政协采购业务管理制度

PAGE政协采购业务管理制度一、总则（一）目的为规范政协采购业务管理，提高采购效率，保证采购质量，确保采购活动合法合规，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于政协机关及所属各部门、各单位的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，给予所有符合条件的供应商平等参与竞争的机会，不偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务，维护良好的采购秩序。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门、各单位应根据工作需要和实际情况，按照规定的格式和要求，编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息。2.采购预算编制应遵循科学合理、实事求是的原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目申报和过度预算。3.财务部门负责对各部门、各单位提交的采购预算进行审核和汇总，形成政协机关年度采购预算草案，报政协常委会审议批准。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。各部门、各单位应按照批准的预算组织实施采购活动，不得擅自调整或突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。调整预算的申请应详细说明调整的原因、调整的金额以及对采购项目的影响等情况。经批准后，方可实施调整。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期对采购项目的预算执行进度、资金使用情况等进行分析和评估。2.审计部门负责对采购预算的编制、执行和调整情况进行审计监督，确保采购预算的合规性和有效性。三、采购需求管理（一）需求提出1.各部门、各单位根据工作需要，提出采购需求。采购需求应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、服务标准等详细信息。2.采购需求提出后，应组织相关人员进行论证和审核，确保需求的合理性和可行性。论证和审核过程应形成记录，并存档备查。（二）需求审核1.采购管理部门负责对各部门、各单位提出的采购需求进行审核。审核内容包括需求的合法性、合理性、完整性以及与预算的匹配性等。2.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，采购管理部门应组织专家进行论证，确保采购需求的科学性和准确性。（三）需求变更1.在采购过程中，如因特殊原因需要变更采购需求，应按照规定的程序进行申报和审批。变更需求的申请应详细说明变更的原因、变更的内容以及对采购项目的影响等情况。2.经批准后，采购管理部门应及时通知供应商，并与供应商协商调整采购合同的相关条款。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。对于符合公开招标条件的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应按照规定的程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。招标公告应在指定的媒体上发布，招标文件应明确招标项目的要求、评标标准等内容。3.评标委员会应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的，或采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大而不值得的采购项目，可以采用邀请招标方式。3.邀请招标应按照规定的程序进行，包括发布投标邀请书、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。投标邀请书应向符合资格条件的供应商发出，招标文件应明确招标项目的要求、评标标准等内容。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的采购项目，可以采用竞争性谈判方式。3.竞争性谈判应按照规定的程序进行，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。谈判小组应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判文件应明确谈判项目的要求、谈判程序、评标标准等内容。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.对于只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目，可以采用单一来源采购方式。3.单一来源采购应按照规定的程序进行，包括成立采购小组、编制采购文件、确定唯一供应商、签订采购合同等环节。采购小组应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。采购文件应明确采购项目的要求、采购程序、评标标准等内容。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。3.询价应按照规定的程序进行，包括成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等环节。询价小组应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。询价文件应明确询价项目的要求、询价程序、评标标准等内容。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门、各单位需要采购货物、工程或服务时，应填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购原因、交货时间、服务要求等内容。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，应按照规定的审批流程进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、采购方式的合规性、预算的匹配性等。2.对于重大采购项目或金额较大的采购项目，采购申请表应报政协领导审批。经批准后，方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.根据批准的采购申请表和采购方式，采购管理部门组织实施采购活动。采购实施过程应严格按照相关法律法规和采购文件的要求进行。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购管理部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标代理工作。招标代理机构应按照规定的程序和要求组织招标活动，确保招标过程的公平、公正、公开。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购管理部门应组织成立谈判小组、采购小组或询价小组，按照规定的程序进行采购活动。（四）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、服务要求、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订前，应进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、合理性以及与采购文件的一致性等。经审核无误后，方可签订采购合同。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号等是否符合采购合同的要求，工程是否达到设计标准，服务是否满足服务要求等。2.验收合格后，采购管理部门应按照采购合同的约定办理付款手续。付款时，应提供合法有效的发票等凭证。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购管理部门与供应商签订。合同内容应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、服务要求、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.采购合同签订前，应进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、合理性以及与采购文件的一致性等。经审核无误后，方可签订采购合同。（二）合同履行1.采购管理部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。采购管理部门应及时向供应商提供必要的协助和支持，确保采购项目的顺利实施。2.供应商应按照采购合同的约定按时、按质、按量提供货物、工程或服务，并承担相应的违约责任。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，应按照规定的程序进行申报和审批。变更合同的申请应详细说明变更的原因、变更的内容以及对采购项目的影响等情况。2.经批准后，采购管理部门应及时与供应商协商变更合同条款，并签订补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，采购管理部门应及时通知供应商，并按照合同约定办理相关手续。2.合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，确保双方的权利和义务得到妥善处理。七、采购档案管理（一）档案收集1.采购管理部门应负责采购档案的收集工作。采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告（谈判记录、询价记录）、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的数据和资料。2.采购档案应在采购活动结束后及时收集整理，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.采购管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的采购档案进行整理。整理内容包括分类、编号、装订、编目等。2.采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，建立清晰的档案目录，便于查阅和管理。（三）档案保管1.采购档案应妥善保管，确保档案资料的安全和完整。档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般采购项目的档案保管期限为十五年，重大采购项目的档案保管期限为永久。2.采购档案应存放在专门的档案柜或档案库中，并有专人负责管理。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，防止档案资料的损坏、丢失和泄密。（四）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅采购档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、复制、抽取、销毁档案资料。查阅完毕后，应及时归还档案，并办理相关手续。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.政协机关应建立健全采购监督检查机制，加强对采购活动的全过程监督检查。监督检查内容包括采购预算的执行情况、采购需求的合理性、采购方式的合规性、采购程序的规范性、采购合同的履行情况等。2.财务部门、审计部门等应按照各自的职责