档案岗位责任制管理制度

PAGE档案岗位责任制管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案岗位责任制管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的职责和行为规范。（三）档案定义本制度所指档案是公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项活动，不得遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理部门职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.负责公司档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案的安全与完整。5.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.组织开展档案鉴定工作，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施。7.负责公司档案工作人员的业务培训和考核，提高档案管理水平。8.指导和监督各部门的档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和评估。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整与准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受公司综合管理部的业务指导。3.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案移交公司综合管理部集中保管。4.在工作中积极配合公司综合管理部开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。三、档案岗位设置及职责（一）档案主管职责1.全面负责公司档案管理工作，制定档案工作计划和目标，并组织实施。2.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，确保公司档案管理工作符合要求。3.组织制定和完善公司档案管理制度，规范档案管理流程，提高档案管理水平。4.负责档案管理团队的建设和管理，组织开展档案业务培训和考核，提高档案工作人员的业务素质。5.定期对公司档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。6.参与公司重大活动和项目的档案管理工作，提供档案管理方面的专业支持和建议。7.负责与外部档案管理机构和相关部门的沟通与协调，确保公司档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理员职责1.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。2.建立健全公司档案管理信息系统，录入和维护档案信息，确保档案信息的准确和完整。3.负责公司档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点、核对，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作。4.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作，及时催还借出的档案。5.组织开展档案鉴定工作，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施。6.协助档案主管开展档案业务培训和考核工作，提高公司档案管理整体水平。7.完成领导交办的其他档案管理相关工作。（三）部门档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整与准确。2.按照公司档案管理制度的要求，对本部门形成的档案进行分类整理，编制档案目录。3.定期将本部门整理好的档案移交公司综合管理部集中保管，并办理交接手续。4.在本部门开展档案查阅、借阅等利用工作时，负责登记和协助查找相关档案。5.配合公司综合管理部开展档案管理工作，接受档案主管的业务指导和监督。四、档案收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司各项业务活动中形成的文件材料，包括合同协议、项目计划、工作报告、财务报表等。3.公司行政管理活动中形成的文件材料，如通知、请示、批复、会议纪要等。4.公司人事管理活动中形成的文件材料,如员工档案、招聘记录、培训资料、绩效考核文件等。5.公司财务管理活动中形成的文件材料，如会计凭证、账簿、审计报告等。6.公司研发、生产、销售等业务活动中形成的技术文件、产品资料、市场调研等材料。7.公司获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等文件材料。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的各类文件材料，不得遗漏。3.对收集到的文件材料，应进行初步整理，确保文件材料的齐全、完整、真实。4.对于重要文件材料，应进行备份或复制，以防止原件损坏或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。五、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。3.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管方式1.纸质档案应存放在档案密集架上，按照分类和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.声像档案应按照载体类型分别存放，并进行编号和编目。声像档案应定期进行检查和维护，确保其质量和可读性。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年。4.短期保管的档案是指反映公司临时性工作活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年以下。（四）定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复损坏的档案、调整档案的保管位置等。3.每年应对档案进行一次全面清查，确保档案的账实相符。清查结果应形成报告，报档案主管审核。六、档案利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员因工作需要查阅公司档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经公司分管领导批准后，到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理人员应在场陪同，不得将档案带出档案库房。3.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.外单位人员因工作需要借阅公司档案的，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经公司分管领导批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。借阅时，档案管理人员应与借阅人签订《档案借阅承诺书》，明确双方的权利和义务。（二）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记。2.登记内容包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人姓名、所在部门、查阅或借阅目的、查阅或借阅内容、归还日期等信息。3.档案利用登记应及时、准确、完整，以便于对档案利用情况进行统计和分析。（三）利用反馈1.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案的利用需求和利用效果。2.对档案利用过程中发现的问题，应及时与相关部门和人员沟通，采取措施加以改进。3.鼓励档案利用人员对档案管理工作提出意见和建议，不断提高档案管理水平和服务质量。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司档案管理制度为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从公司实际出发，准确判定档案价值。3.严格掌握档案销毁标准，确保应销毁的档案不遗漏，不应销毁的档案不被销毁。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案主管担任组长，档案管理员及相关部门档案员为成员。2.档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件、逐页进行审查，分析档案的内容和价值。2.综合分析法：结合公司的发展历史、业务活动、文件形成规律等因素，对档案进行综合分析，确定档案价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对已失去保存价值的档案提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销