政府采购制度管理制度

PAGE政府采购制度管理制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各级部门使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应具有较高的透明度，采购信息应全面公开披露，包括采购项目的需求、预算、采购程序、供应商资格条件、评标标准等，确保供应商能够平等获取信息，参与公平竞争。2.公平竞争原则为所有符合条件的供应商提供平等的竞争机会，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商，保证采购过程和结果的公正性，促进市场的充分竞争。3.公正原则在政府采购活动中，应严格按照规定的程序和标准进行操作，确保采购行为的公正性，维护各方当事人的合法权益，不得偏袒任何一方。4.诚实信用原则政府采购当事人应诚实守信，严格履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料、恶意串通等，共同维护政府采购市场的正常秩序。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善政府采购管理制度，组织实施政府采购活动，协调与其他部门的工作关系，监督采购项目的执行情况，处理采购过程中的投诉和质疑等。2.需求部门提出采购项目的需求，包括货物的规格、数量、技术要求，工程的建设标准、规模、功能需求，服务的内容、标准、期限等，并对需求的合理性和准确性负责。协助采购管理部门进行采购项目的前期调研、市场询价等工作。3.财务部门负责审核采购项目的预算，安排采购资金，对采购资金的支付进行管理和监督，参与采购项目的验收工作，确保资金使用的合规性和效益性。4.审计部门对政府采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性、效益性，对采购过程中的违规行为提出处理意见，保障政府采购活动依法依规进行。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据本部门的工作任务和发展规划，结合实际需求，在每年规定的时间内编制采购项目预算。预算编制应详细、准确，明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并附必要的说明和依据。2.采购管理部门对需求部门提交的采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、必要性、准确性以及与公司/组织整体预算的衔接性。审核通过后，汇总编制公司/组织年度政府采购预算，报财务部门审核。3.财务部门根据公司/组织的财务状况和资金安排，对采购预算进行综合平衡和审核，确保采购预算在公司/组织财力承受范围内。审核通过后的采购预算报公司/组织决策层审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算金额或采购内容的，应按照规定的程序进行申报和审批。2.采购管理部门在采购活动实施过程中，应密切关注预算执行情况，及时掌握采购项目的资金使用进度，确保采购资金合理、合规使用。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，按照合同约定及时支付采购款项，对预算执行情况进行动态监控，定期向相关部门通报预算执行情况。（三）预算调整1.在采购项目执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整预算：因国家政策调整、市场价格波动等不可抗力因素，导致采购项目成本大幅增加，原预算无法满足采购需求的；因采购人提出新的采购需求，需要增加采购项目或调整采购内容的；其他确需调整预算的情形。2.预算调整申请应由采购管理部门会同需求部门提出，详细说明调整的原因、内容、金额等，并附相关证明材料。经财务部门审核后，报公司/组织决策层审批。3.预算调整获得批准后，采购管理部门应按照调整后的预算组织实施采购活动。三、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，通过公平竞争选择最优供应商。适用于采购货物、工程和服务数量较大、技术复杂、市场竞争充分的项目。2.邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购计划制定采购管理部门根据公司/组织的年度工作计划和预算安排，结合各部门的采购需求，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、时间安排等内容。2.采购项目审批采购计划报公司/组织决策层审批。决策层根据公司/组织的战略规划、资金状况、实际需求等因素，对采购计划进行审核和批准。3.采购文件编制采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。采购文件应符合相关法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的公平、公正、公开。4.发布采购信息采购管理部门按照规定的渠道和方式发布采购信息，公开采购项目的相关内容，邀请潜在供应商参与采购活动。采购信息应在指定的政府采购信息发布媒体、公司/组织内部网站等平台上发布。5.供应商报名及资格审查潜在供应商应按照采购文件的要求进行报名，并提交相关资格证明文件。采购管理部门对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。资格审查应严格按照采购文件规定的标准进行，确保供应商具备参与采购活动的资格和能力。6.采购文件发售向通过资格审查的供应商发售采购文件。采购文件售价应合理，不得过高或过低，以保证采购活动的正常开展。7.开标、评标或谈判按照采购文件规定的时间、地点和程序组织开标、评标或谈判活动。开标应公开进行，唱标、记录等环节应规范操作。评标或谈判过程中，应严格按照评标标准或谈判规则进行评审，确保评审结果的公正性和客观性。评审专家应从政府采购专家库中随机抽取，且与供应商无利害关系。8.确定中标、成交供应商根据评审结果，确定中标或成交供应商。采购管理部门应向中标、成交供应商发出中标通知书，并同时将中标、成交结果通知所有未中标的供应商。9.签订采购合同中标、成交供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。采购合同应符合采购文件的要求，且不得与采购文件的实质性内容相背离。10.采购项目验收采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收应按照采购合同约定的标准和要求进行，确保采购项目的质量和性能符合要求。验收合格后，出具验收报告。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在中标、成交通知书发出之日起三十日内签订。合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用原则，明确双方的权利和义务。2.采购管理部门负责合同文本的起草和审核，确保合同条款符合采购文件的要求和法律法规的规定。合同文本应包括合同主体、标的、数量、质量、价格、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要内容。3.合同签订前，应将合同文本提交给财务部门、审计部门等相关部门进行审核，重点审核合同的合法性、合规性、资金支付条款、风险防范条款等。审核通过后，由公司/组织法定代表人或授权代表签字盖章。（二）合同履行1.采购合同双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购款项，提供必要的协助和配合；供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务。2.在合同履行过程中，如遇合同变更、解除等情况，应按照法律法规和合同约定的程序进行处理。合同变更或解除应签订书面协议，并报相关部门备案。3.采购管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪和检查，及时掌握合同执行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施追究其违约责任，维护采购人的合法权益。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应按照合同约定的验收标准和程序组织验收。验收人员应包括采购管理部门、需求部门、技术专家等相关人员，确保验收工作的全面性和专业性。2.验收过程中，应严格按照合同要求对货物的规格、数量、质量，工程的建设标准、施工质量，服务的内容、标准、期限等进行检查和测试。验收合格后，出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果、验收人员签字等内容。3.如验收不合格，采购人应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务。整改或重新提供后，应再次进行验收，直至验收合格为止。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间安排，及时支付采购款项。付款前，应审核采购合同的执行情况、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、合规。2.对于金额较大的采购项目，可根据合同约定分期支付款项。分期支付时，应明确各期付款的条件和金额，确保资金支付与采购项目进度相匹配。3.如供应商未按照合同约定履行义务，采购人有权根据合同约定扣除相应的款项或拒绝付款，并要求供应商承担违约责任。五、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性、效益性。审计内容包括采购预算执行情况、采购程序执行情况、采购合同签订与履行情况、采购资金使用情况等。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的日常管理和监督。定期对采购项目进行自查，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。3.公司/组织应接受财政、监察、审计等相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供政府采购活动的有关资料和情况。（二）投诉与质疑处理1.供应商对采购活动有疑问或异议的，可以在规定的时间内提出质疑。采购人或采购代理机构应在收到质疑后及时进行答复，答复内容应明确、具体、合理，并提供必要的证明材料。2.如供应商对质疑答复不满意或采购人、采购代理机构未在规定时间内作出答复的，供应商可以向政府采购监督管理部门投诉。政府采购监督管理部门应依法受理投诉，并进行调查处理。投诉处理结果应及时反馈给投诉人和相关当事人。（三）责任追究1.在政府采购活动中，如发现采购当事人存在违规行为，应依法追究其责任。违规行为包括但不限于违反采购程序、提供虚假材料、恶意串通、行贿受贿等。2.对于采购人的违规行为，视情节轻重给予警告、通报