学校采购货物服务制度

PAGE学校采购货物服务制度一、总则（一）目的为加强学校采购货物与服务的管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物采购、服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，依法依规进行。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议采购管理制度、采购政策和采购计划。2.审批重大采购项目的采购方式、采购预算和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构，负责具体采购业务的实施。采购部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家法律法规和学校采购制度。2.制定采购工作流程和操作规范。3.组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。4.建立供应商库，对供应商进行资格审查和管理。5.负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和评估。6.整理和归档采购文件及相关资料。（三）采购监督机构学校设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成，其主要职责包括：1.监督采购活动是否符合法律法规和学校采购制度的规定。2.检查采购过程中的各项程序是否合规，有无违规操作和腐败行为。3.受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。（四）使用部门职责使用部门负责提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，协助采购部门进行项目验收，并对采购项目的使用效果负责。其主要职责包括：1.根据工作需要，准确提出采购货物或服务的名称、规格、数量、技术要求等详细需求。2.参与采购文件的编制工作，对采购文件中的技术条款、商务条款等提出意见和建议。3.配合采购部门组织开标评标活动，提供必要的技术支持和专业意见。4.在采购项目验收过程中，负责对采购货物或服务的质量、性能等进行实际使用测试和评估，提出验收意见。5.对采购项目的使用情况进行跟踪和反馈，及时发现问题并提出改进建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门应根据年度工作计划和实际需求，在规定时间内编制采购预算，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并提交采购部门。2.采购部门对使用部门提交的采购预算进行审核，结合学校财力状况和采购政策，对预算的合理性、准确性进行评估，提出审核意见。3.采购预算经学校财务部门审核后，报采购领导小组审批。审批通过后的采购预算作为采购项目实施的依据。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序办理审批手续。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购项目的资金使用情况进行检查和分析，确保资金使用合规、合理、有效。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如遇下列情况可申请预算调整：因政策调整、市场变化等原因，导致采购货物或服务的价格、规格等发生重大变化，原预算无法满足采购需求。因不可抗力因素，如自然灾害、突发事件等，影响采购项目的正常实施，需要增加或减少采购内容。其他确需调整预算的情况。2.预算调整申请由采购部门会同使用部门提出，详细说明调整的原因、内容、金额等，并提交相关证明材料。经财务部门审核后，报采购领导小组审批。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人根据供应商的资信和业绩，选择若干特定的供应商，向其发出投标邀请书，邀请他们参加投标竞争，从中择优选择中标供应商的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，从中择优选择供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购程序（一）采购申请使用部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购货物或服务的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容，并提交本部门负责人审核。（二）需求论证采购部门对使用部门提交的采购申请进行初步审核，对于金额较大、技术复杂的采购项目，组织相关专家进行需求论证。需求论证应重点对采购项目的必要性、可行性、合理性等进行评估，确保采购需求符合学校实际情况和发展需要。（三）采购文件编制采购部门根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购预算、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件完整、准确、清晰，能够满足采购项目的要求。（四）采购信息发布采购部门按照规定的方式和渠道发布采购信息。公开招标项目应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、询价等项目应向符合条件的供应商发出投标邀请书或询价单。采购信息发布应确保信息的准确性、完整性和及时性，保证潜在供应商能够及时获取采购信息。（五）供应商报名与资格审查1.供应商应在规定时间内按照采购文件的要求进行报名，并提交相关资格证明文件。2.采购部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。对于不符合资格要求的供应商，应及时通知其不得参与采购活动。（六）开标评标1.采购部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标活动。开标时，供应商应按时提交投标文件，并在规定时间内进行投标报价。2.评标委员会由学校相关部门代表、技术专家、经济专家等组成，负责对投标文件进行评审。评标委员会应按照评标标准，对投标供应商的技术方案、商务报价、售后服务等进行综合评价，推荐中标候选人。（七）中标通知采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。同时，将中标结果通知所有未中标供应商。（八）合同签订中标供应商应在规定时间内与采购部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。合同签订后，双方应严格履行合同约定。六、采购合同管理（一）合同起草与审核采购合同由采购部门负责起草，合同文本应符合法律法规和学校采购制度的要求，明确双方的权利和义务。采购合同起草后，应提交学校法务部门或相关专业人员进行审核，确保合同内容合法、合规、严谨。（二）合同签订采购合同经审核通过后，由采购部门代表学校与中标供应商签订合同。签订合同的双方应具有相应的民事行为能力，合同签订过程应符合法律法规的规定。合同签订后，应及时加盖学校公章或合同专用章，并按照规定进行备案。（三）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任。2.使用部门应按照合同约定，做好采购货物或服务的接收、使用和管理工作，并配合采购部门进行合同验收。（四）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报学校相关部门备案。2.合同变更或解除后，双方应按照协议约定处理相关事宜，如退还已支付的款项、承担相应的赔偿责任等。（五）合同档案管理采购部门应建立采购合同档案，对合同签订、履行、变更、解除等全过程的文件资料进行整理、归档和保管。合同档案应包括合同文本、中标通知书、投标文件、评标报告、验收报告、付款凭证等相关资料，确保合同档案完整、准确、可查。七、采购验收管理（一）验收组织采购项目完成后，由采购部门组织使用部门、相关技术专家等组成验收小组进行验收。验收小组应根据采购合同和采购文件的要求，对采购货物或服务的质量、数量、规格等进行全面检查和评估。（二）验收内容1.货物验收应检查货物的品牌、规格、型号、数量、外观质量、技术性能等是否符合采购合同和采购文件的要求。2.服务验收应检查服务的内容、标准、质量、期限等是否符合采购合同和采购文件的要求，服务效果是否达到预期目标。（三）验收程序1.验收小组应提前制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收步骤等内容。2.供应商应在规定时间内提交验收申请，并提供相关验收资料，如货物清单、质量检验报告、服务报告等。3.验收小组按照验收方案进行实地验收，可采取查看、测试、试用、评估等方式，对采购货物或服务进行全面检查。4.验收小组根据验收情况填写《采购项目验收报告》，对验收结果进行评价，明确验收结论。验收合格的，验收小组全体成员应签字确认；验收不合格的，应明确指出问题所在，并提出整改意见和建议。（四）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购部门应按照合同约定及时支付货款或服务费用。2.验收不合格的采购项目，采购部门应及时通知供应商限期整改。供应商整改后仍不符合要求的，采购部门有权拒绝接收货物或服务，并按照合同约定追究供应商的违约责任。八、采购监督与投诉处理（一）采购监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行检查和监督，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购过程是否公正、采购结果是否公平等。2.采购部门应主动接受采购监督小组的监督，及时向监督小组报告采购活动的进展情况和存在的问题，并积极配合监督小组开展工作。（二）投诉处理1.供应商或其他利害关系人认为采购