民办中小学档案管理制度

PAGE民办中小学档案管理制度一、总则（一）目的为加强民办中小学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、行政管理及其他各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职工。（三）档案定义本制度所指档案是学校在教育教学、行政管理、后勤服务等活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学校档案由综合档案室集中统一管理，各部门负责本部门文件材料的收集、整理，并定期移交档案室。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则：全面收集学校在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定学校档案管理的各项规章制度，并组织实施。2.集中统一管理学校各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和利用等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整。4.开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。5.对各部门档案工作进行业务指导、监督和检查。（二）各部门档案工作小组1.各部门负责人为本部门档案工作第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理和移交工作。2.设立兼职档案员，负责本部门日常文件材料的收集、分类、整理，并定期向综合档案室移交。3.配合综合档案室做好档案的鉴定、统计、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党组织、工会、共青团等组织形成的文件材料。2.行政管理类：学校行政工作中形成的各类文件，如学校规划、工作计划、总结、会议记录、规章制度等。3.教育教学类：教学计划、教学大纲、教案、教材、试卷、学生成绩册、教学研究成果等。4.学生管理类：学生学籍档案、奖惩记录、综合素质评价材料等。5.师资队伍建设类：教师招聘、培训、考核、职称评定等材料。6.财务管理类：财务预算、决算、会计凭证、报表等。7.后勤管理类：校园建设规划、房产档案、物资采购、维修记录等。8.安全保卫类：安全制度、应急预案、安全检查记录、事故处理报告等。9.对外交流类：学校与其他单位交流合作形成的文件材料。10.其他类：学校在其他各项工作中形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.分类标准统一，一般按照年度保管期限机构（问题）进行分类。3.每份文件应编制页号，备考表填写完整。4.按照档案装订要求进行装订，确保整齐、牢固。5.填写档案盒封面、盒脊项目，编制归档文件目录、全宗卷等。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则根据国家有关规定和学校实际情况，对档案进行科学鉴定，准确划分档案的保管期限。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年。30年保管：反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案。10年保管：在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案。（三）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由综合档案室牵头，各部门负责人及相关人员参加。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.综合档案室根据鉴定意见，确定档案的保管期限，并进行调整。4.对已到保管期限的档案进行再次鉴定，确定其存毁。五、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的房间。2.库房面积应满足学校档案存储的需要，并预留一定的发展空间。3.库房内应配备必要的设施设备，如档案架、温湿度计、空调、除湿机、消防器材等。（二）档案上架1.按照档案分类顺序，将档案整齐排列上架，便于查找和管理。2.同一全宗的档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开存放。3.档案架应编号，档案盒应在盒脊上标明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等信息。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员的职责。2.定期对库房进行检查，确保档案的安全。检查内容包括温湿度、防火、防盗、防虫、防潮等情况。3.做好库房清洁卫生工作，保持库房整洁。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。六、档案的统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的卷数、件数等。2.档案利用情况统计：如查阅档案的人次、利用档案的目的等。3.档案移交、接收、销毁情况统计。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案进行盘点和统计。2.利用档案管理软件进行数据统计和分析，提高统计工作效率。3.统计数据应准确、及时，如实反映档案管理工作的实际情况。七、档案的编目与检索（一）编目要求1.编制归档文件目录，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。2.编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编等参考资料，方便档案的查阅和利用。3.对重要档案应编制专题目录，如教学成果目录、教师获奖目录等。（二）检索工具1.建立纸质检索工具，如归档文件目录、全宗指南、分类索引等。2.开发电子检索系统，利用档案管理软件实现档案的快速检索。3.定期对检索工具进行更新和维护，确保其准确性和完整性。八、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案利用的法律法规，确保档案利用工作合法合规。2.服务学校发展原则：充分发挥档案的服务作用，为学校教育教学、行政管理等工作提供支持。3.保密原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息安全。（二）利用范围1.本校教职工因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、有关单位因工作需要查阅档案。3.学生及其家长因特殊原因查阅学生档案。4.其他经学校批准的查阅利用情况。（三）利用手续1.本校教职工查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位查阅档案，需持有单位介绍信，经学校分管领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅。3.学生及其家长查阅学生档案，需提供有效证明，经学校学生管理部门批准后，到综合档案室查阅。4.查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经综合档案室同意，并登记备案。九、档案的移交与销毁（一）移交1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理完毕，向综合档案室移交。2.移交档案时，应填写《档案移交清单》，双方签字确认。3.综合档案室对接收的档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。（二）销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经档案鉴定小组鉴定后，编制《档案销毁清册》。2.