和学校财务部门应按照职责分工，对采购资金支付申请表进行审核，确保采购资金支付符合法律法规和学校规定。七、采购监督与管理（一）内部监督1.采购管理部门监督：采购管理部门负责对采购活动进行全程监督，检查采购文件的编制、采购信息发布、供应商选择、采购评审、采购合同签订、采购项目验收等环节是否符合法律法规和学校要求。2.学校审计部门监督：学校审计部门负责对采购项目进行审计监督，检查采购项目的预算执行情况、采购资金使用情况、采购合同履行情况等是否符合法律法规和学校要求。3.学校纪检监察部门监督：学校纪检监察部门负责对采购活动中的违纪违规行为进行监督检查，对发现的问题及时进行调查处理。（二）外部监督1.财政部门监督：财政部门负责对学校采购活动进行监督检查，检查学校采购活动是否符合政府采购法律法规和政策规定，采购资金使用是否合规等。2.其他相关部门监督：其他相关部门根据职责分工，对学校采购活动进行监督检查，如教育主管部门、行业主管部门等。（三）投诉处理1.供应商投诉：供应商对采购结果有异议的，可以在采购结果公示期内向采购执行部门提出质疑。采购执行部门应在收到质疑后的[X]个工作日内进行答复。供应商对采购执行部门的答复不满意的，可以在答复期满后的[X]个工作日内向采购管理部门投