档案管理制度西部机场

PAGE档案管理制度西部机场西部机场档案管理制度一、总则（一）目的为加强西部机场档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在机场运营、管理、决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于西部机场集团及所属各单位的档案管理工作，包括但不限于机场建设、运营、安全、服务、行政、财务、人力资源等各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指西部机场在各项活动中直接形成的对机场和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则机场档案实行集中统一管理，由机场档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导全机场的档案管理工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则档案应如实反映机场各项活动的真实情况，确保档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造档案信息。3.分类科学原则按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息泄露。5.高效利用原则充分开发利用档案资源，提高档案的利用效率，为机场的发展提供有力的信息支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责机场档案管理的日常工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善机场档案管理制度。2.负责机场各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.指导和监督机场各部门的档案管理工作，对兼职档案员进行业务培训。4.开展档案信息化建设，建立和维护档案信息管理系统。5.组织档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和安全。6.开发利用档案资源，为机场各项工作提供档案信息服务。（二）各部门兼职档案员各部门指定专人担任兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、初步归档等工作，并定期向机场档案管理部门移交档案。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.按照档案管理部门的要求，对本部门档案进行分类整理，编制档案目录。3.定期将整理好的档案移交机场档案管理部门，并办理交接手续。4.协助档案管理部门开展档案的查询、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.机场建设项目档案包括项目前期文件、可行性研究报告及批复、环境影响评价报告及批复、初步设计文件及批复、施工图设计文件、工程招投标文件、工程合同、施工过程中的各类技术文件、工程变更文件、工程竣工验收文件等。2.机场运营管理档案包括机场运行手册、航班计划、航班时刻表、旅客服务标准、安全管理制度、应急救援预案、设备维护记录、运行统计报表等。3.安全管理档案包括安全检查记录、安全事故报告及处理文件、安全培训资料、安全设施设备档案等。4.服务质量管理档案包括旅客投诉处理记录、服务质量评估报告、服务改进措施等。5.行政管理档案包括机场行政公文、会议纪要、工作计划与总结、人事档案、财务档案、审计档案、物资采购档案等。6.党群工作档案包括党组织建设文件、党员教育管理资料、工会工作文件、共青团工作文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理，按照档案管理部门规定的时间和要求移交档案。3.对于重要活动、重大事件形成的档案，应实行“一事一档”，确保档案的准确性和系统性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、基建工程类、会计档案类、职工档案类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索和利用档案。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门兼职档案员应定期将整理好的档案移交机场档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门应按照档案分类标准对接收的档案进行进一步整理和归档，确保档案的质量。3.对于电子档案，应按照相关标准进行格式转换和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映机场主要职能活动和基本历史面貌的，对机场和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如机场的总体发展规划、重大决策文件、重要人事任免文件等。2.长期保管的档案凡是反映机场一般工作活动，在较长时间内对机场工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如机场年度工作计划与总结、一般性业务文件等。3.短期保管的档案凡是反映机场短期工作活动，在较短时间内对机场工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如临时性的会议文件、一般性的报表等。（三）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等。3.建立档案库房管理制度，定期对档案库房进行检查和维护，确保档案库房的正常运行。4.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，防止电子档案数据丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、维护历史真实面貌的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.审查档案的内容，判断其保存价值和历史意义。2.查阅档案的利用情况，了解档案的实际利用价值。3.参考有关档案保管期限表和鉴定标准，结合机场实际情况进行综合判断。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定工作小组审核签字后，报机场分管领导审批。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的利用与统计（一）利用范围档案利用范围包括机场内部各部门查阅利用档案，以及因工作需要向外部单位提供档案查阅服务等。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案管理部门查阅纸质档案或电子档案。查阅时应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案。3.复制档案利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人审批后，由档案管理部门负责复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明复制日期和用途。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用内容、归还时间等信息。（四）统计工作档案管理部门应定期对档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行统计分析，形成档案统计报表，为机场档案管理决策提供依据。统计报表应包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用内容等信息。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。数字化扫描应按照相关标准进行，确保电子档案的质量。2.档案信息管理系统建设开发或选用适合机场档案管理的信息管理系统，实现档案的分类管理、编目检索、借阅审批、统计分析等功能。3.网络安全保障加强档案信息化系统的网络安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应指定专人负责档案信息化管理工作，确保信息化系统的正常运行。2.电子档案应与纸质档案同步整理、归档，确保电子