新冠期间医院采购制度

PAGE新冠期间医院采购制度一、总则1.目的本制度旨在规范新冠疫情期间医院采购行为，确保医疗物资的及时供应、质量安全，有效应对疫情防控需求，保障医院医疗工作的正常开展。2.适用范围本制度适用于新冠疫情期间医院内部涉及医疗设备、防护用品、药品、耗材等各类物资的采购活动，包括采购申请、审批、招标、合同签订、验收等全过程。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。及时性原则：以满足疫情防控工作需求为首要目标，快速响应，及时采购所需物资。质量优先原则：优先采购符合国家标准和疫情防控要求的高质量产品，保障医疗安全。效益原则：在保证质量和供应的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购申请与审批1.需求预测与计划制定各科室应根据疫情防控工作实际需求，结合本科室业务开展情况，提前做好物资需求预测。医院物资管理部门汇总各科室需求预测信息，制定全院物资采购计划，明确各类物资的采购数量与时间安排。2.采购申请科室根据采购计划，填写物资采购申请表，详细注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息。对于紧急采购需求，应在申请表中注明紧急原因及预计到货时间。3.审批流程采购申请表经科室负责人签字确认后，提交至医院物资管理部门。物资管理部门对采购申请进行初审，审核内容包括需求合理性、库存情况等。初审通过后，报医院分管领导审批。分管领导根据医院整体物资储备状况、资金预算等因素进行审批，对于重大采购项目或金额较大的采购申请，需提交医院院长办公会审议决定。三、采购方式1.公开招标对于符合公开招标条件的医疗设备、药品、耗材等采购项目，应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规规定，采用公开招标方式进行采购。通过发布招标公告，吸引众多潜在供应商参与投标，确保采购过程公开、公平、公正，选择最优供应商和产品。2.邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的情况，经医院批准后，可采用邀请招标方式。邀请招标应向不少于三家具备相应资质和能力的供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足医院紧急需要的，以及不能事先计算出价格总额的物资采购项目，可采用竞争性谈判方式采购。通过与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的物资采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应在保证质量和合理价格的前提下，与供应商协商确定采购事宜。5.询价采购对于采购标的规格、标准统一,现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目，可采用询价采购方式。向不少于三家供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，选择成交供应商。6.紧急采购在新冠疫情紧急情况下，如遇危及患者生命安全急需物资而无法按照正常采购程序进行采购时，可启动紧急采购程序。紧急采购应遵循特事特办、急事急办原则，确保物资及时供应。紧急采购物资到货后，应按照规定及时补办相关采购手续。四、供应商管理1.供应商筛选与评估建立供应商准入制度，对参与医院采购活动的供应商进行严格筛选评估。评估内容包括供应商资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。定期收集供应商相关信息，对供应商进行动态评估，淘汰不符合要求的供应商。2.供应商档案管理为每个合格供应商建立档案，记录供应商基本信息、资质证明文件、产品目录、供货记录、质量反馈等资料，便于对供应商进行全面管理和跟踪。3.供应商合作与监督与供应商签订采购合同，明确双方权利义务，包括物资规格、数量、价格（或价格调整方式）、交货时间、质量标准、售后服务等条款。加强对供应商的监督管理，定期检查供应商供货质量、交货及时性等情况，对于出现问题的供应商，及时采取整改措施或终止合作。五、采购合同管理1.合同签订采购项目确定成交供应商后，应及时签订采购合同。合同文本应符合法律法规要求，明确双方权利义务、物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，应进行合法性审查，确保合同合法有效。2.合同执行与跟踪物资管理部门负责合同执行的跟踪，及时掌握供应商备货、生产进度、发货情况等信息，确保供应商按照合同约定履行义务。对于合同执行过程中出现的问题，如交货延迟、质量不符等，应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施解决问题，并做好记录。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同，应按照法律法规规定和合同约定办理相关手续。六、采购验收1.验收标准依据国家相关标准、行业标准、采购合同约定以及医院实际需求，制定明确的物资验收标准。验收标准应涵盖物资的规格、型号、数量、质量、性能等方面。对于医疗设备、防护用品等关键物资，应严格按照国家相关质量标准和疫情防控要求进行验收。2.验收流程物资到货后，采购部门应及时通知物资管理部门、使用科室等相关人员组成验收小组进行验收。验收小组按照验收标准对物资进行逐一核对、检验，检查物资外观、数量、质量等情况，并进行必要的性能测试。对于验收合格的物资，验收小组应出具验收报告，签字确认。对于验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求供应商更换或处理，并做好记录。同时，应跟踪不合格物资的处理情况，直至问题解决。3.验收记录与档案管理验收过程应做好详细记录，包括物资名称、规格型号、数量、供应商、到货时间、验收情况、验收人员等信息。验收记录应妥善保存，以备查阅。将验收报告、验收记录等相关资料整理归档，作为物资采购档案的重要组成部分，便于对采购活动进行追溯和管理。七、采购付款1.付款原则按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款，确保付款及时、准确，维护医院和供应商双方的合法权益。同时，严格执行医院财务管理制度，规范付款流程，确保资金安全。2.付款流程物资验收合格后，使用科室应在规定时间内填写付款申请单，注明物资名称、数量、合同编号、验收情况等信息，并提交至物资管理部门审核。物资管理部门对付款申请进行审核，确认物资验收合格且符合合同约定后，报财务部门复核。财务部门按照医院财务审批流程进行审批，审批通过后办理付款手续。付款方式可根据合同约定采用银行转账、支票等方式支付给供应商。八、采购监督与审计1.内部监督医院纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。对发现的违规行为及时进行调查处理，追究相关人员责任。物资管理部门应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改，不断完善采购管理制度和流程。2.审计监督医院审计部门定期对采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、合同签订与执行情况、资金使用效益等方面。对于审计发现的问题，提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改，规范采购行为，提高采购管理水平。九、信息管理与保密1.采购信息管理建立采购信息管理系统，及时记录采购申请、审批、招标、合同签订、验收、付款等采购全过程信息，实现采购信息的电子化管理和共享。定期对采购信息进行统计分析，为医院物资管理决策提供数据支持。2.保密管理参与采购活动的工作人员应严格遵守保密制度，对采购过程中涉及的商业秘密、技术秘密、患者信息等予以保密。