检察院档案室管理制度

PAGE检察院档案室管理制度一、总则（一）目的为加强检察院档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于检察院各部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则检察院档案室对全院各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映检察院的工作活动和历史面貌，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则全面收集、整理和保存与检察院工作相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为检察院各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置检察院设立专门的档案室，配备必要的档案管理人员和档案保管设施设备。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本院档案管理制度，并组织实施。2.负责全院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.对档案进行科学保管，做好档案的安全防护工作，包括防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等，定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案及时进行修复或复制。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如案卷目录、全宗指南、专题索引等，方便档案的查阅利用。5.依法依规提供档案查阅、借阅服务，严格履行档案查阅、借阅手续，登记查阅、借阅情况，确保档案的合理使用和安全归还。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立电子档案数据库，实现档案信息资源的共享和高效利用。7.定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。8.开展档案业务培训和宣传工作，提高全院工作人员的档案意识和档案管理水平。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案职业道德，具备专业的档案管理知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，严格按照档案管理流程和操作规范进行业务操作，确保档案管理工作的质量和效率。3.做好档案的收集、整理、归档工作，及时发现和纠正档案形成过程中存在的问题，保证档案的完整性和准确性工作。4.负责档案的保管和保护工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施确保档案的安全。5.热情接待档案查阅、借阅人员，认真办理查阅、借阅手续，提供优质的档案利用服务。6.积极参与档案信息化建设，负责电子档案的录入、存储、维护和管理工作。7.协助开展档案鉴定和销毁工作，按照规定程序做好相关记录。8.完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.文书档案包括上级机关文件、本院党组文件、院发文件、各部门文件、会议文件、请示与批复、报告、统计报表等。2.检察业务档案涵盖各类案件的法律文书、证据材料、案件审查报告、讨论记录、结案报告等。3.人事档案包含干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、职称、培训、党团关系等方面的材料。4.会计档案如会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。5.声像档案包括照片、录音、录像等资料，反映检察院重要活动、重大事件、领导视察等情况。6.电子档案各类电子文件、数据、图表以及通过数字化转换形成的电子档案。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集齐全。2.档案形成部门在工作活动中形成的文件材料，应按照档案管理要求进行分类整理，定期移交档案室。3.对于重要的会议、活动、案件等形成的档案材料，相关部门应在活动结束或案件办结后的规定时间内，及时整理并移交档案室。4.收集的档案材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取或销毁。（三）归档程序1.档案形成部门将整理好的档案材料移交档案室时，应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。2.档案室接收档案时，应对移交清单进行核对，检查档案材料的完整性、准确性和规范性。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。3.档案室对接收的档案进行分类、编号、编目等整理工作，按照档案保管期限和分类方案进行排列上架，建立档案检索目录。四、档案的整理与分类（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系进行整理，便于保管和利用。（二）文书档案整理1.分类按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行分类。即先将档案按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后在每个保管期限内按机构（问题）进行分类。2.装订去除文件上的金属物，对破损的文件进行修补，采用左侧装订的方式，使文件整齐、牢固。3.编页号在文件有文字的页面正面右上角、背面左上角编写页号，空白页不编号。4.编目填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目；编写卷内备考表，注明卷内文件的整理情况、缺损情况及其他需要说明的事项；填写案卷封面，包括全宗名称、类目名称、案卷题名、年度、保管期限、件（页）数、归档号等内容。（三）检察业务档案整理1.分类根据检察业务的性质和特点，按照案件类别进行分类，如刑事检察类、民事检察类、行政检察类、公益诉讼检察类等。2.排列编号每个案件的档案材料按照诉讼程序的先后顺序排列，编立案卷号。3.编目填写卷内文件目录，注明每份文件的名称、日期、来源等信息；编写备考表，记录案件办理过程中的相关情况；填写案卷封面，包括案件名称、年度、保管期限、卷号等内容。（四）人事档案整理1.分类按照中组部《干部人事档案工作条例》规定的十大类进行分类，即履历类、自传类、鉴定类、政治历史情况类、入党入团类、奖励类、处分类、任免类、工资待遇类、出国（境）及留学类等。2.排序每类档案材料按照形成时间先后顺序排列，同一类材料按照重要程度排列。3.编目填写档案材料目录，注明每份材料的名称、日期、页码等信息；编写档案转递通知单，记录档案的转递情况。（五）会计档案整理1.分类按照会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别进行分类。2.装订会计凭证按月装订成册，加装封面和封底；会计账簿按年度整理，加装封面和扉页；财务报告按年度装订，加装封面和目录。3.编目填写会计档案目录，注明档案名称、年度、保管期限、卷号等内容。（六）声像档案整理1.分类按照照片、录音、录像等不同载体进行分类。2.编号对每张照片、每段录音、录像进行编号，编号应具有唯一性。3.编目填写声像档案目录，注明题名、日期、拍摄（录制）者、内容摘要、保管期限等信息；同时，对照片应编写文字说明，记录拍摄时间、地点、人物、事件等情况。（七）电子档案整理1.分类按照文书、业务、人事、会计声像等类别进行分类，与纸质档案分类相对应。2.命名电子文件的命名应遵循简洁明了、准确规范的原则，体现文件的主题、年度、保管期限等信息。3.存储将电子档案存储在专用的存储设备上，按照分类目录进行存储，建立电子档案数据库，并定期进行备份，确保数据安全。五、档案的保管（一）保管条件1.档案室应具备适宜的温湿度条件，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案室应安装防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘等设施设备，如消防器材、监控设备、除湿机、防虫药、窗帘、吸尘器等。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应分类存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。（二）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映检察院主要职能活动和基本历史面貌的，对检察院工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管主要是反映检察院一般工作活动，在较长时间内对检察院工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。3.短期保管是指在较短时间内对检察院工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年。（三）档案定期检查1.档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化、安全防护等情况。2.检查过程中如发现档案有破损、霉变、虫蛀等情况，应及时采取修复、消毒、杀虫等措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，发现问题及时报告，并采取相应的整改措施。（四）档案的修复与复制1.对破损或变质的档案，应及时进行修复。修复档案应遵循保持原貌、保证质量的原则，使用适宜的修复材料和技术。2.对于需要永久保存或利用频繁的档案，可根据实际情况进行复制。复制档案应采用与原件质量相当的复制设备和材料，确保复制件的准确性和完整性。3.档案的修复和复制工作应做好记录，注明修复或复制的档案名称、数量、原因、日期、操作人员等信息。六、档案的利用（一）查阅利用范围1.本院工作人员因工作需要，可查阅、借阅与其工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅本院档案的，应按照规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅。（二）查阅利用手续1.本院工作人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位查阅档案应提前向本院提出查阅申请，说明查阅单位、查阅内容、查阅目的、查阅人员等情况，经本院分管领导批准后，方可查阅。查阅时，应安排专人陪同，并在指定地点查阅。3.查阅档案时，查阅人员应严格遵守档案查阅纪律，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案，不得擅自将档案带出档案室查阅利用完毕后，应及时归还档案室，由档案管理人员进行核对、清点，确认无误后办理归还手续。（三）借阅利用手续1.本院工作人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。借阅期满后，应按时归还档案室，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应责任。（四）档案利用登记档案室应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员姓名、所在部门、查阅（借阅）目的、档案名称、数量、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准根据档案保管期限划分标准和国家有关规定，结合本院实际情况，对档案进行鉴定。鉴定时，应全面分析档案的内容、来源、时间、可靠程度等因素，准确判断档案的保存价值。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对已满保管期限的档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，应编制档案销毁