承德医学院档案管理制度

PAGE承德医学院档案管理制度一、总则（一）目的为加强承德医学院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，为学校教学、科研、管理等各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于承德医学院各部门、各单位以及全体教职员工和学生形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指学校在教学、科研、管理、医疗、基建等各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室归口管理全校各类档案，确保档案管理的规范化、标准化和科学化。2.完整性原则全面收集学校各项活动中形成的各类档案，保证档案内容的完整无缺，反映学校发展的全过程。3.准确性原则档案内容应真实、准确地反映学校各项工作的实际情况，数据准确无误，手续完备。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案，采取有效保密措施，确保档案信息安全。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校各部门和社会利用者提供便捷、高效的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）学校档案工作领导小组1.组成学校档案工作领导小组由学校领导及相关部门负责人组成。2.职责（1）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作发展规划和规章制度。（2）研究决定学校档案工作中的重大问题，协调解决档案工作中的困难和矛盾。（3）监督检查学校档案工作的开展情况，对档案工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励。（二）综合档案室1.隶属关系综合档案室是学校档案管理的职能部门，归口管理全校各类档案，在学校办公室领导下开展工作。2.人员配备配备具有档案专业知识和技能的专职档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。3.职责（1）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和学校档案管理制度，制定档案管理工作细则和操作规程。（2）负责全校各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管、统计学校各部门和个人移交的档案资料。（3）对全校档案工作进行业务指导和监督检查，组织开展档案业务培训和学术交流活动。（4）负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定做好档案的开放利用和保密工作。（5）开发档案信息资源，编制档案检索工具和参考资料，为学校教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。（三）各部门、各单位档案工作小组1.组成各部门、各单位成立档案工作小组，由部门负责人担任组长，指定专人负责本部门、本单位档案的收集、整理和移交工作。2.职责（1）负责本部门、本单位各类档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整、准确和系统。（2）按照学校档案管理规定，定期向综合档案室移交档案资料，并协助综合档案室做好档案的整理、鉴定、统计等工作。（3）负责本部门、本单位档案信息的安全保密工作，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。（4）积极配合综合档案室开展档案利用工作，为学校和社会提供档案信息服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类包括学校党委、纪委、工会、团委等部门形成的文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表、党员名册、团员名册等档案。2.行政管理类包括学校行政部门形成的文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表、规章制度、人事档案、财务档案、基建档案、设备档案等档案。3.教学工作类包括学校教学部门形成的教学计划、教学大纲、课程表、教案、讲稿、试卷、成绩册、实习报告、毕业论文等档案。4.科学研究类包括学校科研部门形成的科研项目申报书、研究计划、实验数据、研究报告成果鉴定书、专利证书等档案。5.医疗卫生类包括学校附属医院、教学医院形成的医疗文件、病历、护理记录、检验报告、科研成果等档案。6.基本建设类包括学校新建、改建、扩建工程项目形成的项目建议书、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等档案。7.仪器设备类包括学校购置、自制仪器设备形成的申购计划、合同协议、验收报告、使用说明书等档案。8.学生类档案包括学生入学登记表、学籍档案、奖惩记录、毕业登记表等档案。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律，及时收集本部门、本单位在各项活动中形成的档案资料，确保档案的完整性和准确性。2.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应实行跟踪收集，确保档案资料的齐全完整。3.对个人在工作中形成的属于归档范围的文件材料，应按照规定及时移交所在部门档案工作小组，不得据为己有。4.学校各部门、各单位之间应加强沟通协调，避免档案资料的重复收集和遗漏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的种类和载体形式进行分类整理，一般分为党群工作类、行政管理类、教学工作类、科学研究类、医疗卫生类、基本建设类、仪器设备类、学生类等八大类。3.每一类档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行排列编号，编制目录，建立全宗卷。（四）整理方法1.分类整理按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类，将同一类别的档案资料集中在一起。2.装订编目对纸质档案进行装订，去除金属物，编页号，填写卷内目录、备考表等。3.装盒上架将装订好的档案装入档案盒，填写盒脊项目，按照分类顺序上架排列，建立档案存放索引。4.电子档案整理对电子档案按照《电子文件归档与管理规范》的要求进行整理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，按照档案分类顺序排列存放，便于查找和利用。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.对电子档案应定期进行备份，存储介质应异地存放，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、存放易燃、易爆物品。（三）档案鉴定1.成立档案鉴定小组，由学校档案工作领导小组成员、综合档案室人员及相关部门业务人员组成，负责对档案的鉴定工作。2.档案鉴定小组应根据国家有关规定和学校实际情况，制定档案保管期限表，对档案进行定期鉴定。3.鉴定工作应坚持全面的历史观点，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判定档案的价值。4.对已失去保存价值的档案，经档案鉴定小组审核批准后，按照规定进行销毁。（四）档案销毁1.档案销毁应严格按照规定程序进行，填写档案销毁清册，经学校档案工作领导小组批准后，由综合档案室负责组织实施。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁，严禁将档案出售或转让给其他单位或个人。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，并在档案销毁清册上签字确认。五、档案的利用（一）利用范围及方式1.利用范围学校内部各部门、各单位及教职员工、学生因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅学校档案。校外单位因工作需要查阅学校档案，须经学校档案工作领导小组批准。2.利用方式（1）查阅：档案利用者可在综合档案室查阅档案原件或复印件。（2）借阅：档案利用者因工作需要，可办理借阅手续，将档案借出综合档案室使用，但借阅期限一般不超过两周，特殊情况需延长借阅期限的，须经综合档案室批准。（二）利用手续1.校内利用（1）档案利用者需填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅档案的名称、年度、保管期限、利用目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，交综合档案室办理查阅或借阅手续。（2）综合档案室对档案利用者提交的申请表进行审核，符合规定的，予以办理查阅或借阅手续，并提供必要的帮助和指导。（3）档案利用者查阅或借阅档案时，应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室或转借他人。查阅档案时，严禁在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。2.校外利用（1）校外单位查阅学校档案，须持单位介绍信，注明查阅档案的目的、范围等内容，经学校档案工作领导小组批准后，到综合档案室办理查阅手续。（2）校外单位借阅学校档案，须经学校档案工作领导小组批准，并签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。借阅期限一般不超过一周，特殊情况需延长借阅期限的，须经综合档案室批准。（3）校外单位查阅或借阅档案时，应在综合档案室指定的地点进行，由综合档案室工作人员负责监督。查阅档案时，严禁在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。如需复制档案，须经综合档案室同意，并按照规定办理复制手续。（三）利用登记综合档案室应对档案利用情况进行详细登记，记录档案利用者的姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称、数量等内容，以便统计和查询。六、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、网络化传输和智能化检索，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化加工1.对库存档案进行全面数字化扫描，确保档案图像清晰、完整，符合国家相关标准和规范。2.建立档案数字化加工质量控制体系，对数字化加工过程进行全程监控，确保数字化档案的质量。3.对数字化档案进行分类、著录、标引，建立档案数据库，实现档案信息的计算机管理。（三）信息化管理系统建设1.选用功能强大、安全可靠的档案信息化管理系统，满足档案管理工作的实际需求。2.在档案信息化管理系统中建立档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程，实现档案管理工作的自动化和规范化。3.建立档案信息资源共享平台，实现学校内部各部门、各单位之间档案信息的共享和交换，为学校教学、科研、管理等工作提供便捷的档案信息服务。（四）安全保障1.加强档案信息化管理系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止档案信息泄露和被篡改。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。3.建立档案信息化管理系统安全审计机制，对系统操作日志进行定期审计，及时发现和处