测绘成果档案台账制度

PAGE测绘成果档案台账制度一、总则（一）目的为加强公司测绘成果档案的管理，确保测绘成果档案的完整、准确、系统和安全，便于查询、利用和管理，根据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有测绘项目成果档案的管理，包括但不限于地形测量、工程测量、地籍测量、房产测量等各类测绘活动所形成的档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司测绘成果档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和提供利用。2.依法依规原则严格遵守国家有关测绘成果档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.安全保密原则加强测绘成果档案的安全保密措施，防止档案信息泄露，保障国家和公司的利益。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，提高档案管理效率，方便档案的查询、利用和共享。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司测绘成果档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司测绘成果档案，接收、整理、保管和提供利用各类测绘成果档案。3.对测绘项目档案的形成、积累、整理和归档工作进行监督指导。4.定期对测绘成果档案进行清查、核对，确保档案的完整和准确。5.负责档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享。6.按照国家有关规定，做好测绘成果档案的鉴定、销毁工作。（二）测绘项目负责人职责1.负责组织本项目测绘成果档案的收集、整理和归档工作，确保档案资料的完整、准确和系统。2.对本项目档案的真实性、完整性和准确性负责，及时向档案管理部门移交档案。3.在项目实施过程中，督促项目组成员做好档案资料的积累和整理工作，指导项目组成员按照档案管理要求进行文件材料的分类、编号和装订。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理规章制度，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.负责档案的日常管理，包括档案的分类、编号、装订、上架、存储等，确保档案存放有序，便于查找。3.对档案进行定期检查和维护，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。4.按照规定办理档案的借阅、查阅手续，及时登记和归还档案，做好档案利用记录。5.协助档案管理部门做好档案信息化建设工作，录入档案信息，建立档案数据库。三、测绘成果档案的收集与整理（一）收集范围1.测绘项目任务书、技术设计书、技术总结等文件材料。2.测绘原始记录、观测数据、计算资料、成果图件等。3.测绘仪器设备的检定证书、校准记录等。4.测绘项目验收报告、质量检查报告等。5.与测绘项目有关的其他文件材料，如会议纪要、往来信函等。（二）收集要求1.项目负责人应在项目完成后及时组织收集本项目的档案资料，确保档案资料的齐全、完整。2.档案资料应真实、准确、清晰，符合档案管理要求，不得擅自涂改、伪造或销毁档案资料。3.对于重要的测绘成果档案，应实行双套制保管，一套纸质档案，一套电子档案。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范，便于保管和利用。3.按照国家有关档案分类标准和公司档案管理规定进行整理。（四）整理方法1.分类根据测绘成果档案的内容和性质，分为基础测绘档案、工程测绘档案、地籍测绘档案、房产测绘档案等类别。2.组卷按照项目或年度将相关文件材料进行组卷，同一项目或年度的文件材料应集中组卷。3.排列卷内文件材料应按照重要程度、时间顺序等进行排列，编号应连续、清晰。4.编号对每卷档案进行编号，编号应符合公司档案编号规则，便于管理和查询。四、测绘成果档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列整齐，标识清晰，便于查找和利用。2.定期对档案进行清查、核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.做好档案库房的温湿度控制，保持适宜的温湿度环境，防止档案霉变、虫蛀等。（三）电子档案保管1.建立电子档案存储系统，对电子档案进行分类存储，确保电子档案的安全和完整。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.对电子档案的存储介质进行定期检查和维护，确保存储介质的可靠性。五、测绘成果档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、利用测绘成果档案。2.外单位因工作需要查阅、利用测绘成果档案，应按照国家有关规定办理相关手续。（二）利用要求1.查阅、利用测绘成果档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限等。2.档案管理部门应按照规定对查阅申请进行审核，批准后方可查阅。3.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅人员应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。5.如需复印、复制档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。6.外单位查阅、利用测绘成果档案，应严格遵守国家有关保密规定，签订保密协议，确保档案信息安全。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、利用情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用期限等。六、测绘成果档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对测绘成果档案进行鉴定，确保档案的保存价值和保管期限合理。2.鉴定工作应遵循全面审查、科学分析、准确判定的原则，确保鉴定结果的客观性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对测绘成果档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的完整性、准确性和系统性。2.档案的保存价值和保管期限。3.档案的密级和保密期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司领导批准。2.档案管理部门应按照批准的销毁清单，组织专人对档案进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字，并将销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的测绘成果档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、管理和利用，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化加工对纸质测绘成果档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行图像处理、数据挂接等工作，建立档案数据库。2.档案管理系统建设开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理系统，实现档案的在线录入、查询、借阅、统计等功能。3.数据安全管理建立档案信息化安全管理制度和技术措施，保障档案数据的安全，防止数据泄露、篡改等。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，保证系统的稳定性和安全性。3.做好档案数据的备份和恢复工作，确保数据的安全和完整。八、监督与检查（一）监督检查部门公司设立档案管理监督检查小组，由公司领导、档案管理部门负责人和相关业务部门负责人组成，负责对公司测绘成果档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案管理工作的组织实施情况。3.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。4.档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查每年定期对公司测绘成果档案管理工作进行全面检查，检查结果形成报告，