档案室主责主业责任制度

PAGE档案室主责主业责任制度一、总则（一）目的为加强本公司档案室管理，明确档案室主责主业，规范档案工作流程，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。2.真实性原则档案内容应真实反映公司各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则全面收集公司在各项活动中形成的具有保存价值的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案室职责（一）档案管理规划与制度建设1.根据国家档案管理法律法规和公司实际情况，制定和完善公司档案管理制度、工作流程及相关标准。2.制定档案室发展规划，明确档案管理工作的目标、任务和措施，确保档案管理工作与公司发展相适应。（二）档案收集与整理1.负责接收公司各部门和员工移交的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。2.对接收的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其符合档案管理规范要求。3.定期开展档案收集工作的检查与指导，督促各部门及时、准确地移交档案。（三）档案保管1.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，如档案库房、档案架、温湿度控制设备、消防设备、防虫防霉设备等，确保档案安全存放。2.对档案库房进行定期检查和维护，做好温湿度记录、设备运行记录等，及时发现并处理档案保管过程中的问题。3.按照档案保管期限的规定，对档案进行鉴定和销毁，确保档案库存合理，避免资源浪费。（四）档案利用服务1.建立档案检索系统，编制各类档案检索工具，如目录、索引、指南等，方便公司内部人员查询和利用档案。2.为公司各部门和员工提供档案查阅、借阅服务，根据实际需要，依法依规提供档案复制件。3.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等，为公司决策、业务开展等提供参考依据。（五）档案信息化建设1.制定档案信息化建设规划，推进档案管理信息化进程，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。2.负责档案管理软件的选型、安装、调试和维护，确保软件系统的正常运行。3.组织开展档案数字化工作，对重要档案进行扫描、图像处理、数据挂接等，建立电子档案数据库。（六）档案安全管理1.建立档案安全管理制度，加强对档案实体安全和信息安全的管理，防止档案丢失、损坏、泄密等事故发生。2.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发安全事件的能力。3.加强对档案管理人员的安全培训，提高安全意识和防范技能。三、各部门档案管理职责（一）部门负责人职责1.为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织领导本部门的档案管理工作，确保档案工作与部门业务工作同步开展。2.明确本部门档案管理工作的分管领导和兼职档案员，督促其认真履行职责。3.审核本部门形成的重要文件材料，确保文件材料的质量和完整性。4.协调解决本部门档案管理工作中存在的问题，保障档案管理工作的顺利进行。（二）兼职档案员职责1.在部门负责人和档案室的指导下，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照档案管理规范要求，定期对本部门形成的文件材料进行分类整理，确保文件材料齐全、完整、准确。3.妥善保管本部门的档案，做好档案的日常维护工作，防止档案损坏、丢失。4.按时将整理好的档案移交档案室，并办理交接手续。5.协助档案室开展档案利用工作，提供本部门档案利用的相关信息。四、档案收集（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据记录、声像材料等。2.公司对外签订的合同、协议、章程、营业执照、税务登记证等各类证照及相关文件。3.公司员工的人事档案、工资档案、培训档案、考核档案等。4.公司财务活动中形成的会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务档案。5.公司科研、生产、经营等业务活动中形成的技术文件、产品资料、市场调研报告、客户资料等业务档案。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集工作的及时、准确。2.档案收集应遵循全面、系统、完整的原则，涵盖公司各项工作活动的全过程。3.对重要文件材料应实行双套制收集，即同时保存纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。4.收集的档案应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹、伪造档案内容。（三）收集时间1.文书档案应在文件办理完毕后及时收集，一般应在次年上半年移交档案室。2.科技档案、业务档案等应在项目结束或阶段工作完成后及时收集整理移交。3.人事档案、财务档案等应按照相关规定定期收集整理移交。五、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的规范要求，做到分类科学、编号准确、编目清晰、装订整齐。（二）分类方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。即先按年度将档案分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后在每个保管期限内按机构（问题）进行分类。2.科技档案按照项目专业阶段进行分类。即先按项目名称将档案分开，再按专业领域进行细分，最后按项目实施阶段进行排列。3.人事档案按照档案内容的类别进行分类，一般分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、出国（境）材料、劳动合同等十大类。4.财务档案按照会计年度类别进行分类。即先按会计年度将档案分开，再按会计凭证、账簿、报表等类别进行排列。5.业务档案根据业务性质和特点，采用适合的分类方法，如按客户、项目、时间等进行分类。（三）编号规则1.文书档案编号格式为：年度+保管期限代码+机构（问题）代码+流水号。例如：2023YJ001，表示2023年度永久保管的综合管理类第1份档案。2.科技档案编号格式为：项目代号+专业代码+阶段代码+流水号。例如：KJ20230102003，表示2023年第1个科研项目的技术研发阶段第3份档案。3.人事档案编号格式为：类别代码+流水号。例如：L001，表示履历材料类第1份档案。4.财务档案编号格式为：年度+类别代码+流水号。例如：2023K005，表示2023年度会计账簿类第5份档案。5.业务档案编号格式根据具体业务分类情况确定，确保编号的唯一性和系统性。（四）编目要求1.编制档案目录时，应准确填写档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。2.档案题名应简明扼要，准确反映档案的主要内容。3.日期应填写文件的形成日期，责任者应填写文件的制发单位或个人。4.编目完成后，应打印成册，并在封面注明档案类别、年度、起止日期等信息。（五）装订要求1.纸质档案应进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保装订牢固、整齐美观。2.装订时应注意保持文件的原有顺序，不得随意颠倒或遗漏。3.对于幅面过大的文件，应进行折叠处理，使其与A4纸大小一致。六、档案保管（一）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房内应配备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防鼠等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.档案架应排列整齐，标识清晰，并按照档案类别、保管期限等进行合理存放。4.库房内严禁吸烟、使用明火，严禁存放易燃、易爆、腐蚀性物品。（二）档案存放方式1.按照档案类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对重要档案应采取专柜存放、专人保管等特殊措施，确保档案安全。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.每月对档案库房进行一次安全检查，重点检查温湿度、防火防盗、防虫防霉等情况，发现问题及时处理。3.每年对档案进行一次全面检查，对档案的完整性、准确性、保管状况等进行评估，发现问题及时采取措施进行整改。（四）档案鉴定与销毁1.按照国家档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案室人员、相关业务部门人员和档案管理专家组成，负责对档案进行鉴定。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经公司领导审批后进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案利用（一）利用范围1.公司内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准，并按照规定办理查阅手续。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、用途、期限等信息，经部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅公司档案，应出具单位介绍信，注明查阅档案的名称、用途、期限等信息，经公司领导批准后，到档案室办理查阅手续。查阅档案时，须由档案室人员陪同，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。3.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案内容。（三）利用登记1.档案室应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人姓名、部门、档案名称、用途、期限等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。（四）档案复制1.因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、用途、数量等信息，经部门负责人签字同意后，到档案室办理复制手续。2.档案室应按照规定的程序和要求进行档案复制，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案室印章，并注明“复制件”字样。3.档案复制费用按照公司相关规定收取。八、档案信息化管理（一）信息化规划与建设1.根据公司档案管理工作的实际需求，制定档案信息化建设规划，明确信息化建设的目标、任务和步骤。2.加大对档案信息化建设的投入，配备必要的硬件设备和软件系统，提高档案管理信息化水平。（二）电子档案管理1.对电子文件的形成、收集、整理、归档等过程进行规范管理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储、编目检索和统计分析，实现电子档案的高效管理和利用。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。（三）档案管理系统应用1.选用适合公司档案管理工作的档案管理软件系统，并组织相关人员进行培训，确保系统的正常运行和有效使用。2.利用档案管理系统实现档案的在线查阅、借阅、审批、统计等功能，提高档案管理工作效率和服务质量。3.加强对档案管理系统的维护和管理，定期进行系统升级和数据更新，确保系统的安全性和稳定性。九、档案安全管理（一）安全制度建设1.建立健全档案安全管理制度，明确档案安全管理的责任、措施和要求。2.制定档案安全应急预案，包括火灾、水灾、盗窃、泄密等突发事件的应急处置措施，定期组织演练，提高应对突发安全事件的能力。（二）人员安全管理1.加强对档案管理人员的安全培训，提高安全意识和防范技能，确保档案管理人员熟悉档案安全管理规定和应急处置流程。2.档案管理人员应严格遵守档案安全管理制度，不得擅自离岗、脱岗，不得泄露档案机密信息。（三）实体安全管理1.加强对档案库房、档案设备等实体设施的安全管理，确保设施设备正常运行，防止档案实体受到损坏。2.对档案库房的门窗、门锁、监控设备等进行定期检查和维护，确保安全防范设施完好有效。3.严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入库房。（四）信息安全管理1.加强对档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的人员访问档案信息系统。2.对档案信息进行加密存储和传输，防止信息泄露。3.定期对档案信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。十、监督与考核（一）监督检查1.公司档案室负责对各部门档案管理工作进行定期监督检查，检查内容包括档案收集、整理、