总工会采购理制度

PAGE总工会采购理制度一、总则（一）目的为了加强总工会采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于总工会机关及所属各单位（以下统称“各单位”）的采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证采购结果公平公正。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购到性价比最优的商品和服务。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况，不得提供虚假信息。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。审核采购计划和采购预算。组织实施采购活动，包括采购项目的策划、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订等。对采购项目进行监督和检查，协调处理采购过程中的问题。建立和管理供应商库，定期对供应商进行评估和考核。2.需求部门根据工作需要提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和商务建议。配合采购管理部门进行供应商选择、采购合同签订、验收等工作。3.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付和使用。对采购项目进行财务审计和核算。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否符合法律法规和本制度规定。对采购项目的经济效益和社会效益进行评价。5.纪检监察部门对采购活动进行纪律监督，查处采购过程中的违规违纪行为。二、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各单位应根据年度工作计划和实际工作需要，定期编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应按照以下流程进行编制：需求部门提出采购需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的用途、技术要求、数量、预计采购时间等信息。采购管理部门对采购需求进行汇总、审核和分析，结合库存情况和资金状况，编制年度采购计划草案。年度采购计划草案经财务部门审核资金预算后，报单位领导审批。经审批后的采购计划下达至各相关部门执行。（二）采购预算管理1.采购预算是采购计划的资金保障，各单位应根据采购计划编制采购预算。采购预算应明确采购项目的预算金额、资金来源等内容。2.采购预算的编制应遵循以下原则：真实性原则：采购预算应根据实际工作需要和市场价格情况进行编制，确保预算数据真实可靠。完整性原则：采购预算应涵盖所有采购项目，不得遗漏。准确性原则：采购预算应准确计算采购项目的金额，避免预算偏差。合理性原则：采购预算应合理安排资金，避免资金浪费和闲置。3.采购预算经单位领导审批后，应严格执行。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。三、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定进行。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（二）采购程序1.采购项目申请：需求部门根据工作需要填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购项目审批：采购管理部门对采购需求进行审核，提出审核意见，报单位领导审批。单位领导根据采购项目的性质、金额等因素进行审批，同意采购的，下达采购任务通知书。3.采购文件编制：采购管理部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。4.供应商选择：采购管理部门通过发布采购公告、邀请供应商投标等方式，选择符合条件的供应商参与采购活动。供应商应具备良好的商业信誉、健全的财务会计制度、履行合同所必需的设备和专业技术能力等条件。采购管理部门对供应商的资格进行审查，确定入围供应商名单。5.采购评审：采购管理部门组织成立评审小组，对供应商的投标文件、谈判文件、询价报价等进行评审。评审小组应按照采购文件规定的评标标准、谈判规则、询价原则等进行评审，推荐成交候选人。6.采购合同签订：采购管理部门根据评审结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定的义务。7.采购验收：采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同要求。验收合格后，需求部门应填写《采购验收报告》，并报采购管理部门备案。8.采购付款：财务部门根据采购合同约定和验收情况，办理采购付款手续。采购付款应严格按照财务管理制度的规定进行，确保资金支付安全。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购管理部门与成交供应商签订。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款是否符合法律法规和本制度规定、合同价格是否合理、合同风险是否可控等。相关部门应提出审核意见，采购管理部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。3.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.如因不可抗力或其他原因需要变更合同内容的，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。3.如供应商未能按照合同约定履行义务，采购管理部门应及时采取措施，要求供应商承担违约责任。如供应商的违约行为给总工会造成损失的，采购管理部门应依法追究供应商的赔偿责任。（三）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同约定的验收标准和方法，对采购项目进行验收。验收合格后，需求部门应填写《采购验收报告》，并报采购管理部门备案。2.如采购项目验收不合格，需求部门应及时通知供应商进行整改。供应商整改后仍不符合要求的，需求部门应按照合同约定扣除供应商相应的款项，并依法追究供应商的违约责任。（四）合同归档采购合同履行完毕后，采购管理部门应将合同文本及相关资料进行整理归档。合同归档资料应包括合同文本、采购文件、投标文件、谈判文件、询价报价文件、验收报告、付款凭证等。合同归档资料应妥善保管，以备查阅。五、采购监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否符合法律法规和本制度规定。审计内容包括采购计划的编制和执行情况、采购方式的选择和运用情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的支付和使用情况等。2.纪检监察部门应加强对采购活动的纪律监督，查处采购过程中的违规违纪行为。对违反本制度规定的单位和个人，纪检监察部门应依法依规追究其责任。3.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和培训，提高采购人员的业务水平和廉洁自律意识。采购管理部门应定期对采购活动进行自