教学档案管理制度及流程

PAGE教学档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强教学档案管理，确保教学档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥教学档案在教学工作中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各教学单位及相关部门在教学活动中形成的各类档案资料的管理。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及相关教育行业标准制定。（四）定义教学档案是指学校在教学管理、教学实践、教学研究等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、教学档案管理职责分工（一）学校档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校教学档案管理的规章制度和实施办法。2.统筹规划和协调全校教学档案管理工作，对各教学单位的档案管理工作进行监督、检查和指导。3.负责接收、整理、保管全校性的教学档案，建立教学档案数据库，提供档案信息查询服务。4.组织开展教学档案的鉴定、销毁等工作，确保档案的安全和有效利用。（二）教学单位职责1.负责本单位教学档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的完整、准确和及时。2.按照学校档案管理部门的要求，定期向学校移交本单位的教学档案，并配合学校做好档案的整理、鉴定等工作。3.建立健全本单位教学档案管理制度，明确专人负责档案管理工作，保障档案管理工作的正常开展。（三）教师职责1.在教学活动中，按照教学档案管理要求，及时收集、整理和上交与教学相关的各类资料，如教学大纲、教案、课件、试卷等。2.配合教学单位和学校档案管理部门做好教学档案的整理、归档等工作，确保个人教学档案资料的完整性和规范性。三、教学档案的分类与编号（一）分类原则教学档案按照教学活动的基本规律和档案的形成特点进行分类，保持档案之间的有机联系，便于管理和利用。（二）分类方法教学档案分为以下十大类：1.综合管理类：包括学校教学工作的规划、总结、规章制度、会议记录等。2.教师业务档案类：涵盖教师的基本信息、教学经历、教学成果、考核评价等。3.教学计划类：如各专业人才培养方案、教学计划调整等文件。4.课程建设类：涉及课程标准、课程教案、教学课件、课程考核等资料。5.实践教学类：包含实习、实训、毕业设计（论文）等教学实践环节的相关材料。6.教学研究与改革类：有关教学研究项目、教学改革成果、教学论文等资料。7.教材建设类：包括教材编写、选用、评估等方面的文件和资料。8.教学质量监控与评估类：如教学检查记录、学生评教结果、教学质量分析报告等材料。9.招生与学籍管理类：涉及招生计划、录取名册、学生学籍档案、毕业资格审核等资料。10.学生成绩管理类：包括学生各学期的课程成绩、成绩异动等记录。（三）编号规则1.教学档案编号采用“大类代码小类代码流水号”的结构。2.大类代码用两位数字表示，如“01”代表综合管理类；小类代码用三位数字表示，如“0101”代表教学工作规划；流水号用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。3.例如，一份关于学校教学工作年度总结的档案，其编号为“0101020001”。四、教学档案的收集与整理（一）收集要求1.各教学单位和相关部门应明确教学档案收集的范围、内容和时间要求，确保档案资料的全面性和完整性。2.教师应按照教学进度和学校要求，及时将教学过程中产生的各类资料收集齐全，如每学期结束后一周内上交本学期的教案、试卷等。3.对于重要的教学活动、教学项目等形成的档案资料，应在活动结束或项目完成后及时收集归档。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机整体性。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理、鉴定和利用。3.按照分类方案和编号规则进行整理，确保档案的系统性和规范性。（三）整理方法及步骤1.装订：对纸质档案进行整理时，应去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保档案整齐、牢固。2.分类：按照教学档案的分类方法，将收集到的档案资料进行分类。3.编号：为每份档案或每组档案编制唯一的编号，填写在档案封面或卷内目录的相应位置。4.编目：编制卷内目录、备考表等，填写档案的题名、日期、责任者、文号等信息，注明档案的保管期限和密级等。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标注档案类别、编号、年度等信息。五、教学档案的归档与移交（一）归档要求1.各教学单位应定期对整理好的教学档案进行归档，确保档案资料按时、准确归档。2.归档的档案应符合整理规范，手续完备，文件材料齐全、完整、真实。（二）移交时间1.每学期末，各教学单位应将本学期形成的教学档案移交学校档案管理部门。2.对于重大教学活动或项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后一个月内移交。（三）移交手续1.教学单位向学校档案管理部门移交档案时，应填写档案移交清单，详细注明档案的类别、数量、编号等信息。2.双方核对无误后，在移交清单上签字确认，完成档案移交手续。六、教学档案的保管与保护（一）保管场所1.学校应设立专门的教学档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管期限教学档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：涉及学校教学工作重大决策、重要历史记录、长期保存价值的档案资料。2.长期保管：保存期限为15年以上（含15年）的档案，如教学计划、课程建设资料等。3.短期保管：保存期限为5年至15年的档案，如学生成绩册、一般教学检查记录等。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色的档案进行修复或复制，延长档案的使用寿命。3.采用现代化的档案管理技术，如数字化存储等，提高档案的管理效率和保护水平。七、教学档案的利用与借阅（一）利用原则1.教学档案的利用应遵循方便快捷、服务教学的原则，充分发挥档案资料在教学、科研、管理等方面的作用。2.严格遵守国家有关档案利用的法律法规和学校的保密制度，确保档案信息的安全。（二）利用方式1.查阅：本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可到学校档案管理部门查阅教学档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、内容等信息。2.借阅：因特殊情况需要借阅教学档案的，须经学校档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.出具证明：学校档案管理部门可根据利用者的需求，为其出具与教学档案相关的证明材料。（三）利用登记1.对教学档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。2.定期对利用登记情况进行统计分析，为档案管理工作的改进提供依据。八、教学档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立教学档案鉴定工作小组，由档案管理部门、教学单位负责人及相关专家组成，负责教学档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对教学档案进行全面鉴定。2.对于已超过保管期限且失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核批准后予以销毁。（三）销毁程序1.编制拟销毁档案清单，注明档案的类别、编号、题名、保管期限