学校项目采购制度

PAGE学校项目采购制度一、总则（一）目的为规范学校项目采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类项目采购活动，包括但不限于教学设备采购、办公用品采购、基建工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有潜在供应商平等参与竞争，公正对待每一个供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑资金使用效益，降低采购成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购项目的重大事项，包括采购预算、采购方式、采购合同等，确保采购活动符合学校整体利益和发展战略。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门，负责具体采购项目的组织实施。采购部门应配备专业的采购人员，熟悉采购业务流程和法律法规。采购人员的主要职责包括：1.制定采购计划，根据学校需求和预算安排，确定采购项目的具体内容、时间进度等。2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等。3.与供应商进行沟通协调，解答供应商疑问，处理采购过程中的问题。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况，确保合同顺利履行。5.整理采购文件资料，建立采购档案，妥善保存采购活动相关记录。（三）需求部门学校各需求部门负责提出采购项目的需求，包括项目的技术规格、数量、质量要求等。需求部门应配合采购部门做好采购相关工作，提供必要的技术支持和信息反馈。（四）监督部门学校设立监督部门，对采购活动进行全程监督。监督部门有权对采购过程中的违规行为进行纠正和处理，确保采购活动合法合规。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和实际工作需要，在每年规定时间内编制采购项目预算。预算编制应详细、准确，包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校财务状况和资金安排，提出综合意见，报采购领导小组审议。3.采购领导小组根据学校整体发展战略和资金情况，对采购预算进行审定，确定最终的采购预算方案。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序进行审批。2.采购部门在采购过程中，应密切关注预算执行情况，合理控制采购成本，确保采购资金使用效益。（三）预算调整1.因政策变化、市场价格波动、项目需求变更等原因导致采购预算需要调整的，需求部门应提出书面申请，详细说明调整原因和调整内容。2.采购部门对申请进行审核，提出审核意见后报采购领导小组审批。3.经采购领导小组批准的预算调整事项，采购部门应及时通知相关部门，并按照新的预算执行采购活动。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目应采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到规定标准以上的；工程类采购项目，施工单项合同估算价达到规定标准以上的；服务类采购项目，单项采购金额达到规定标准以上的。3.公开招标采购程序：采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购程序：采购部门根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商名单，并向其发出投标邀请书。被邀请供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，参加投标。采购部门组织开标、评标活动，确定中标供应商。发布中标公告，并向中标供应商发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购程序：采购部门成立谈判小组，成员由采购代表和相关技术、经济等方面的专家组成。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中可要求供应商对其报价和技术方案进行澄清和说明。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；在原采购项目基础上进行添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序：采购部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、内容、金额、理由等。采购部门组织相关人员进行论证，形成论证意见。将单一来源采购申请和论证意见报采购领导小组审批。经采购领导小组批准后，采购部门与供应商协商确定采购价格、合同条款等，并签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购程序：采购部门编制询价文件，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，邀请其报价。供应商按照询价通知书要求进行报价。采购部门对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购部门应根据采购方式和采购项目特点，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购部门负责人进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、完整性、准确性、公正性等。2.对于重大采购项目的采购文件，还应提交采购领导小组进行审议，确保采购文件符合学校利益和采购要求。（三）采购文件发放1.采购文件经审核通过后，采购部门应及时向潜在供应商发放。发放方式可采用现场领取、邮寄、电子邮件等方式。2.采购部门应记录采购文件的发放情况，包括发放时间、发放对象、发放方式等。（四）采购文件修改与补充1.在采购活动过程中，如因特殊情况需要对采购文件进行修改或补充的，采购部门应及时通知所有已获取采购文件的潜在供应商。2.修改或补充后的采购文件应按照规定程序进行审核和发放，确保潜在供应商能够及时了解采购文件的变更情况。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与学校采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对于特定采购项目，采购部门还可根据项目要求对供应商的专业技术能力、生产能力、售后服务能力等进行审查。（二）供应商选择与评价1.采购部门应根据采购项目需求和供应商资格审查情况，选择合适的供应商参与采购活动。选择供应商时应综合考虑供应商的产品质量、价格、信誉、售后服务等因素。2.采购部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的表现进行评价。评价内容包括合同履行情况、产品质量、交货期、售后服务等。评价结果作为供应商后续参与采购活动的重要参考依据。（三）供应商信息管理1.采购部门应建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、资格审查情况、参与采购项目情况、评价结果等。2.供应商信息档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。采购部门应定期对供应商信息进行整理和分析，为采购决策提供参考。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交学校法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务。如因特殊情况需要变更合同履行内容的，供应商应提前通知采购部门，并经采购部门同意后签订补充协议。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号等是否符合合同要求，服务是否达到合同约定标准等。2.验收合格后，采购部门应出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果等内容。（四）合同付款1.采购部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，采购部门应审核供应商提交的发票、验收报告等相关资料，确保付款依据充分。2.对于重大采购项目的付款，采购部门应报学校财务部门审核，并按照学校财务管理制度进行支付。八、采购监督与审计（一）采购监督1.监督部门应加强对采购活动的全程监督，确保采购活动合法合规。监督内容包括采购程序执行情况、采购文件编制与审核情况、供应商选择与评价情况、采购合同签订与履行情况等。2.监督部门有权对采购过程中的违规行为