幼儿园档案管理制度范本

PAGE幼儿园档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园管理、教育教学、科学研究等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工。（三）档案定义本制度所称档案，是指幼儿园在各项工作活动中直接形成的，对幼儿园和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映幼儿园各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：全面收集和整理幼儿园在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、幼儿园商业秘密和个人隐私的档案，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。5.便于利用原则：优化档案整理，科学分类编号，建立检索工具，方便档案的查询和利用。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。3.指导和监督各部门档案管理工作，定期对各部门档案工作进行检查和考核。4.开展档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储和网络化查询。5.组织档案人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。（二）各部门档案工作小组1.各部门成立档案工作小组，由部门负责人担任组长，指定专人负责本部门档案的日常收集、整理和保管工作。2.负责本部门档案材料的收集、整理、分类和装订，确保档案材料的齐全、完整和规范。3.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交综合档案室。4.配合综合档案室做好档案的查询、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括幼儿园的规划、计划、总结、报告、规章制度、会议记录、大事记、统计报表等。2.教育教学类：包括教学计划、教案、教材、教学课件、学生成绩册、教学评估材料、教研活动记录等。3.师资队伍建设类：包括教师个人档案、教师培训记录、教师考核材料、师德师风建设材料等。4.学生管理类：包括学生学籍档案、学生奖惩记录、学生综合素质评价材料、班级管理材料等。5.后勤管理类：包括校园建设规划、维修记录、物资采购合同、财务报表、安全管理材料等。6.党团工作类：包括党组织建设材料、团组织活动记录、党员和团员档案等。7.其他类：包括幼儿园与上级主管部门、社会各界的往来文件、幼儿园举办的各类活动资料、幼儿园获得的荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案材料。2.档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于具有保存价值的电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保电子文件与纸质文件内容一致。4.各部门应定期将收集到的档案材料进行整理，防止档案材料的散失和损坏。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为行政管理、教育教学、师资队伍建设、学生管理、后勤管理、党团工作等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于档案的管理和查询。3.装订：将档案材料按照一定的顺序进行排列，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保档案的整齐美观。4.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限、页数等内容，以便于查找和统计。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和幼儿园档案管理制度为依据，对档案的保存价值进行科学鉴定。2.从幼儿园工作的实际需要出发，全面分析档案的内容、来源、时间和形式等因素，准确判断档案的保存价值。3.坚持历史唯物主义观点，尊重历史事实，确保档案鉴定工作的客观性和公正性。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间和形式等因素，直接判断其保存价值。2.集体鉴定法：组织档案管理人员、业务部门负责人和有关专家组成鉴定小组，对档案进行集体审查，共同确定档案的保存价值。（三）保管期限划分1.永久：凡是反映幼儿园主要职能活动和基本历史面貌的，对幼儿园和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期：凡是反映幼儿园一般工作活动，在较长时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期：凡是反映幼儿园短期工作活动，在较短时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）鉴定程序1.各部门档案工作小组对本部门保管期满的档案进行初步鉴定，提出存毁意见，填写《档案鉴定意见书》。2.综合档案室对各部门提交的《档案鉴定意见书》进行汇总审核，组织鉴定小组进行复查，确定档案的存毁。3.对确定销毁的档案，编制《档案销毁清册》，经幼儿园分管领导批准后，由两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字。五、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，确保档案的安全保管。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限、不同密级的档案应分开存放，并有明显标识。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，异地存放。（三）库房管理1.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.做好档案库房的安全保卫工作，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。4.对档案库房的设施设备进行定期维护和保养，确保其正常运行。六、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和幼儿园档案管理制度，不得损害国家利益、幼儿园利益和他人合法权益。2.服务为本原则：以服务幼儿园各项工作为宗旨，积极主动地为利用者提供档案信息服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息的安全。（二）利用范围1.幼儿园内部各部门因工作需要查阅档案。2.教职工因教学、科研、个人工作等需要查阅档案。3.学生及家长因学籍管理、综合素质评价等需要查阅档案。4.有关部门和单位因工作需要查阅幼儿园档案。（三）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅手续。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经幼儿园分管领导批准。3.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.如需复印档案材料，应经档案管理人员同意，并登记复印内容、份数等。（四）利用反馈1.利用者查阅档案后，应及时将档案归还综合档案室，并反馈利用效果。2.综合档案室应定期对档案利用情况进行统计分析，总结经验，不断改进档案利用工作。七、档案的统计与移交（一）统计1.综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应定期报送幼儿园领导和上级主管部门，并根据统计结果分析档案管理工作中的问题，提出改进措施。（二）移交1.幼儿园撤销、合并或职能调整时，应按照国家有关规定，将档案移交给有关部门或单位。2.工作人员调动时，应将本人保管的档案材料整理齐全，移交所在部门档案工作小组，办理交接手续。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标及规划1.建立完善的幼儿园档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、网络化查询和自动化管理。2.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施，确保档案信息化建设工作的顺利进行。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保图像清晰可读。2.对数字化档案进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏、拼接等，提高图像质量。3.对数字化档案进行分类、编号、著录等，建立准确的档案数据库。（三）系统管理与维护1.配备专业的档案信息化管理人员，负责档案信息化管理系统的日常运行维护和管理。2.定期对档案信息化管理系统进行检查和维护，确保系统的安全稳定运行。3.