江西会计档案管理制度

PAGE江西会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强江西会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作，保证会计档案的真实、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等有关法律法规，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于江西省行政区域内各级各类国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）的会计档案管理。（三）定义本制度所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理应当遵循统一领导、分级管理的原则，单位负责人对本单位的会计档案管理工作负责。同时，应确保会计档案管理工作符合国家有关法律法规和行业标准要求，做到科学规范、安全保密、便于利用。二、会计档案的归档范围（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，按照经济业务事项的内容加以分类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。（二）会计账簿1.总账，全面记录单位经济业务，提供资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等总括核算资料的账簿。2.明细账，根据总账科目所属的明细科目设置，用于分类登记某一类经济业务事项，提供有关明细核算资料的账簿。3.日记账，按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.固定资产卡片，记录固定资产详细信息的卡片式账簿。5.辅助账簿，也称备查账簿，是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中都不予登记或登记不够详细的经济业务事项进行补充登记时使用的账簿。（三）财务会计报告1.月度、季度、半年度财务会计报告，包括会计报表、会计报表附注、财务情况说明书等。2.年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表（股东权益变动表）及其附注和财务情况说明书。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款账目，反映企业银行存款日记账余额与银行对账单余额之间差异的调节情况。2.银行对账单，银行出具的反映企业在一定时期内银行账户资金变动情况的对账单。3.纳税申报表，企业向税务机关申报缴纳税款时填写的报表。4.会计档案移交清册，记录会计档案移交情况的清册。5.会计档案保管清册，详细记录会计档案保管情况的清册。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁情况的清册。7.会计档案鉴定意见书，对已到保管期限的会计档案进行鉴定后出具的意见书。三、会计档案的整理（一）整理原则与要求会计档案整理应遵循真实性、完整性、系统性、有序性和便利性的原则，确保会计档案能够准确反映单位经济业务活动，便于查阅和利用。整理过程中应按照会计档案形成的规律和特点，保持其有机联系，区分不同保管期限和类别进行分类整理。（二）会计凭证的整理1.分类排序：按照记账凭证的编号顺序，将原始凭证附在相应记账凭证后面，并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。对于同类经济业务的原始凭证，可按时间顺序排列。2.粘贴与折叠：原始凭证纸张面积大于记账凭证的，应按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后还可以展开查阅。原始凭证纸张面积过小，不能直接装订的，可先按一定顺序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上。小票应分张排列，同类同金额的单据尽量粘在一起，同时，在一旁注明张数和合计金额。3.编号与装订：整理好的会计凭证应加上封面和封底，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数、附件张数等内容，并由装订人在装订线封签处签名或盖章。装订时应使用棉线在左上角装订牢固，保证凭证的整齐、牢固，便于翻阅。（三）会计账簿的整理1.账簿装订：订本式账簿应保持原有的账页顺序，不得缺号、跳页。活页式账簿应抽出空白页，并将已使用的账页按顺序编号，加具封面和封底，装订成册。卡片式账簿在使用完毕后，应将卡片穿孔固定保管。2.账页编号：对订本式账簿，应按账页顺序连续编号；对活页式账簿，应在装订成册后，按实际使用的账页顺序编定页码。同时，应在账簿启用表上注明各账户的名称、页次和编号。3.封面填写：在账簿封面上注明单位名称、账簿名称、年度、月份等信息。（四）财务会计报告的整理1.分类装订：按年度、季度、月度分别将财务会计报告装订成册，并加上封面。封面上应注明单位名称、报告名称、年度、季度、月度、报告日期等内容。2.报告顺序：财务会计报告应按资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及其附注、财务情况说明书依次排列。对于半年度财务会计报告，也应按照上述顺序整理。（五）其他会计资料的整理1.银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等应按时间顺序整理，每年度装订成册，并加上封面，注明单位名称、资料名称、年度等信息。2.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、鉴定意见书等应单独成册，按时间顺序排列，分别注明相关信息。四、会计档案的保管（一）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限如下：1.会计凭证，保管期限为30年。2.会计账簿，总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告，月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告保管期限为永久。4.其他会计资料，银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书保管期限为永久。（二）保管地点单位应根据会计档案的数量和管理要求，设置专门的会计档案保管库房或专柜。保管库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠、防磁等安全防护措施，确保会计档案的安全。同时，应保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，不同类别、不同保管期限的会计档案应分开存放，并设置明显的标识。2.对电子会计档案，应存储在磁性介质上，并定期进行备份。备份应异地存放，以防止数据丢失。同时，应建立电子会计档案的索引目录，便于查找和利用。3.会计档案管理人员应定期对会计档案进行检查和盘点，确保会计档案的完整、安全。如发现会计档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。4.单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。五、会计档案的利用（一）查阅与借阅规定1.单位内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准后，方可查阅。查阅时，应在指定地点进行，不得在会计档案上涂画、标记、拆散原卷册，也不得抽换会计凭证。2.单位外部人员查阅会计档案，应持有单位介绍信，经本单位负责人批准后，方可查阅。查阅时，应在单位会计机构人员的陪同下进行，并严格遵守查阅规定。3.借阅会计档案，应填写《会计档案借阅申请表》，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延期的，应办理续借手续。借阅人员不得擅自将会计档案带出单位或转借他人。4.查阅或借阅会计档案时，档案管理人员应如实记录查阅或借阅情况，包括查阅或借阅人员姓名、单位、查阅或借阅时间、查阅或借阅内容等，并由查阅或借阅人员签字确认。（二）利用方式与限制1.会计档案的利用方式主要包括查阅纸质档案、查阅电子档案、复制档案资料等。查阅纸质档案时，应按照档案管理人员的指引进行操作；查阅电子档案时，应使用单位规定的电子设备和软件，并遵守相关操作规程。2.复制会计档案资料应经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，并注明复制用途。复制的会计档案资料应与原件一致，并加盖单位公章或档案管理专用章。3.利用会计档案时，不得违反国家有关法律法规和单位内部规定，不得损害单位利益和他人合法权益。对于涉及国家机密、商业秘密等重要信息的会计档案，应严格按照保密规定进行管理和利用，防止信息泄露。六、会计档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织单位应成立会计档案鉴定工作小组，由单位负责人牵头，会计、审计、档案等部门人员组成。鉴定工作小组负责对已到保管期限的会计档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准与方法1.鉴定工作应依据国家有关法律法规和本制度规定的保管期限，对会计档案的保存价值进行全面、客观的评估。2.鉴定时，应审查会计档案的内容是否涉及未了事项、债权债务纠纷、重要经济决策等，以及是否对单位今后的财务审计、税务检查等工作具有参考价值。3.对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的会计凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书和会计档案销毁清册中列明。（三）销毁程序1.经鉴定可以销毁的会计档案，应编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.会计档案销毁清册应经单位负责人、会计机构负责人、会计主管人员签字确认，并报上级主管部门备案。3.销毁会计档案时，应由单位档案管理机构和会计机构共同派员监销。监销人在销毁会计档案前应按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；销毁后，应在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告单位负责人。（四）特殊情况处理1.对于保管期满但涉及国家秘密、商业秘密等重要信息的会计档案，如果需要销毁，应按照国家有关保密规定进行处理，确保信息安全。2.单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。七、监督与检查（一）内部监督1.单位应建立健全会计档案管理内部监督制度，定期对会计档案管理工作进行自查自纠。内部审计部门应将会计档案管理纳入审计范围，检查会计档案的整理、保管、利用、鉴定销毁等工作是否符合本制度规定。2.会计机构负责人、会计主管人员应定期对会计档案管理人员的工作进行检查和指导，确保会计档案管理工作规范有序。（二）外部监督1.财政部门应加强对单位会计档案