政府采购预算与计划制度

PAGE政府采购预算与计划制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织政府采购预算与计划管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保障公司/组织各项工作的顺利开展，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及政府采购活动的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.计划性原则：采购活动应根据公司/组织的业务需求和发展规划，提前制定科学合理的预算与计划。3.效益性原则：在满足业务需求的前提下，充分考虑资金的使用效益，降低采购成本。4.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和外部审计。二、预算编制（一）编制依据1.公司/组织的年度工作计划和业务发展需求。2.上一年度政府采购执行情况及预算执行分析。3.市场价格信息和供应商报价。（二）编制流程1.需求部门申报：各需求部门应根据业务需求，详细填写政府采购预算申请表，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并附上相关的技术要求和说明。2.归口管理部门审核：归口管理部门对需求部门提交的预算申请表进行审核，重点审核采购项目的必要性、合理性、合规性以及预算金额的准确性。审核通过后，报财务部门。3.财务部门汇总：财务部门对各归口管理部门提交的预算申请表进行汇总，结合公司/组织的财务状况和资金安排，编制年度政府采购预算草案。4.预算审批：年度政府采购预算草案经公司/组织管理层审批后，报上级主管部门备案。（三）预算调整1.因业务发展需要或不可抗力因素导致采购预算需要调整的，需求部门应及时填写政府采购预算调整申请表，说明调整原因、调整内容及调整金额。2.归口管理部门对预算调整申请表进行审核，审核通过后报财务部门。3.财务部门根据审核意见，对年度政府采购预算进行调整，并报公司/组织管理层审批。三、计划制定（一）制定依据1.已批准的政府采购预算。2.采购项目的特点和实际情况。3.市场供应情况和供应商信誉。（二）制定流程1.采购部门编制：采购部门根据已批准的政府采购预算和采购项目的特点，制定具体的采购计划，明确采购方式、采购时间、采购程序、评标标准等内容。2.相关部门会签：采购计划编制完成后，应送需求部门、归口管理部门、财务部门等相关部门会签，征求意见。各部门应在规定时间内反馈意见，采购部门根据反馈意见对采购计划进行修改完善。3.计划审批：修改完善后的采购计划报公司/组织管理层审批。经批准的采购计划作为采购活动的执行依据。（三）计划执行1.采购部门应严格按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.在采购过程中，如遇特殊情况需要变更采购计划的，采购部门应及时填写采购计划变更申请表，说明变更原因、变更内容及对采购预算和进度的影响。经相关部门审核和公司/组织管理层批准后，方可变更采购计划。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。2.采购部门应按照相关法律法规和行业标准，编制公开招标文件，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。3.公开招标公告应在指定的媒体上发布，邀请符合条件的供应商参加投标。4.评标委员会应按照招标文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人。采购部门根据评标结果确定中标供应商，并签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购部门应根据采购项目的特点和需求情况，确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的评标程序和方法与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务等方面进行谈判。3.谈判小组应根据谈判情况，要求供应商进行最后报价，并按照谈判文件规定的成交标准确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门应填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、单一来源采购的原因等内容，并附上相关的证明材料。3.单一来源采购申请表经相关部门审核和公司/组织管理层批准后，采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。3.采购部门应根据供应商的报价情况，确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请需求部门根据业务需求，填写政府采购申请表，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并附上相关的技术要求和说明。（二）采购审批1.归口管理部门对需求部门提交的采购申请表进行审核，重点审核采购项目的必要性、合理性、合规性以及预算金额的准确性。审核通过后，报财务部门。2.财务部门对采购项目的预算进行审核，确保采购资金的合理安排。审核通过后，报公司/组织管理层审批。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订采购项目成交后，采购部门应与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规和行业标准的要求，确保合同的合法性和有效性。（五）验收付款1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收合格后，填写验收报告。2.财务部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款时，应严格按照合同约定的付款方式和时间进行支付，确保资金支付的安全和准确。六、监督管理（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购预算与计划的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.各部门应建立健全内部监督机制，加强对本部门政府采购活动的自我监督，确保采购行为合法合规。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、审计部门、监察部门等外部监督机构的监督检查。2.采购部门应积极配合外部监督机构的工作，如实提供相关资料和信息，接受监督检查。（三）责任追究1.对在