干部人事档案室制度牌

PAGE干部人事档案室制度牌一、总则（一）目的为加强干部人事档案管理，确保干部人事档案的真实性、完整性、保密性和安全性，充分发挥干部人事档案在干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有干部人事档案的管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：干部人事档案必须如实反映干部个人的经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况，严禁任何形式的虚假材料。2.完整性原则：全面收集干部人事档案材料，确保档案内容完整无缺，能够准确反映干部全貌。3.保密性原则：严格遵守保密规定，对干部人事档案内容予以保密，防止档案信息泄露。4.安全性原则：采取有效措施，保障干部人事档案的实体安全，防止档案损坏、丢失等情况发生。二、档案管理机构及职责（一）干部人事档案室设立专门的干部人事档案室，负责集中管理公司/组织干部人事档案。（二）档案管理人员职责1.档案收集：负责接收、收集和整理干部人事档案材料，确保档案材料的及时、准确归档。2.档案整理：按照档案管理规定，对收集到的档案材料进行分类、排序、编目、装订等整理工作，保证档案的整齐规范。3.档案保管：妥善保管干部人事档案，做好档案的安全防护工作，定期检查档案保管状况，确保档案安全。4.档案查阅：严格按照规定办理档案查阅手续，为查阅人员提供必要的服务，并做好查阅登记工作。5.档案转递：负责干部人事档案的转递工作，确保档案转递的准确、及时和安全。6.档案信息化管理：推进干部人事档案信息化建设，负责档案信息的录入、维护和管理，提高档案管理工作效率。三、档案内容及分类（一）履历材料干部个人的履历表、简历等反映其工作经历、学习经历等情况的材料。（二）自传材料干部本人撰写的自传，以及对自己思想、工作、学习等方面情况的总结。（三）鉴定、考核、考察材料1.干部的年度考核、任期考核、专项考核等材料。2.干部的考察材料，包括选拔任用考察、试用期考察等材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书、培训结业证书等相关材料。2.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等材料。（五）政审材料政治历史情况审查、入党政审等材料。（六）党团材料入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表等党员材料；入团志愿书等团员材料。（七）奖励材料获得的各种奖励的审批表、荣誉证书等材料。（八）处分材料受到党纪政纪处分的决定、调查处理报告等材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料工资变动审批表、职务任免文件、出国（境）审批表及相关材料等。（十）其他可供组织参考的材料反映干部个人重要情况的其他材料，如体检表、残疾证明等。四、档案收集与归档（一）材料来源1.干部所在部门、单位定期报送的干部人事档案材料。2.干部个人提交的相关材料，如学历学位证书、奖励证书等。3.组织人事部门在干部选拔任用、考核、培训等工作中形成的材料。4.纪检监察、审计等部门在工作中形成的涉及干部的相关材料。（二）收集要求1.各部门、单位应指定专人负责干部人事档案材料的收集工作，确保材料按时、准确报送。2.报送的档案材料应真实、完整、规范，符合档案管理的要求。材料应使用A4纸，字迹清晰，内容完整，签字盖章齐全。3.在收集档案材料过程中，如发现材料不齐全、不规范或存在疑问的，应及时与相关部门或人员沟通核实，补充完善后再行报送。（三）归档程序1.档案管理人员收到报送的档案材料后，应认真核对材料的完整性、准确性和规范性。2.对符合要求的档案材料进行分类、排序，按照档案管理的规定进行编目、装订。3.将整理好的档案材料及时归入干部人事档案，并在档案目录中注明材料的归档时间和顺序号。五、档案整理与保管（一）整理原则1.遵循干部人事档案的形成规律和特点，保持档案材料之间的有机联系。2.便于档案的查阅、利用和管理。（二）整理方法1.分类：按照档案内容的类别，将档案材料分为履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料等十大类。2.排序：每类档案材料按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编目：编制档案目录，包括档案材料的类别、序号名称、日期、页数等信息，便于查找和核对。4.装订：对纸张规格不一致、破损的档案材料进行整理、修补，然后采用线装或胶装的方式进行装订，确保档案的整齐牢固。（三）保管要求1.干部人事档案室应具备安全、保密的保管条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和干部姓名顺序排列，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案材料要及时进行修复或复制。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作。档案室应配备灭火器、除湿机、防虫药等设备，确保档案安全。5.严格控制档案库房的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。六、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.组织人事部门因干部选拔任用、考核、培训、政审等工作需要查阅干部人事档案。2.纪检监察、审计等部门因工作需要查阅干部人事档案。3.其他经公司/组织批准的单位或个人因特殊情况需要查阅干部人事档案。（二）查阅手续1.查阅单位或个人应填写《干部人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅人员等信息，并加盖单位公章。2.将申请表提交给干部人事档案室，经档案管理部门负责人审核批准后，方可查阅。3.查阅人员应持有效证件到干部人事档案室查阅档案，档案管理人员应在场监督查阅过程，确保档案安全。（三）查阅规定1.查阅人员必须严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。未经批准，不得擅自摘抄、复制、拍摄档案材料。2.查阅档案时，应在档案查阅登记簿上详细记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.查阅结束后，查阅人员应将档案材料归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案材料，确保档案完整无损。（四）借阅手续1.因特殊情况需要借阅干部人事档案的，借阅单位或个人应填写《干部人事档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限、借阅人员等信息，并加盖单位公章。2.将申请表提交给干部人事档案室，经档案管理部门负责人审核批准后，办理借阅手续。3.借阅人员应持有效证件到干部人事档案室借阅档案，档案管理人员应向借阅人员详细说明档案保管要求，并办理借阅登记手续。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（五）借阅规定1.借阅人员必须妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如逾期未还，档案管理人员应及时催还。3.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案材料，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。七、档案转递（一）转递范围1.干部因工作调动、职务变动等原因需要转递档案。2.干部退休、辞职、辞退等原因需要转递档案。3.其他经公司/组织批准需要转递档案的情况。（二）转递手续1.干部人事档案室根据干部转递档案的原因，开具《干部人事档案转递通知单》。2.将《干部人事档案转递通知单》及档案材料密封后，通过机要交通或专人送取的方式转递给接收单位。3.接收单位收到档案后，应在《干部人事档案转递通知单》回执上签字盖章，并及时将回执寄回干部人事档案室。（三）转递要求1.档案转递应严格按照规定的程序进行，确保档案转递的安全、准确、及时。2.档案转递过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。3.如发现档案转递过程中出现问题，如档案丢失、损坏等，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的干部人事档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息录入1.档案管理人员应按照档案管理的要求，将干部人事档案中的各类信息准确录入信息化管理系统。2.信息录入应认真核对原始档案材料，确保录入信息的真实性、准确性和完整性。3.对录入的信息应进行定期审核和维护，及时更新档案信息。（三）信息安全1.加强干部人事档案信息化管理系统的安全防护，采取防火墙、加密技术、访问控制等措施，防止信息泄露和网络攻击。2.定期对信息化管理系统进行备份，确保档案信息的安全性和可恢复性。3.严格控制信息化管理系统的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作档案信息。（四）信息利用1.利用干部人事档案信息化管理系统，为组织人事部门、纪检监察、审计等部门提供便捷的档案信息查询服务。2.通过信息化管理系统，对干部人事档案信息进行统计分析，为干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作提供数据支持。九、档案保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密规定，对干部人事档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.严禁在非保密场所谈论档案内容，严禁在私人通信、网络等渠道传播档案信息。3.在档案查阅、借阅等工作中，档案管理人员应监督查阅、借阅人员遵守保密规定，防止档案信息泄露。（二）安全制度1.加强干部人事档案室的安全管理，确保档案实体安全。档案库房应安装防盗、防火、防潮、防虫等设施，定期检查维护。2.严格控制档案库房的人员进出，未经批准，非档案管理人员不得进入档案库房。3.对档案管理人员进行安全培训，提高安全意识和应急处理能力，确保在发生安全事故时能够及时采取措施，减少损失。十、监督与检查（一）监督机制1.建立健全干部人事档案管理监督机制，加强对档案管理工作的日常监督检查。2.组织人事部门应定期对干部人事档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。3.设立举报电话和邮箱，接受群众对干部人事档案管理工作的监督举报，对举报反映问题及时进行调查处理。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等环节的工作是否符合规定。2.档案材料的真实性、完整性和规范性，是否存在虚假材料、缺漏材料等问题。3.档案信息化管理系统的运行情况，包括信息录入、维护、安全等方面的工作是否正常。4.档案管理人员的工作纪律和业务水平，是否严格遵守保密规定和工作程序。（三）问