往来款项财务制度

PAGE往来款项财务制度一、总则（一）目的为了加强公司往来款项的财务管理，规范往来款项的核算与管理，确保公司资金的安全与完整，提高资金使用效率，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位或个人之间发生的各种往来款项的管理。（三）基本原则1.合法性原则：往来款项的核算与管理必须符合国家法律法规和财务制度的规定。2.准确性原则：往来款项的记录要真实、准确、完整，确保账账相符、账实相符。3.及时性原则：及时清理往来款项，避免长期挂账，提高资金周转效率。4.责任明确原则：明确各部门及相关人员在往来款项管理中的职责，确保管理工作落到实处。二、往来款项的分类及核算（一）应收账款1.定义：公司因销售商品、提供劳务等经营活动应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。2.核算：财务部门应按照销售合同或协议约定的金额及结算方式，及时确认应收账款。应收账款应按客户名称设置明细账，详细记录应收账款的发生、收回及余额情况。对于应收账款的坏账准备，应按照国家相关规定及公司财务政策计提。（二）应付账款1.定义：公司因购买商品、接受劳务等经营活动应支付给供应单位的款项。2.核算：财务部门应根据采购合同或协议约定的金额及结算方式，及时确认应付账款。应付账款应按供应商名称设置明细账，详细记录应付账款的发生、支付及余额情况。对于已确认的应付账款，应在规定的付款期限内及时支付，避免逾期付款产生不良信用记录。（三）其他应收款1.定义：公司除应收票据、应收账款、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项。2.核算：其他应收款应按款项性质及个人或单位名称设置明细账，详细记录其他应收款的发生、收回及余额情况。常见的其他应收款包括员工借款、备用金、押金、应收的各种赔款、罚款等。财务部门应定期清理其他应收款，督促相关责任人及时归还借款或结清款项。（四）其他应付款1.定义：公司除应付票据、应付账款、预收账款等以外的其他各种应付及暂收款项。2.核算：其他应付款应按款项性质及个人或单位名称设置明细账，详细记录其他应付款的发生、支付及余额情况。常见的其他应付款包括应付租入固定资产和包装物的租金、存入保证金、应付统筹退休金等。对于其他应付款，应在规定的期限内及时支付或结算，确保公司的财务信用。（五）预收账款1.定义：公司按照合同规定向购货单位预收的款项。2.核算：财务部门应根据销售合同约定的预收金额及时间，及时确认预收账款。预收账款应按客户名称设置明细账，详细记录预收账款的发生、冲减及余额情况。当销售实现时，应及时将预收账款冲减相应的销售收入。（六）预付账款1.定义：公司按照合同规定预付给供应单位的款项。2.核算：财务部门应根据采购合同约定的预付金额及时间，及时确认预付账款。预付账款应按供应商名称设置明细账，详细记录预付账款的发生、冲减及余额情况。在收到所购物资或劳务时，应及时将预付账款冲减相应的采购成本。三、往来款项的管理职责（一）销售部门1.负责销售合同的签订、执行及跟踪，确保销售业务的真实性和合法性。2.及时与客户沟通，催收应收账款，对于逾期未收回的款项，应及时向财务部门反馈，并配合财务部门进行催收工作。3.定期对客户的信用状况进行评估，为财务部门制定合理的信用政策提供依据。（二）采购部门1.负责采购合同的签订、执行及跟踪，确保采购业务的真实性和合法性。2.及时与供应商沟通，核对应付账款，对于有争议的款项，应及时与财务部门协商解决。3.严格按照采购合同约定的付款期限和方式支付款项，避免逾期付款产生不良影响。（三）财务部门1.负责往来款项的核算与管理，按照国家相关法律法规及公司财务制度进行账务处理。2.定期编制往来款项明细表，向相关部门提供往来款项的余额及账龄分析情况，为往来款项的清理提供依据。3.负责往来款项的催收和支付工作，对逾期未收回的应收账款及时采取措施进行催收，对逾期未支付的应付账款及时与供应商沟通协商解决。4.参与制定公司的信用政策，对客户的信用状况进行评估，为销售部门提供决策支持。（四）其他部门1.各部门应按照公司规定及时办理相关业务，涉及往来款项的，应及时与财务部门核对账目，确保往来款项的准确记录。2.对于因业务需要发生的往来款项，各部门应指定专人负责管理，明确责任，确保款项的安全与及时结算。四、往来款项的审批流程（一）应收账款的审批流程1.销售部门在签订销售合同后，应将合同副本提交给财务部门备案。2.财务部门根据销售合同约定的结算方式和收款期限，确认应收账款的金额和账期。3.应收账款在信用期内收回的，由销售部门负责催收，财务部门进行监督。4.对于逾期未收回的应收账款，销售部门应填写《应收账款催收申请表》，详细说明客户情况、逾期原因及催收措施等，经销售部门负责人审批后提交给财务部门。5.财务部门收到《应收账款催收申请表》后，应进行审核，并根据实际情况采取相应的催收措施，如发送催款函、电话催收、上门催收等。6.对于重大逾期应收账款，财务部门应及时向公司管理层汇报，并会同销售部门共同制定催收方案，必要时可通过法律途径解决。（二）应付账款的审批流程1.采购部门在签订采购合同后，应将合同副本提交给财务部门备案。2.财务部门根据采购合同约定的付款期限和金额，确认应付账款的金额和付款时间。3.应付账款在付款期限内支付的，由采购部门填写《付款申请表》，详细说明供应商名称、采购业务内容、应付金额、付款方式等，经采购部门负责人审批后提交给财务部门。4.财务部门收到《付款申请表》后，应进行审核，核对采购合同、发票等相关凭证，确保付款金额的准确性和合法性。5.审核通过后，财务部门按照公司资金管理制度的规定安排资金支付，并在付款后及时进行账务处理。6.如果因特殊原因需要延期支付应付账款，采购部门应提前与供应商沟通协商，并填写《应付账款延期支付申请表》，经采购部门负责人和财务部门负责人审批后，通知供应商。（三）其他应收款的审批流程1.因业务需要发生其他应收款的部门或个人，应填写《其他应收款申请表》，详细说明款项性质、金额、用途、预计收回时间等，经部门负责人审批后提交给财务部门。2.财务部门收到《其他应收款申请表》后，应进行审核，重点审核款项的合理性和必要性。3.对于涉及金额较大的其他应收款，财务部门应报公司管理层审批。4.审批通过后，财务部门办理款项支付手续，并按照规定进行账务处理。5.其他应收款的收回，由借款人或责任人负责及时办理，收回款项后应及时交回财务部门核销。（四）其他应付款的审批流程1.因业务需要发生其他应付款的部门或个人，应填写《其他应付款申请表》，详细说明款项性质、金额、来源、支付时间等，经部门负责人审批后提交给财务部门。2.财务部门收到《其他应付款申请表》后，应进行审核，重点审核款项的真实性和合规性。3.对于涉及金额较大的其他应付款，财务部门应报公司管理层审批。4.审批通过后，财务部门按照规定进行账务处理，并在规定的时间内支付款项。（五）预收账款的审批流程1.销售部门收到客户的预付款项后，应及时通知财务部门。2.财务部门根据销售合同约定，确认预收账款的金额和客户名称，并进行账务处理。3.预收账款在销售实现时，由销售部门填写《预收账款冲减申请表》，详细说明销售业务内容、预收账款金额、冲减金额等，经销售部门负责人审批后提交给财务部门。4.财务部门收到《预收账款冲减申请表》后，应进行审核，核对销售合同、发票等相关凭证，确保冲减金额的准确性和合法性。5.审核通过后，财务部门进行预收账款的冲减账务处理。（六）预付账款的审批流程1.采购部门根据采购合同约定，需要支付预付款项时，应填写《预付账款申请表》，详细说明供应商名称、采购业务内容、预付金额、付款方式等，经采购部门负责人审批后提交给财务部门。2.财务部门收到《预付账款申请表》后，应进行审核，重点审核采购合同是否签订、预付款项的合理性和必要性等。3.对于涉及金额较大的预付账款，财务部门应报公司管理层审批。4.审批通过后，财务部门办理款项支付手续，并按照规定进行账务处理。5.在收到所购物资或劳务时，如果预付款项有剩余，采购部门应及时填写《预付账款结算申请表》，经采购部门负责人和财务部门负责人审批后，办理退款手续。五、往来款项的清查与核对（一）定期清查1.财务部门应定期对往来款项进行清查，至少每年一次，编制往来款项清查表。2.清查内容包括往来款项的账面余额、账龄、款项性质、对方单位或个人名称等。3.在清查过程中，发现账实不符的情况，应及时查明原因，并进行调整。（二）不定期核对1.财务部门应不定期与销售部门、采购部门等相关部门核对往来款项的余额及发生情况，确保账账相符。2.对于与外部单位或个人的往来款项，应定期与对方进行核对，取得对方的确认函，确保往来款项的真实性和准确性。（三）清查结果处理1.对于清查中发现的问题，如坏账损失、长期挂账等，应及时进行分析，并按照公司财务制度的规定进行处理。2.对于无法收回的应收账款，应按照规定计提坏账准备，并报公司管理层审批后进行核销。3.对于因特殊原因形成的长期挂账往来款项，应查明原因，明确责任，采取措施及时清理。六、往来款项的风险控制（一）信用风险控制1.销售部门应建立客户信用评估制度，定期对客户的信用状况进行评估，根据客户的信用等级制定相应的信用政策。2.对于信用等级较低的客户，应采取谨慎的销售策略，如要求提供担保、增加收款频率等，以降低信用风险。3.财务部门应根据销售部门提供的客户信用信息，合理确定应收账款的账期和信用额度，并进行动态监控。（二）资金风险控制1.财务部门应合理安排资金，确保往来款项的及时支付和回收，避免因资金周转不畅导致逾期付款或逾期收款。2.对于大额往来款项的支付，应提前做好资金预算，确保资金充足。3.加