政府采购制度执行制度

PAGE政府采购制度执行制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规以及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度执行指南。（二）适用范围本指南适用于本公司/组织内使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：为所有符合条件的供应商提供平等参与竞争的机会，不得歧视任何潜在供应商。4.公正原则：采购活动应按照既定的标准和程序进行，确保采购结果公正合理。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求调研各部门应根据实际工作需要，对采购项目进行充分的需求调研，明确采购货物、工程或服务的规格、数量、质量要求等详细信息，并形成需求调研报告。2.预算申报各部门依据需求调研报告，结合市场价格行情，编制政府采购预算草案，详细列出采购项目名称、规格型号、数量、单价、总价等内容，并附上必要的说明材料。预算草案应经部门负责人审核签字后，报财务部门和采购管理部门。3.预算审核财务部门对各部门申报的采购预算进行合规性审核，重点审核预算金额的合理性、资金来源的合规性等。采购管理部门从采购需求的合理性、采购方式的适用性等方面进行审核。审核通过后的预算报公司/组织管理层审批。（二）预算执行1.严格控制采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得随意突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申报和审批。2.动态监控财务部门和采购管理部门应建立采购预算执行动态监控机制，定期对采购项目的预算执行情况进行检查和分析，及时发现并解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.调整情形在采购过程中，如遇下列情形之一的，可以申请预算调整：因国家政策调整、市场价格波动等不可抗力因素导致采购预算需要增加或减少的；由于采购需求发生重大变化，原采购预算无法满足实际需要的；其他经公司/组织管理层认定需要调整预算的情形。2.调整程序由采购项目实施部门提出预算调整申请，详细说明调整的原因、调整的金额及调整后的预算安排等内容。经采购管理部门审核、财务部门会签后，报公司/组织管理层审批。审批通过后，按照调整后的预算执行采购活动。三、采购方式及程序（一）公开招标1.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、工程或服务的金额达到规定的公开招标限额标准的；采购人依法委托采购代理机构进行采购，采购代理机构认为采用公开招标方式更有利于实现采购目标的。2.招标程序编制招标文件：采购管理部门根据采购需求编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。招标文件应符合法律法规和行业标准要求，确保公平、公正、公开。发布招标公告：通过指定的政府采购信息发布媒体发布招标公告，公告内容包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、招标文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件：潜在投标人按照招标公告要求获取招标文件，并按照招标文件规定缴纳投标保证金（如有要求）。开标：在规定的开标时间和地点，由采购管理部门或采购代理机构组织开标会议。开标时，投标人应按照招标文件要求提交投标文件，采购管理部门或采购代理机构当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格等主要内容。评标：开标结束后，由依法组建的评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件的商务部分、技术部分和价格部分进行综合评审，推荐中标候选人。定标：采购管理部门根据评标委员会推荐的中标候选人，按照规定的程序确定中标人，并发布中标公告。签订合同：中标人应在中标公告规定的时间内与采购人签订政府采购合同。合同签订后，采购人应将合同副本报采购管理部门备案。（二）邀请招标1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值比例过大的。2.招标程序确定邀请供应商名单：采购管理部门根据采购项目特点和供应商资质、信誉等情况，从符合条件的供应商中选择不少于三家的供应商作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。编制招标文件：与公开招标相同，根据采购需求编制招标文件。发售招标文件：向被邀请的供应商发售招标文件，并要求其按照规定缴纳投标保证金（如有要求）。开标、评标、定标：后续程序与公开招标基本相同，但评标委员会成员人数及组成应符合相关规定。签订合同：中标人确定后，按照公开招标的要求签订合同并备案。（三）竞争性谈判1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序成立谈判小组：谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：采购管理部门根据采购需求制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。确定邀请供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商逐一进行谈判，供应商应根据谈判文件要求进行报价和提供技术方案等。谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对其报价或技术方案进行澄清、说明或更正。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：成交供应商与采购人签订政府采购合同，并报采购管理部门备案。（四）单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序申请：采购项目实施部门提出单一来源采购申请，详细说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的基本情况、拟采购的货物或服务的规格和数量、拟采购的价格等内容，并附上相关证明材料。论证：采购管理部门组织相关专家对单一来源采购申请进行论证，专家应出具论证意见。论证意见应包括对采购项目单一来源采购方式适用性的分析、对供应商唯一性的说明等内容。审批：采购管理部门将单一来源采购申请及专家论证意见报公司/组织管理层审批。经批准后，采购管理部门发布单一来源采购公示，公示期不得少于五个工作日。签订合同：公示无异议后，采购人向单一来源供应商发出采购文件，供应商按照采购文件要求进行报价和提供相关资料。采购人与单一来源供应商协商确定成交价格后，签订政府采购合同，并报采购管理部门备案。（五）询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序成立询价小组：询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。签订合同：成交供应商与采购人签订政府采购合同，并报采购管理部门备案。四、采购合同管理（一）合同签订1.合同文本采购人与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。政府采购合同应当采用书面形式，合同文本应符合法律法规和行业标准要求，明确双方的权利和义务。2.合同审核采购合同签订前，采购管理部门应对合同文本进行审核，重点审核合同条款是否符合采购文件要求、合同价格是否合理、双方权利义务是否对等、违约责任是否明确等。审核通过后的合同报公司/组织管理层审批。（二）合同履行1.供应商履约供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，并对供应商的履约情况进行监督检查。2.采购人监督采购人应建立合同履行监督机制，可以定期或不定期对供应商的履约情况进行检查，如发现供应商存在违约行为，应及时要求其整改，并按照合同约定追究其违约责任。（三）合同变更与终止1.变更情形在合同履行过程中，如遇下列情形之一的，可以变更合同：因不可抗力因素导致合同无法继续履行的；经双方协商一致，需要对合同内容进行变更的；因法律法规或政策调整，需要对合同进行变更的。2.变更程序由合同一方提出合同变更申请，详细说明变更的原因、变更的内容等。经双方协商一致后，签订合同变更协议，并报采购管理部门备案。3.终止情形在合同履行过程中，如遇下列情形之一的，可以终止合同：合同履行完毕的；双方协商一致同意终止合同的；因不可抗力因素导致合同无法继续履行，且双方协商一致同意终止的；因一方违约，另一方按照合同约定要求终止合同的。4.终止程序合同终止时，双方应按照合同约定进行结算和清理，并签订合同终止协议。合同终止协议应报采购管理部门备案。五、采购验收管理（一）验收准备1.制定验收方案采购项目实施部门应在采购合同约定的交货或服务提供期限届满前，制定采购验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员组成等内容。验收方案应报采购管理部门审核。2.通知供应商采购项目实施部门应提前通知供应商做好验收准备工作，并要求供应商在规定时间内提交验收所需的相关资料，如货物清单、质量检验报告、售后服务承诺等。（二）验收实施1.初步验收采购项目实施部门组织相关人员对采购货物、工程或服务进行初步验收，重点检查货物的数量、规格、型号、外观质量等是否符合合同约定，工程的建设进度、质量是否符合要求，服务的内容、标准是否得到有效执行等。初步验收合格后，出具初步验收报告。2.最终验收对于金额较大、技术复杂或对公司/组织业务影响较大的采购项目，采购管理部门应组织相关专家或专业机构进行最终验收。最终验收应按照验收方案和合同约定的标准进行全面、严格的检查和评估，确保采购项目完全符合要求。最终验收合格后，出具最终验收报告。（三）验收结果处理1.合格处理验收合格的采购项目，采购管理部门应按照合同约定及时办理资金支付手续。同时，采购项目实施部门应做好采购项目的后续管理工作，如设备的使用维护、服务的跟踪评价等。2.不合格处理验收不合格的采购项目，采购管理部门应及时通知供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务。整改或重新提供后仍不符合要求的，采购管理部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，如扣除履约保证金、要求赔偿损失等。同时，采购项目实施部门应采取相应措施，确保采购项目能够满足实际工作需要。六、采购档案管理（一）档案内容政府采购档案应包括采购活动全过程形成的各类文件、资料，主要包括：1.采购预算文件：采购预算草案、预算审核意见、预算调整申请及审批文件等。2.采购方式及程序文件：采购方式申请及审批文件、招标文件、投标文件、评标报告、谈判文件、成交确认文件等。3.采购合同文件：采购合同文本、合同变更协议、合同终止协议等。4.采购验收文件：验收方案、初步验收报告、最终验收报告等。5.其他相关文件：采购项目需求调研报告、供应商资质证明材料、采购活动记录、质疑答复文件等。（二）档案整理与保管1.整理要求采购管理部门应指定专人负责政府采购档案的整理工作，按照档案形成的时间顺序、类别等进行分类整理，确保档案资料齐全、完整、规范。整理后的档案应编制目录，便于查阅。2.保管期限政府采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般分为永久、定期两种。对于涉及重要采购项目、具有长期保存价值的档案应永久保管；对于一般性采购项目的档案，保管期限不少于十五年。3.保管方式政府采购档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和保管期限进行存放；电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储设备中，同时建立电子档案索引，便于快速检索。（三）档案查阅与利用1.查阅权限公司/组织内部人员因工作需要查阅政府采购档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审核、采购管理部门负责人批准后，方可查阅。涉及机密信息的档案，查阅人员应严格遵守保密规定。2.查阅登记档案管理人员应建立档案查阅登记制度，对查阅档案的人员、时间、内容等进行详细记录。查阅结束后，查阅人员应在档案查阅登记表上签字确认。3.档案利用政府采购档案可用于公司/组织内部的采购项目总结、经验借鉴、审计监督等工作。未经采购管理部门同意，不得将档