湖北工会采购制度

PAGE湖北工会采购制度一、总则（一）目的为规范湖北工会采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障工会各项工作的顺利开展，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖北工会机关及所属各级工会组织的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保障工会会员的知情权和监督权。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和服务提供商，确保采购质量和性价比。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务，维护采购市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构湖北工会设立采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项。采购领导小组由工会领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行机构湖北工会指定专门的部门或人员作为采购执行机构，负责具体采购活动的组织实施。采购执行机构应具备相应的采购专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规。（三）采购监督机构湖北工会设立采购监督小组，对采购活动进行全程监督。采购监督小组由工会纪检部门、财务部门等人员组成，负责审查采购程序的合法性、采购文件的规范性、采购过程的公正性等。（四）各部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，提供采购项目的详细规格、技术要求、数量等信息，并对采购项目的质量和进度负责。2.采购执行机构：负责按照采购制度和流程，组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，办理采购款项的支付等。4.采购监督机构：负责对采购活动进行监督检查，受理采购投诉，对违规行为进行处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门工作计划和实际需求，编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息。2.采购执行机构应汇总各需求部门的采购预算，编制湖北工会年度采购预算草案，报采购领导小组审议。3.采购领导小组审议通过后的采购预算草案，报工会财务部门审核，经工会主席批准后执行。（二）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容和调整金额等。2.采购执行机构应审核需求部门的预算调整申请，提出审核意见，报采购领导小组审议。3.采购领导小组审议通过后的预算调整申请，报工会财务部门审核，经工会主席批准后执行。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和湖北省有关规定执行。3.采购执行机构应按照相关法律法规和行业标准，编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标评标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购执行机构应按照相关法律法规和行业标准，编制邀请招标文件，发出投标邀请书，组织开标评标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购执行机构应按照相关法律法规和行业标准，编制竞争性谈判文件，组织谈判活动，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购且必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购执行机构应按照相关法律法规和行业标准，编制单一来源采购文件，组织采购活动，确定成交供应商。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其报价进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购执行机构应按照相关法律法规和行业标准，编制询价文件，发出询价单，组织询价活动，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等信息，并加盖部门公章。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，报采购执行机构。（二）采购审批1.采购执行机构收到采购申请表后，应进行初步审核，核实采购项目的必要性、可行性和预算金额等信息。2.采购执行机构将初步审核通过的采购申请表报采购领导小组审批。采购领导小组应根据采购制度和相关规定，对采购项目进行审议，作出审批决定。（三）采购文件编制1.采购执行机构根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的规范性和公正性。（四）采购信息发布1.采购执行机构应按照相关法律法规和行业标准，将采购信息在指定的媒体上发布，包括湖北工会官方网站、政府采购网等。2.采购信息应包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容，确保采购信息的公开透明。（五）供应商报名与资格审查1.供应商应在规定的时间内，按照采购文件的要求，报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。2.采购执行机构应按照采购文件的规定，对供应商的资格进行审查，确定合格供应商名单。（六）采购评审1.采购执行机构应按照采购文件的规定，组织开标评标、谈判、询价等采购评审活动。2.采购评审活动应邀请相关专家和代表组成评审小组进行评审。评审小组应按照评审标准和方法，对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审，确定成交供应商。（七）采购合同签订1.采购执行机构应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容，确保采购合同的合法性和有效性。2.采购合同签订后，采购执行机构应将采购合同副本报工会财务部门备案。（八）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同的要求，组织对采购项目进行验收。2.采购验收应包括对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查，确保采购项目符合采购合同的要求。3.采购验收合格后，需求部门应填写采购验收报告，并加盖部门公章。采购验收报告应报采购执行机构备案。（九）采购付款1.采购执行机构应按照采购合同的约定，及时办理采购款项的支付手续。2.采购付款前，采购执行机构应审核采购合同、采购验收报告、发票等相关凭证，确保采购款项支付的准确性和合法性。3.工会财务部门应按照财务管理制度的规定，办理采购款项的支付手续。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购执行机构应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、价格风险等。2.采购监督机构应加强对采购活动的监督检查，及时发现和纠正采购活动中存在的问题，防范采购风险。（二）风险评估1.采购执行机构应根据风险识别的结果，对采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.采购风险评估应采用定性和定量相结合的方法，综合考虑风险发生的可能性和影响程度，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.针对不同等级的采购风险，采购执行机构应制定相应的风险应对措施，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.采购执行机构应加强对采购活动的内部控制，规范采购流程，提高采购人员的风险意识和业务水平，有效防范采购风险。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购审批、采购文