学校里学生档案管理制度

PAGE学校里学生档案管理制度一、总则（一）目的为了加强学校学生档案管理，确保学生档案的真实、完整、安全和有效利用，为学校教育教学、学生管理、就业指导等工作提供有力支持，依据国家有关法律法规和教育行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校全体学生档案的管理，包括全日制学生、非全日制学生以及休学、复学、转学等各类学籍变动学生的档案。（三）基本原则1.真实性原则：学生档案应如实反映学生在校期间的学习、生活、奖惩等情况，确保档案信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集学生各方面的相关材料，保证档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格保护学生档案信息的安全，未经授权不得泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行档案的整理、归档、保管和利用，确保档案管理工作规范有序。二、档案内容（一）入学材料1.录取通知书：记录学生被学校录取的相关信息。2.高考报名登记表：包含学生高考报名时填写的个人基本信息、报考科目等内容。3.体检表：反映学生入学时的身体状况。4.党团组织关系材料：如入党申请书、入团志愿书等。（二）学籍材料1.学籍登记表：记录学生的基本信息、学籍变动情况等。2.成绩单：包括各学期的课程成绩、学分等。3.考试违纪处理材料：对学生考试违纪情况的记录及处理结果。4.休学、复学、转学、退学等审批材料：相关申请及审批文件。（三）奖惩材料1.获奖证书及相关证明：如奖学金证书、学科竞赛获奖证书等。2.处分决定及解除处分材料：对学生违纪处分的决定及后续解除处分的相关材料。（四）社会实践与志愿服务材料1.社会实践报告：学生参与社会实践活动的总结。2.志愿服务记录：包括志愿服务时长、活动内容等。（五）毕业材料1.毕业生登记表：全面总结学生在校期间的综合表现。2.学位申请表（本科及以上学历）：用于申请学位的相关材料。3.就业推荐表：为学生就业提供推荐的材料。三、档案建立与收集（一）档案建立1.新生入学时，学校招生部门负责收集学生的入学材料，并移交至档案管理部门。2.档案管理部门按照学生姓名、学号等信息建立学生档案目录，为每个学生分配独立的档案编号。（二）材料收集1.各教学单位、学生管理部门应定期将涉及学生的相关材料整理后移交至档案管理部门。2.学生本人应及时提交个人获得的各类证书、证明等材料至档案管理部门。3.对于档案中缺少的重要材料，档案管理部门应及时通知相关部门或学生本人进行补充。四、档案整理与归档（一）整理要求1.档案管理部门对收集到的学生材料进行分类整理，按照档案内容的类别依次排列。2.每份材料应保持完整、清洁，如有破损或字迹不清的情况，应进行修复或复制。3.去除材料上的订书钉、回形针等金属物品，采用标准的档案袋或文件夹进行装订。（二）归档流程1.整理好的学生档案按照年级、班级顺序进行排列，装入档案盒。2.在档案盒封面和脊背上标注学生年级、班级、档案编号等信息。3.将档案盒存放在专门的档案柜中，并建立档案存放索引，便于查找。五、档案保管（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药品、防盗门等。（二）保管期限1.学生档案的保管期限为永久。2.对于已毕业学生的档案，在学生毕业后应妥善保管，不得擅自销毁。（三）档案清查1.定期对学生档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整和安全。2.清查过程中发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.学校内部人员因工作需要查阅学生档案的，应填写《学生档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及学生个人隐私的档案材料，未经学生本人同意，不得查阅。（二）查阅流程1.查阅人员持审批通过的《学生档案查阅申请表》到档案管理部门，档案管理人员根据申请表提供相应的档案。2.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《学生档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅学生档案的，必须经学校主管领导批准，并填写《学生档案借阅申请表》。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人员持审批通过的《学生档案借阅申请表》到档案管理部门，档案管理人员对借阅申请表进行审核，并办理借阅登记手续。2.档案管理人员将档案交予借阅人员，并告知借阅注意事项。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。七、档案转递（一）转递原则1.学生档案应通过机要交通或专人送取的方式进行转递，不得个人自带档案。2.档案转递应确保档案的安全和完整，严格按照转递程序办理。（二）转递流程1.因升学、就业、转学等原因需要转递学生档案的，由接收单位或学校出具调档函。2.档案管理部门收到调档函后，对调档函的真实性和有效性进行审核。3.审核通过后，档案管理部门按照调档函的要求整理学生档案，并密封档案袋。4.在档案袋封口处加盖学校档案管理部门公章，并填写档案转递清单。5.将密封好的档案通过机要交通或专人送取的方式转递给接收单位或学校，并要求接收方在档案转递清单上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设1.学校应建立学生档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、查询、统计等功能。2.档案管理部门应将学生的纸质档案信息录入信息化管理系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。（二）信息安全1.加强学生档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，防止信息泄露和非法访问。2.定期对信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的稳定运行。3.做好电子档案的备份工作，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。九、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责学校学生档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度。2.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。3.定期检查档案管理工作情况，及时解决档案管理中存在的问题。4.协调学校内部各部门之间的档案管理工作关系。（二）档案管理人员职责1.负责学生档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、转递等具体工作。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案管理工作规范有序。3.维护档案信息化管理系统的正常运行，及时更新档案信息。4.保守档案机密，不得泄露学生档案信息。十、监督与考核（一）监督机制1.学校设立档案管理监督小组，定期对学生档案管理工作进行检查和监督。2.接受学校师生和社会的监督，对有关档案管理的投诉和举报及时进行调查处理。（二）考核办法1