民办非企业单位档案制度

PAGE民办非企业单位档案制度一、总则（一）目的为加强民办非企业单位（以下简称“本单位”）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：本单位档案由综合档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自留存、销毁档案。2.真实完整原则：档案应如实反映本单位各项工作的实际情况，确保档案内容完整、准确。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，提高工作效率。4.安全保密原则：档案管理人员应严格遵守保密制度，确保档案的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室综合档案室是本单位档案管理的职能部门，负责档案管理的日常工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁本单位的各类档案。3.负责档案的检索工具编制、档案信息开发利用等工作，为单位各项工作提供档案服务。4.指导、监督和检查本单位各部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训。5.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全存放。（二）兼职档案员各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并配合综合档案室做好档案管理的其他相关工作。兼职档案员的职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行整理、分类、装订。2.定期将整理好的档案移交综合档案室，并办理交接手续。3.协助综合档案室开展档案的清查、统计等工作。4.负责本部门档案的日常保管和利用，确保档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围本单位档案的收集范围包括但不限于以下几类：1.行政管理类：包括单位设立、变更、注销等相关文件；会议记录、纪要；工作计划、总结；规章制度；人事档案；财务档案等。2.业务活动类：包括项目申报材料、合同协议、业务报表、技术资料、培训资料等。3.资产财务类：包括固定资产台账、财务报表、审计报告、税务资料等。4.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、群团工作等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理，按照档案分类标准进行分类，并定期移交综合档案室。3.对于重要文件材料，应实行双套制管理，即同时保存纸质档案和电子档案。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括分类、编号、编目、装订等环节。1.分类：根据档案的内容和性质，将档案分为行政管理类、业务活动类、资产财务类、党群工作类等一级类目，在一级类目下再根据需要设置二级及以下类目。2.编号：对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和存放位置。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）库房建设综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.不同载体的档案应分开存放，如纸质档案、电子档案、照片档案等。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）库房管理1.档案库房应安排专人负责管理，严格控制库房进出人员，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.定期对库房进行检查，确保档案存放环境安全，发现问题及时处理。3.做好库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点，从单位的实际情况出发，根据档案的保存价值和保管期限，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（三）保管期限划分档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为15年至50年。3.短期保管：凡是反映本单位局部工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、密级等内容。3.档案销毁清册经单位负责人审批后，由综合档案室负责组织实施销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。5.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全的前提下，为单位各项工作提供有效服务。（二）利用范围本单位工作人员因工作需要可以查阅、借阅本单位档案。外单位因特殊原因需要查阅、借阅本单位档案的，须经本单位负责人批准。（三）利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅登记表，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等。2.查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经综合档案室同意，并按规定办理复印手续。3.借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。4.外单位查阅、借阅档案，应持单位介绍信，经本单位负责人批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅、借阅，并按照本单位规定办理相关手续。（四）利用登记综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅、借阅时间、人员、内容、期限等。利用登记记录应妥善保管，以备查考。七、档案的统计（一）统计内容档案统计工作应全面、准确地反映档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。统计内容包括档案数量统计、档案利用情况统计、档案库房设施设备统计等。（二）统计方法档案统计工作应采用科学的统计方法，定期对档案数据进行收集、整理、分析和汇总。统计报表应准确、及时、完整，数据应真实可靠。（三）统计报表报送综合档案室应定期向上级主管部门和本单位领导报送档案统计报表，为单位决策提供数据支持。同时，应做好档案统计资料的归档工作，以便于查阅和分析。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将形成的电子文件收集齐全，并按照档案管理要求进行整理、分类、命名。2.电子文件的整理应遵循电子文件的形成规律，保持电子文件之间的有机联系，便于检索和利用。3.对电子文件应进行元数据收集，元数据应准确反映电子文件的内容、结构、背景等信息。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行备份。2.电子档案存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁、防病毒等功能，确保电子档案的安全。3.建立电子档案存储目录，对电子档案的存储位置、存储介质等信息进行详细记录，便于查找和管理。（三）电子档案的利用1.利用电子档案应使用专