政数局采购内部控制制度

PAGE政数局采购内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强政数局采购管理，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、透明、高效，依据国家相关法律法规和行业标准，结合政数局实际情况，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于政数局机关及所属事业单位的各类采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和服务商，确保采购项目的质量和性价比。4.公正原则：采购决策应公正、客观，不受任何利益关系的影响，维护采购活动的公正性。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金的使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立政数局采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购活动进行决策和监督。采购领导小组由局领导班子成员、相关业务部门负责人等组成。（二）采购执行机构设立政数局采购中心，作为采购执行机构，负责具体组织实施采购活动。采购中心应配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制、采购评审、合同签订与执行等工作。（三）采购监督机构政数局纪检监察部门作为采购监督机构，负责对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，查处违规违纪行为。（四）各部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，对采购项目的技术规格、质量标准、数量要求等进行明确和细化，并配合采购中心做好采购相关工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，对采购项目的财务状况进行核算和分析。3.审计部门：负责对采购项目进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性，提出审计意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年年底前编制下一年度的采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求报送财务部门。2.财务部门应对各部门报送的采购预算进行审核和汇总，结合政数局年度预算安排，编制政数局年度采购预算草案，报采购领导小组审议通过后，纳入政数局年度预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定的程序报采购领导小组审批。2.财务部门应加强对采购资金的管理，按照采购合同约定及时支付采购款项，确保采购资金的安全和合理使用。（三）预算调整在采购项目实施过程中，如遇下列情况之一的，可以申请调整采购预算：1.因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目成本大幅增加，原采购预算无法满足项目实施需要的；2.因采购需求发生重大变化，需要增加或减少采购数量、调整采购规格型号等，导致原采购预算需要调整的；3.其他确需调整采购预算的情形。采购预算调整申请应经需求部门、财务部门审核后，报采购领导小组审批。四、采购需求管理（一）需求调研1.需求部门在提出采购需求前，应进行充分的市场调研和需求分析，了解同类产品或服务的市场价格、质量标准、技术性能等情况，结合政数局实际工作需要，确定采购项目的技术规格、质量标准、数量要求等内容。2.需求部门可以通过实地考察、问卷调查、专家咨询等方式进行需求调研，确保采购需求的合理性和可行性。（二）需求论证对于金额较大、技术复杂、专业性较强的采购项目，需求部门应组织相关专家进行需求论证。需求论证应邀请技术、经济、法律等方面的专家参加，并形成需求论证报告。需求论证报告应包括采购项目的必要性、技术可行性、经济合理性等内容。（三）需求变更在采购项目实施过程中，如因特殊原因需要变更采购需求的，需求部门应提出需求变更申请，并说明变更的原因、内容和对采购项目的影响。需求变更申请应经采购领导小组审批后，通知采购中心进行相应调整。五、采购方式选择（一）公开招标公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务的金额达到规定标准以上的项目。公开招标应按照国家有关法律法规和政策规定进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序，选择最优的供应商和服务商。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。六、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应包括采购公告、采购需求、采购预算、采购方式、采购程序、评审标准、合同条款等内容。采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、数量要求、售后服务等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（二）采购文件编制要求1.采购文件应符合国家法律法规和政策规定，不得含有歧视性、倾向性条款，不得设定不合理的资格条件和评审标准。2.采购文件应根据采购项目的特点和需求进行编制，确保采购文件的针对性和可操作性。3.采购文件应在规定的时间内发布，确保供应商有足够的时间准备投标文件。（三）采购文件审核采购文件编制完成后，应提交采购领导小组进行审核。采购领导小组应重点审核采购文件的合法性、合规性、完整性和准确性，确保采购文件符合政数局采购需求和相关法律法规要求。七、采购评审管理（一）评审专家管理1.建立政数局采购评审专家库，评审专家应从专家库中随机抽取。评审专家应具备相关专业知识和技能，熟悉政府采购法律法规和政策规定，具有良好的职业道德和责任心。2.采购中心应在评审前对评审专家进行培训，明确评审纪律和评审要求，确保评审专家公正、客观地进行评审。3.评审专家应严格遵守评审纪律，不得泄露评审信息，不得与供应商进行私下接触，不得收受供应商的贿赂或其他不正当利益。（二）评审程序1.采购中心应按照采购文件规定的评审程序组织评审活动，确保评审过程的公平、公正、公开。2.评审过程中，评审专家应认真阅读采购文件和供应商的投标文件，对供应商的技术方案、商务条款、价格等进行综合评审，并按照评审标准进行打分。3.评审结束后，采购中心应及时汇总评审结果，形成评审报告，并将评审报告提交采购领导小组审议。（三）评审结果公示采购项目评审结果应在政数局官方网站或指定媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示期间，如有供应商对评审结果提出质疑，采购中心应及时进行调查核实，并将调查结果反馈给质疑供应商。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商后，采购中心应及时与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，确保合同条款的完整性和准确性。2.采购合同签订前，采购中心应将合同草案提交财务部门、审计部门等进行审核，确保合同符合政数局采购需求和相关法律法规要求。3.采购合同签订后，采购中心应及时将合同副本送需求部门、财务部门、审计部门等备案，作为采购项目执行和监督的依据。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。需求部门应及时配合中标供应商做好采购项目的验收工作，确保采购项目符合合同要求。2.财务部门应按照合同约定及时支付采购款项，确保采购资金的安全和合理使用。审计部门应加强对采购合同履行情况的审计监督，检查合同执行情况是否符合合同约定和相关法律法规要求。3.如因特殊原因需要变更采购合同的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应报采购领导小组审批后，作为采购合同的补充文件。（三）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容应包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等是否符合合同要求，以及售后服务是否到位等。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告，并将验收报告送采购中心备案。如验收不合格，需求部门应及时通知中标供应商进行整改，直至验收合格为止。九、采购监督与考核（一）监督检查1.政数局纪检监察部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购活动是否符合国家法律法规和政策规定，采购程序是否规范，采购文件是否合法合规，评审过程是否公正公平，合同签订与履行是否符合合同约定等。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，检查采购资金的支付和使用是否符合财务制度规定，是否存在资金浪费和挪用等问题。3.审计部门应定期对采购项目进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性和效益性，提出审计意见和建议。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定的时间内提出投诉。采购中心应及时受理供应商的投诉，并按照规定的程序进行调查处理。2.投诉处理过程中，采购中心应充分听取供应商的意见和诉求，对投诉事项进行认真调查核实，并将调查结果及时反馈给投诉供应商。3.如投诉事项属实，采购中心应依法依规对相关责任人员进行处理，并采取相应的措施纠正采购活动中的违规行为。（三）考核评价1.建立政数局采购工作考核评价制度，对