材料询价管理制度

材料询价管理制度一、总则（一）目的与依据为规范公司材料采购行为，降低采购成本，提高资金使用效益，确保采购过程的公平、公正、公开，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。本制度旨在通过建立科学、系统的询价管理机制，为公司各项生产经营活动提供质优价廉的材料保障，同时防范采购过程中的潜在风险。（二）适用范围本制度适用于公司所有因生产、运营、项目建设等需要而进行的各类材料采购活动的询价管理。凡涉及材料采购的部门及相关人员，均须遵守本制度的规定。对于特殊材料或紧急采购情况，若需偏离本制度常规流程，须履行特殊审批程序。（三）基本原则1.合规性原则：询价过程严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，杜绝任何违法违规行为。2.质优价廉原则：在保证材料质量符合要求的前提下，力求以最经济的价格完成采购，追求性价比最大化。3.公平竞争原则：对所有符合条件的供应商一视同仁，提供平等的竞争机会，不得设置不合理壁垒或歧视性条款。4.公开透明原则：询价流程、供应商选择标准、结果等关键信息在规定范围内保持公开，接受监督。5.效益优先原则：综合考虑价格、质量、交货期、售后服务、供应商信誉等因素，实现整体采购效益最优。二、组织与职责（一）采购部门采购部门是材料询价工作的归口管理部门，主要职责包括：1.组织制定和修订材料询价管理制度及相关操作细则。2.负责牵头组织实施材料询价工作，包括供应商的邀请、询价文件的发放与回收、报价的整理与初步评审。3.建立和维护合格供应商名录，对供应商进行动态管理和评估。4.根据询价结果，结合评审意见，提出采购建议方案。5.负责询价过程中相关资料的收集、整理、归档。（二）需求部门需求部门是材料采购的提出方，主要职责包括：1.准确、清晰地提出材料采购需求，包括材料的规格型号、技术参数、质量标准、数量、交货时间等。2.参与对供应商报价材料的技术评审，确认报价材料是否符合使用要求。3.配合采购部门进行市场调研，提供必要的技术支持和信息。（三）财务部门财务部门负责对询价过程中的资金安排、价格合理性进行监督，参与大额采购的询价评审，并根据审批结果办理付款手续。（四）其他相关部门根据采购项目的具体情况，法务、技术、质量等部门可应邀参与询价过程中的专业评审工作，提供专业意见。三、询价方式与流程（一）询价方式根据采购材料的特性、金额大小及市场情况，可采取以下询价方式：1.口头询价：适用于采购金额较小、市场价格透明且规格标准统一的常规材料。需至少向两家及以上供应商进行口头询价，并做好询价记录。2.书面询价：适用于采购金额较大、或对材料有特殊技术要求的情况。采购部门应向至少三家及以上合格供应商发出书面询价单，明确采购需求及报价要求。3.招标询价：对于采购金额达到公司规定标准或具有战略意义的重要材料采购，应按照公司招标管理相关规定组织招标询价。（二）询价流程1.需求提出与确认：需求部门填写《材料采购申请单》，经部门负责人审批后提交至采购部门。采购部门对需求的合理性、完整性进行审核。2.市场调研与供应商筛选：采购部门根据采购需求，进行市场初步调研，从合格供应商名录中筛选出符合条件的潜在供应商。3.询价文件准备与发出：采购部门根据确认的采购需求，编制询价文件（或询价单），明确材料名称、规格型号、数量、质量要求、交货期、报价截止时间、报价方式及违约责任等。询价文件经相关部门会签后，发送给选定的供应商。4.报价回收与整理：供应商在规定时间内以密封或指定方式提交报价单。采购部门负责按时回收报价，并对报价的完整性、有效性进行初步核查。5.比价与评审：采购部门组织相关人员（必要时包括需求部门、财务部门及技术部门代表）对有效报价进行汇总、比较。评审内容包括价格、质量、交货期、付款条件、供应商信誉及售后服务等。6.确定供应商与价格：根据评审结果，采购部门提出拟合作供应商及采购价格的建议，按审批权限报请相关领导审批。7.合同签订：供应商确定后，采购部门应及时与供应商签订采购合同，明确双方权利义务。8.结果公示：对于符合条件的采购项目，询价结果应在公司内部进行适当范围的公示，接受监督。四、供应商管理（一）供应商的选择标准选择供应商应综合考虑其资质信誉、生产能力、技术水平、产品质量、供货周期、价格竞争力、售后服务及财务状况等因素。（二）合格供应商名录管理公司建立合格供应商名录，定期对名录进行更新和维护。新供应商需经过资质审核、样品测试（如需）、实地考察（如需）等程序后方可纳入名录。（三）供应商的动态评估采购部门会同相关部门定期对供应商的履约情况、产品质量、服务水平等进行评估，评估结果作为后续合作及供应商等级调整的重要依据。对表现不佳的供应商，可暂停其合作资格或从名录中剔除。五、记录与归档（一）询价记录采购部门应详细记录询价过程中的关键信息，包括询价对象、询价时间、报价情况、评审过程、审批意见等，形成《材料询价记录表》。（二）文件归档所有与询价相关的文件资料，如采购申请单、询价单、供应商报价单、评审记录、审批文件、采购合同等，均应按照公司档案管理规定进行整理、归档，保存期限不少于合同履行完毕后三年。六、监督与责任（一）监督检查公司监察部门及相关管理部门有权对材料询价管理制度的执行情况进行监督检查。对发现的问题，应及时提出整改意见。（二）责任追究对于在询价过程中出现的违规行为，如泄露询价信息、收受回扣、弄虚作假、徇私舞弊等，一经查实，将依据公司相关规定对责任人进行严肃处理；构成犯罪的