测绘质检站档案管理制度

PAGE测绘质检站档案管理制度一、总则（一）目的为加强测绘质检站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，充分发挥档案在测绘质检工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于测绘质检站各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则测绘质检站的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映测绘质检工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理测绘质检工作中形成的各类文件材料，保证档案的完整性，不遗漏重要信息。4.安全性原则采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）档案管理职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善测绘质检站档案管理制度。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。建立档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。负责档案的鉴定、销毁工作，对失去保存价值的档案提出销毁意见，按规定程序进行销毁。定期对档案进行统计，掌握档案的数量、种类、利用情况等信息，为档案管理决策提供依据。负责档案库房的管理，确保档案存放环境符合要求，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识和档案管理水平。2.各部门职责负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料齐全、完整，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。对本部门形成的档案进行保密管理，不得擅自泄露档案内容。二、档案的收集与整理（一）收集范围测绘质检站档案的收集范围包括但不限于以下几类：1.质量管理文件质量管理体系文件，如质量手册、程序文件、作业指导书等。质量计划、质量检验报告、质量审核记录等。质量问题处理记录、质量改进措施及效果评估等文件。2.测绘业务文件测绘项目任务书、合同书、协议书等。测绘技术设计书、技术总结、成果报告等。测绘原始记录、观测数据、计算资料、绘图文件等。测绘仪器设备的检定证书、使用记录、维护保养记录等。3.行政管理文件上级主管部门下发的文件、通知、批示等。测绘质检站制定的规章制度、工作计划、工作总结等。会议纪要、工作简报、大事记等。人事档案、工资福利、考勤记录等。4.其他文件与测绘质检工作相关的科研项目文件、技术交流材料、学术论文等。对外合作协议、合同、往来信函等。重要活动的照片、录像、录音等资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其原始性和完整性，不得擅自修改、涂抹、剪裁或损毁。3.对电子文件的收集，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定进行存储和备份。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理工作效率。（四）整理方法1.分类将收集到的档案按照其内容和性质进行分类，一般可分为质量管理类、测绘业务类、行政管理类、其他类等。在每一大类下，再根据具体情况进一步细分小类，如测绘业务类可分为大地测量、摄影测量与遥感、工程测量、地理信息系统等。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。编号可采用数字编码、字母编码或数字与字母相结合的方式，如采用“年度+类别+流水号”的形式进行编号。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录信息准确、完整。建立电子目录和纸质目录，电子目录应定期进行更新和维护，方便档案的检索和查询。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持文件的原貌，不得压盖文件内容，装订材料应选用符合档案保管要求且不影响档案长期保存的材料。三、档案的保管（一）保管期限划分测绘质检站档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案具有重要历史价值和长远利用价值的档案，如质量管理体系文件、测绘重大项目成果档案等。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，以及法律法规规定需永久保存的档案。2.长期保管的档案在较长时间内具有查考利用价值的档案，一般保管期限为10年至50年。如测绘项目的技术设计书、技术总结、成果报告等，以及行政管理方面的重要文件等。3.短期保管的档案在较短时间内具有查考利用价值的档案，一般保管期限为1年至10年。如一般性的测绘原始记录、临时性的文件材料等。（二）保管要求1.档案库房建设档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，确保档案存放环境安全可靠。库房应具备良好的采光和照明条件，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。库房内应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，并按照档案的分类和编号顺序进行排列，便于档案的存放和查找。2.档案存储方式纸质档案应采用标准的档案盒或档案夹进行存放，档案盒或档案夹应标明档案编号、题名、保管期限等信息。电子档案应采用光盘、硬盘等存储介质进行存储，并进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应按照一定的分类和命名规则进行存储，便于检索和管理。对特殊载体的档案，如照片、录像、录音等，应根据其特点进行妥善保管，确保其质量不受影响。3.档案安全管理建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的日常管理和安全检查，确保档案实体安全。配备必要的安全防护设备，如防火设备、防盗设备、防潮设备、防虫设备、防鼠设备等，并定期进行维护和检查，确保其正常运行。严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房时应进行登记，并遵守库房管理制度。对档案的借阅、利用等情况进行严格登记，确保档案的流向清晰可查，防止档案丢失或泄密事故的发生。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值和保管期限长短的原则，确保鉴定结果客观、准确。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断其价值和保管期限。2.分析档案形成规律了解测绘质检工作不同阶段和业务活动中档案的形成特点，以此为依据确定档案的价值和保管期限。3.参考档案保管期限表结合国家和行业有关档案保管期限的规定，以及测绘质检站的实际情况，制定适合本单位的档案保管期限表，作为鉴定工作的参考依据。（四）销毁程序1.提出销毁意见档案鉴定小组对经过鉴定确无保存价值的档案，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.审批《档案销毁清册》报测绘质检站主管领导审批，经批准后方可进行销毁。3.销毁实施由档案管理部门指定专人负责档案的销毁工作，销毁时应确保档案内容无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人等信息。4.监销档案销毁时，应安排两人以上监销，监销人应在销毁记录上签字确认，确保销毁工作的真实性和严肃性。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.测绘质检站内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经测绘质检站主管领导批准后，方可查阅。查阅内容涉及国家机密、商业秘密等重要信息的，应严格按照国家有关规定执行审批程序。（二）查阅要求1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需复印、拍照、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。复印、拍照、摘录的档案材料应与原件内容一致，不得擅自更改。4.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）利用登记档案管理部门应对档案的查阅、利用情况进行详细登记，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用方式等信息。登记信息应定期进行整理和统计，以便掌握档案利用动态，为档案管理决策提供依据。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，并指定专人负责档案统计工作统计工作。2.档案统计的内容包括档案的数量、种类、保管期限分布、查阅利用情况等。统计数据应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作的实际情况。3.定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，为改进档案管理工作提供参考依据。统计报表应按照规定的格式和时间要求报送上级主管部门和相关部门。（二）移交工作1.测绘质检站因机构变动