机关档案室管理制度

PAGE机关档案室管理制度()一、总则（一）目的为加强机关档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为机关各项工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于机关各部门在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：机关档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.完整准确原则：保证档案内容的完整、准确，如实反映机关工作的历史面貌。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅效率，为机关工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善机关档案管理制度。2.负责接收、整理、保管机关各部门移交的档案，定期对档案进行鉴定、统计和编目。3.开发档案信息资源，为机关工作提供档案查阅、借阅等服务，积极开展档案编研工作。4.指导机关各部门的档案收集、整理、归档等工作，组织档案业务培训。5.负责档案库房的安全管理，配备必要的档案保护设备，确保档案实体安全。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案材料的齐全、完整、准确。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交机关档案室。3.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，积极提供档案利用线索。4.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和协调。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关来文、来函、会议文件、领导讲话等。2.机关形成的各类文件、报告、请示、批复、通知、通报等。3.机关召开会议的通知、议程、报告、决议、纪要等文件材料。4.机关开展业务工作形成的计划、总结、统计报表、调查研究材料等。5.机关的人事档案、财务档案、基建档案等专门档案。6.机关与其他单位签订的合同、协议、意向书等文件。7.机关获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和纸质档案整理相结合。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制归档文件目录。2.专门档案：按照相关行业标准和规范进行整理，如人事档案按照干部人事档案管理规定整理，财务档案按照会计档案管理办法整理等。3.实物档案：对实物进行编号、登记，注明来源、日期、保管期限等信息，并拍照或录像留存。四、档案的归档与移交（一）归档期限1.当年形成的文件材料，在次年上半年完成归档。2.专门档案按照相关规定的时间要求进行归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案质量。2.填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。3.将档案移交机关档案室，档案室对移交的档案进行验收，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。（三）移交要求1.移交的档案应保持整理后的原状，不得随意拆卷、抽取文件。2.档案移交清单应详细注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。五、档案的保管（一）库房建设1.档案室应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间作为档案库房。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。3.库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，保障档案安全。（二）档案存放1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准按照国家有关规定执行。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，检查档案的数量、质量和保管状况。2.每年对档案进行一次全面检查，发现问题及时处理，并做好记录。（五）档案修复与保护1.对破损、褪色、霉变等档案进行及时修复，确保档案的完整性。2.采取必要的防护措施，防止档案受到自然灾害、人为破坏等影响。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围机关工作人员因工作需要，可查阅本机关保管的档案。外单位查阅档案需经机关负责人批准。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案室审核。3.档案室根据审核情况，确定是否提供查阅，并安排专人负责查阅服务。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案，应经档案室同意。（三）利用登记1.对档案查阅、借阅等利用情况进行详细登记，包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容、利用方式等。2.登记记录应妥善保存，以备查询。（四）归还要求查阅人查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。档案室工作人员应对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行定期鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务骨干和相关部门人员组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考档案的利用情况，确定是否继续保存。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，提出档案销毁意见，报机关负责人批准。2.编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。3.档案销毁清册经机关负责人签字后，由两人以上在指定地点进行监销。4.监销人员应在销毁清册上签字确认，销毁过程应拍照或录像留存。（五）销毁记录对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁原因等，记录应长期保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平。（二）档案数字化1.对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.数字化档案应与纸质档案内容一致，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（三）信息化管理系统1.选用适合机关档案管理的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、归档、查阅、利用等全过程信息化管理。2.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止档案信息泄露。（四）电子档案管理1.建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份存储，存储介质应异地存放。2.对电子档案的元数据信息进行规范管理，确保电子档案的可追溯性。九、档案统计与统计报表（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等基本信息。（二）统计要求1.档案室应指定专人负责档案统计工作，确保统计数据的准