政府采购已建内控制度

PAGE政府采购已建内控制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织在政府采购活动中的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保采购活动合法、合规、公正、透明，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及政府采购的所有部门、岗位及相关人员，涵盖货物、工程和服务等各类政府采购项目。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保政府采购活动依法依规进行。2.全面性原则内部控制覆盖政府采购活动的全过程，包括采购预算编制、采购计划制定、采购方式选择、采购程序执行、合同签订与履行、验收与付款等各个环节。3.制衡性原则在采购活动中，合理设置岗位，明确各岗位的职责权限，确保采购决策、执行、监督等环节相互分离、相互制约，避免权力集中和舞弊行为。4.适应性原则内控制度应与本公司/组织的规模、性质、业务特点及管理要求相适应，并根据外部环境变化和内部管理需要适时进行调整和完善。5.成本效益原则在保证内部控制有效性的前提下，合理权衡控制成本与控制效益，以适当的控制措施实现最佳的采购效果，提高采购资金使用效益。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的业务需求和工作计划，结合本公司/组织的发展战略和年度目标，于每年规定时间前向财务部门提交下一年度的政府采购预算申请。2.财务部门负责汇总各部门的预算申请，结合本公司/组织的财务状况和资金安排，对预算进行初审，并提交管理层审核。3.管理层应根据公司/组织的整体情况，对采购预算进行综合平衡和审批，确保预算的合理性和可行性。4.采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定的程序进行申报和审批。（二）预算执行与监控1.采购部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出，不得超预算采购。2.财务部门应定期对采购预算的执行情况进行监控和分析，及时发现并纠正预算执行过程中的偏差。3.对于预算执行过程中出现的重大问题或异常情况，采购部门和财务部门应及时向管理层报告，并提出相应的解决方案。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购部门应根据采购预算和实际工作需要，在采购项目实施前制定详细的采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购时间等内容。2.采购计划应充分考虑市场供应情况、价格波动因素以及本公司/组织的库存状况等，确保采购计划的合理性和可操作性。3.采购计划制定后，应提交相关部门和领导进行审核，审核通过后方可组织实施。（二）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、政策调整、项目需求变更等原因需要调整采购计划的，采购部门应及时提出调整申请，并说明调整的原因、内容和对预算的影响。2.采购计划调整申请应按照规定的程序进行审批，经批准后方可实施调整。调整后的采购计划应重新提交相关部门和领导备案。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。2.采购部门应按照《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例的规定，编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。3.公开招标公告应在指定的政府采购信息发布媒体上发布，招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、预算金额、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间、开标时间和地点等信息。4.采购部门应组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。评标过程应严格保密，确保评标结果的公正性和客观性。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购部门应根据项目特点和供应商情况，选择不少于三家符合条件的供应商发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的基本情况、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间、开标时间和地点等信息。3.邀请招标的开标、评标程序与公开招标基本相同，但应更加注重对受邀供应商的资格审查和投标文件的评审。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.采购部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。4.采购部门应组织谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，谈判过程中应严格按照谈判文件规定的程序和标准进行，确保谈判结果的公正性和合理性。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门应组织成立单一来源采购小组，对单一来源采购项目进行论证，并形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、唯一性、采购价格的合理性等内容。3.单一来源采购小组应按照规定的程序进行采购，与供应商协商确定采购价格和合同条款，并签订采购合同。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购程序执行（一）采购申请与审批1.各部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人应根据本部门的工作情况和预算安排，对采购申请进行审核，审核通过后提交采购部门。3.采购部门收到采购申请后，应进行初审，初审内容包括采购申请的完整性、合规性、合理性等。初审通过后，提交相关领导审批。4.领导应根据公司/组织的整体情况和采购政策，对采购申请进行审批，审批通过后方可组织实施采购。（二）采购文件编制与发布1.采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，应进行审核，确保文件内容的准确性、完整性和合规性。审核通过后，按照规定的程序发布采购文件。3.对于公开招标项目，采购文件应在指定的政府采购信息发布媒体上发布；对于邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购文件应向符合资格条件的供应商发出。（三）供应商选择与确定1.采购部门应按照采购文件规定的程序和标准，对供应商的资格进行审查，确保参与采购活动的供应商符合要求。2.采购部门应组织开标、评标、谈判、询价等活动，按照规定的评标标准和方法进行评审，确定中标供应商或成交供应商。评审过程应严格保密，确保评审结果的公正性和客观性。3.采购部门应向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书，并与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容。（四）合同签订与履行1.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交法律部门或法律顾问进行审核，确保合同条款的合法性、完整性和合理性。审核通过后，方可签订合同。2.采购部门应按照合同约定，及时与供应商沟通协调，跟踪合同履行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。3.在合同履行过程中，如因供应商原因出现违约情况，采购部门应及时采取措施，追究供应商的违约责任，维护本公司/组织的合法权益。（五）验收与付款1.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收合格后，采购部门应填写验收报告，验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收日期、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。3.财务部门应根据采购合同和验收报告，按照规定的程序办理付款手续。付款前，应审核采购项目的发票、验收报告等相关凭证，确保付款的真实性、合法性和准确性。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对政府采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如政策风险、市场风险、供应商风险、合同风险等。2.风险识别和评估应采用科学的方法和工具，如问卷调查、数据分析、案例分析等，确保风险识别和评估的准确性和全面性。3.根据风险识别和评估的结果，对风险进行分类和分级，确定风险的严重程度和影响范围，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.针对不同类型和级别的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于政策风险，应密切关注国家法律法规和政策变化，及时调整采购策略和方法，确保采购活动符合政策要求。3.对于市场风险，应加强市场调研和分析，合理预测市场价格波动和供应情况，采取适当的采购方式和时间安排，降低市场风险对采购活动的影响。4.对于供应商风险，应加强对供应商的管理和评估，建立供应商信用档案，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作，并在合同中明确供应商的违约责任，降低供应商违约风险。5.对于合同风险，应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和合理性，并在合同履行过程中加强监督和检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，降低合同风险。七、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织应建立健全内部监督机制，加强对政府采购活动的全过程监督。内部监督应包括采购预算管理、采购计划管理、采购方式选择、采购程序执行、采购风险管理等各个环节。2.审计部门应定期对政府采购活动进行审计，检查采购活动是否符合法律法规和公司/组织的内控制度要求，采购程序是否合规，采购资金使用是否合理等。3.纪检监察部门应加强对政府采购活动的纪律监督，严肃查处采购活动中的违规违纪行为，维护采购活动的公正性和廉洁性。（二）外部监督1.采购部门应积极接受财政部门、审计部门、监察部门等外部监督机构的监督检查，及时整改存在的问题。2.采购部门应按照规定的程序和要求，向外部监督机构报送政府采购活动的相关资料和信息，确保外部监督机构能够及时了解采购活动的情况。八、信息管理（一）采购信息收集与整理1.采购部门应建立采购信息收集渠道，及时收集与政府采购活动相关的法律法规、政策文件、市场动态、供应商信息等。2.采购部门应定期对收集到的采购信息进行整理和分析，为采购决策提供参考依